Henkilötietojen käsittelysopimus

Päivitetty: 2. marraskuuta 2026 · Sopimus henkilötietojen käsittelystä GDPR:n 28 artiklan ja Sveitsin tietosuojalain (nLPD) 9 artiklan mukaisesti sinun asiakkaana ja TEISENDA GmbH:n välillä.

1. Kohde, osapuolet ja kesto

Tätä sopimusta sovelletaan, kun käytät TEISENDA Hosting -alustaa ja käsittelemme tällöin henkilötietoja sinun lukuusi. Olet tällöin rekisterinpitäjä, ja TEISENDA GmbH, Alte Zwillikerstrasse 9, 8908 Hedingen, Sveitsi (”me”) on käsittelijä.

Sopimus on osa käyttösopimusta (käyttöehdot, kohta 10) ja on etusijalla käyttöehtoihin nähden. Se on voimassa niin kauan kuin käyttösopimus on voimassa, ja sen jälkeenkin siihen asti, kunnes olemme poistaneet kaikki toimeksiantoon liittyvät tiedot.

Tämän sopimuksen piiriin eivät kuulu tiedot, joiden rekisterinpitäjä olemme itse: tilisi, Spacejen hallinta, laskutus ja alustan turvallisuus. Niihin sovelletaan tietosuojaselostetta.

2. Käsittelyn luonne, tarkoitus ja laajuus

Tarkoituksena on tarjota sinulle alusta käyttösopimuksen mukaisesti. Yksityiskohtaisesti:

Alustaa ei ole suunniteltu erityisiin henkilötietoryhmiin (GDPR 9 artikla, kuten terveystiedot). Käsittele tällaisia tietoja siellä vain, jos liitteen 1 toimenpiteet riittävät niille.

3. Ohjeet

Käsittelemme tietoja vain dokumentoitujen ohjeidesi mukaisesti. Ne ilmenevät käyttösopimuksesta, tästä sopimuksesta ja siitä, mitä asetat ja käynnistät alustalla tai yhdistetyn sovelluksen kautta. Jos katsomme ohjeen olevan lainvastainen, ilmoitamme siitä sinulle.

4. Luottamuksellisuus

Meillä tietoihin pääsevät vain henkilöt, jotka tarvitsevat pääsyä tehtäviään varten ja jotka on sitoutettu luottamuksellisuuteen.

5. Käsittelyn turvallisuus

Toteutamme liitteen 1 tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Voimme kehittää niitä edelleen, kunhan suojan taso ei laske.

6. Alikäsittelijät

Hyväksyt, että käytämme liitteen 2 alikäsittelijöitä. Sitoutamme heidät sopimuksella samoihin velvoitteisiin, jotka meillä on sinua kohtaan, ja vastaamme heistä.

Jos haluamme ottaa käyttöön uuden alikäsittelijän tai korvata jonkin, ilmoitamme siitä vähintään 30 päivää etukäteen: tällä sivulla ja sähköpostitse Spacesi laskutuksen sähköpostiosoitteeseen tai, jos laskutustietoja ei ole tallennettu, jäsenille, joilla on rooli Omistaja. Voit vastustaa sitä painavasta syystä. Jos emme voi luopua palveluntarjoajasta, voit irtisanoa käyttösopimuksen päättymään päivänä, jona muutos tulee voimaan.

7. Avustaminen

Jos rekisteröity ottaa meihin yhteyttä tietojasi koskevassa asiassa, välitämme sen sinulle. Me avustamme sinua kohtuullisissa rajoissa rekisteröityjen pyyntöihin vastaamisessa sekä turvallisuutta, tietoturvaloukkauksista ilmoittamista ja tietosuojaa koskevia vaikutustenarviointeja koskevien velvollisuuksiesi täyttämisessä.

8. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

Jos havaitsemme, että tietojesi suojaa on loukattu, ilmoitamme siitä sinulle viipymättä, viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun saimme siitä tiedon, ja kerromme, mitä tiedämme: mitä on tapahtunut, mitä tietoja asia koskee ja mitä olemme tehneet sen johdosta. Ilmoitus lähetetään Spacesi laskutuksen sähköpostiosoitteeseen tai, jos laskutustietoja ei ole tallennettu, jäsenille, joilla on rooli Omistaja.

9. Poistaminen ja palauttaminen

Jos merkitset Spacen poistettavaksi, poistamme sen kaikkine sisältöineen lopullisesti 30 päivän kuluttua. Jos poistat projektin, se poistetaan lopullisesti versioineen ja varmuuskopioineen; palautusaikaa ei ole. Jos Spacen hostaus on keskeytetty kestotilauksen päätyttyä, poistamme sen verkkosivustot aikaisintaan 30 päivää keskeyttämisen jälkeen ja vasta kahden sähköpostivaroituksen jälkeen.

Lataat verkkosivustojesi tiedostot itse; säilytä oma versiosi. Vientitoimintoa alusta ei tarjoa; poistamiseen asti voit lukea yksittäisiä tiedostoja Connectorin kautta.

Varmuuskopioissa poistetut tiedot ovat vielä siihen asti, kunnes kyseinen versio vanhenee: alustan tietokannan osalta 7 päivittäistä ja 4 viikoittaista versiota, hostattujen verkkosivustojen osalta 14 päivittäistä, 8 viikoittaista ja 6 kuukausittaista.

10. Todisteet ja tarkastukset

Annamme sinulle tiedot, joita tarvitset tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseen. Jos ne eivät riitä, voit hyvissä ajoin tehdyn ilmoituksen jälkeen tehdä tarkastuksen itse tai luottamuksellisuuteen sitoutetun tarkastajan välityksellä, kunhan toiminta ja muiden asiakkaiden tiedot pysyvät suojattuina.

11. Käsittelypaikka ja siirrot ulkomaille

Palvelimet sijaitsevat Hetznerillä Saksassa (Falkenstein) ja Suomessa (Helsinki). Käytämme tietoja Sveitsistä ja EU:n jäsenvaltioista käsin; Sveitsin osalta on olemassa EU:n komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös. Muihin maihin emme siirrä toimeksiantoon liittyviä tietoja.

Jos yhdistät Clauden tai ChatGPT:n Spaceesi, tietoja siirtyy ohjeestasi valitsemallesi palveluntarjoajalle. Se ei ole alikäsittelijämme; sovelletaan omaa sopimustasi sen kanssa.

12. Vastuu ja loppumääräykset

Sinun ja meidän väliseen vastuuseen sovelletaan käyttöehtojen kohtaa 12 lain sallimissa rajoissa; rekisteröityjen vaatimukset GDPR:n 82 artiklan nojalla säilyvät ennallaan. Muilta osin käyttöehtojen lakiviittaus ja oikeuspaikka koskevat myös tätä sopimusta, ellei pakottava tietosuojalainsäädäntö edellytä muuta.

Liite 1 – Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

• Sijainti. Alustan, hostaussolmun ja Connectorin palvelimet sijaitsevat Hetznerillä Falkensteinissa (Saksa), valvonta Helsingissä (Suomi). Hostattujen verkkosivustojen edessä ei ole CDN:ää.
• Kirjautuminen alustalle. Salasanat tallennamme vain tiivisteenä. Tilit voi suojata toisella tunnistautumistekijällä (todennussovellus, varakoodit). Toistuvia epäonnistuneita kirjautumisyrityksiä rajoitetaan. Ennen erityisen kauaskantoisia toimenpiteitä, kuten Spacen poistamista, alusta edellyttää henkilöllisyyden vahvistamista uudelleen.
• Oikeudet. Spacen roolit määrittävät, kuka saa tehdä mitä. Jokaisen Connectorin kautta tulevan pyynnön alusta tarkistaa tilin, yhteyden, Spacen, jäsenyyden ja roolin osalta. Yksityisille verkkosivustoille pääsevät vain kirjautuneet Spacen jäsenet, joille ne on jaettu.
• Pääsy palvelimille. Palvelimia hallitaan vain salatun sisäisen verkon kautta. Toistuvat epäonnistuneet yritykset johtavat automaattiseen estoon.
• Pääsy tukitilanteissa. TEISENDAn työntekijät käyttävät asiakastiliä vain, jos asiakas pyytää sitä; jokainen pääsy kirjataan lokiin.
• Siirto. Yhteydet alustaan, Connectoriin ja hostattuihin verkkosivustoihin ovat salattuja HTTPS:n kautta. Omille verkkotunnuksille tarjoamme TLS-varmenteet. Connectorin käyttöoikeustunnukset tallennamme vain tiivisteenä.
• Lokit. Alusta pitää lokia turvallisuuden kannalta merkityksellisistä toiminnoista ja jokaisesta projektista muutoslokia. Palvelimien järjestelmälokeja analysoidaan jatkuvasti hyökkäysten ja häiriöiden varalta.
• Varmuuskopiot. Päivittäinen varmuuskopio, joka salataan ennen kuin se poistuu palvelimelta, Hetznerin tallennustilassa.
• Maksutiedot. Kortin numeroita käsittelee vain maksupalveluntarjoaja; meillä niitä ei ole.

Liite 2 – Alikäsittelijät

Muut käyttämämme palveluntarjoajat (sähköpostien lähettäminen, DNS, maksu) käsittelevät vain tietoja, joiden rekisterinpitäjä olemme itse; ne on lueteltu tietosuojaselosteessa.