Можно ли передавать данные клиентов в системы ИИ?
Вопрос чаще всего задают слишком поздно — а именно после того, как первые данные уже введены. Этот материал вводит в правовую ситуацию, называет три момента, которые нужно прояснить до первого применения, и даёт вопросы, которые стоит задать поставщику.
Самое важное вкратце
- Персональные данные можно передавать в систему ИИ, если есть договор об обработке по поручению, прояснено место обработки и использование для обучения исключено договором.
- Настройки в аккаунте недостаточно. Что имеет значение — это договорное обязательство; настройки можно изменить, в том числе по ошибке.
- Бесплатные доступы и частные аккаунты для данных клиентов в принципе непригодны, независимо от поставщика.
- Самое частое нарушение — не осознанное решение, а сотрудник, вставляющий клиентский текст, чтобы его переформулировать.
Едва ли какая-то тема вызывает в компаниях столько неуверенности — и столь мало конкретных правил. На практике это чаще всего происходит так: кто-то использует ИИ-инструмент для повседневной работы, вставляет при этом в какой-то момент клиентское обращение, а никто никогда не определял, разрешено ли это.
Хорошая новость: правовая ситуация яснее, чем можно предположить по уровню дискуссии. Речь о трёх вопросах.
Три вопроса
Что должно быть прояснено до первого ввода
- 1. Есть ли договор об обработке по поручению?
- Кто даёт обрабатывать персональные данные подрядчику, нуждается для этого в договоре — в ЕС по статье 28 DSGVO, в Швейцарии по пересмотренному закону о защите данных. Без этого договора обработка недопустима, независимо от того, насколько безопасно поставщик работает технически.
- 2. Где обрабатываются данные?
- Внутри ЕС или Швейцарии это беспроблемно. При обработке в третьих странах нужно устойчивое основание — например, решение об адекватности или стандартные договорные положения. Проверьте, что поставщик по этому обещает и предлагает ли он место обработки в Европе.
- 3. Исключено ли использование для обучения?
- Момент, где бизнес- и частные доступы различаются отчётливее всего. Решает не переключатель в настройках, а договорное обязательство. Переключатель можно перевести — одним человеком, по ошибке, при смене продукта.
А ты знал?
DSGVO действует и для швейцарских компаний, как только они обрабатывают данные людей в ЕС — например, клиентов, интересующихся или получателей рассылки из зоны ЕС. Одно лишь местонахождение в Швейцарии не освобождает.
И наоборот, пересмотренный швейцарский закон о защите данных действует для обработок, связанных со Швейцарией. Поэтому многим компаниям приходится выполнять и то, и другое — что на практике обычно означает ориентироваться на более строгий стандарт.
Что вообще является персональным
Здесь лежит самое частое заблуждение. Персональное — это не только имя в поле, а всё, что делает человека определимым.
Однозначно персональное
Имена, адреса e-mail, телефоны, адреса, номера клиентов в связке с именем, фотографии.
Обращение: только в урегулированных рамкахЧасто упускается
Клиентское обращение дословно. Протокол беседы. Предложение с названием компании и контактным лицом. Письмо с жалобой на переформулирование.
Обращение: то же, что выше, — это регулярно недооцениваютОбычно беспроблемно
Агрегированные цифры без привязки к отдельному лицу. Публично доступные рыночные данные. Собственные тексты без персональной привязки.
Обращение: по собственному усмотрениюОсобо охраняемое
Данные о здоровье, сведения о религии, членстве в профсоюзе, половой жизни, биометрические данные. Здесь действуют заметно более строгие требования.
Обращение: не без правовой проверки в каждом случаеО чём стоит спросить поставщика
Эти шесть вопросов можно задать по почте, и на них следует ответить письменно. Кто хоть по одному из них уходит от ответа, тот на вопрос ответил.
1. Предоставляете ли вы договор об обработке по поручению по ст. 28 DSGVO? Пришлите нам, пожалуйста, типовой договор. 2. В каких странах данные обрабатываются и хранятся? Предлагаете ли вы обработку исключительно внутри ЕС? 3. Исключено ли использование наших вводимых данных для обучения моделей договором — не только через настройку аккаунта? 4. Как долго хранятся ввод и вывод, и как мы можем инициировать удаление? 5. Каких субподрядчиков-обработчиков вы привлекаете и как нас уведомляют об изменениях? 6. Как вы поддерживаете нас при запросах на доступ и удаление со стороны затронутых лиц?
Правило, которое действительно работает
Большинство нарушений возникает не из осознанного решения руководства, а в повседневной работе: у кого-то перед глазами трудное клиентское письмо, и он вставляет его, чтобы получить формулировку ответа. Это понятно, эффективно — и в зависимости от рамок недопустимо.
Что работает на практике — это не обучение по правовым основаниям, а одно ясное правило, которое каждый может запомнить. У нас оно звучит так: что содержит имя, идёт только в утверждённую систему. Всё остальное свободно.
Эта формулировка юридически неполна — есть персональные данные без имени. Но её соблюдают, и это стоит больше, чем правильное правило, которое никто не помнит.
Анонимизация как промежуточный путь
Где утверждённой системы нет, персональную привязку часто можно убрать до того, как текст введён. Из «Господин Майер из строительной фирмы Шмидт жалуется на просроченную поставку от 12 июня» получается «Клиент жалуется на просроченную поставку».
К этому идут два ограничения. Первое: если остаётся достаточно деталей, человек снова становится определимым — указания места, отраслевые обозначения и даты в сочетании часто для этого достаточны. Второе: то, что существенно для задачи, не должно отпасть, иначе результат бесполезен.
Как правило: для помощи в формулировках анонимизация работает хорошо. Для всего, что требует конкретного случая, она не работает — там нет пути в обход урегулированной системы.
Вывод
Вопрос отвечаем, и он отвечаем до того, как что-то произойдёт. Прояснить три момента, заключить договор, утвердить систему и сформулировать правило, которое можно запомнить, — это полдня работы и счёт от юриста.
Во что обходится бездействие, оценить труднее. Рамка штрафов — это одно. Другое — клиент, который спрашивает, что случилось с его данными, а внятного ответа ему дать нельзя.
Частые вопросы
Можно ли вводить данные клиентов в ChatGPT?
Только при договоре об обработке по поручению, прояснённом месте обработки и исключённом договором использовании для обучения. Для бесплатных доступов и частных аккаунтов эти условия, как правило, не выполнены. Для предложений для бизнес-клиентов их можно проверить — это следует сделать до первого ввода.
Действует ли DSGVO для швейцарских компаний?
Да, как только обрабатываются данные людей в ЕС. Одно лишь местонахождение в Швейцарии не освобождает. Дополнительно действует пересмотренный швейцарский закон о защите данных. Многим компаниям приходится выполнять и то, и другое, и поэтому они ориентируются на более строгий стандарт.
Достаточно ли отключить обучение в настройках?
Нет. Настройку можно изменить — одним человеком, по ошибке или при смене продукта. Что имеет значение — это договорное обязательство. Кто лишь переводит переключатель, не имеет устойчивого основания.
Что считается персональными данными?
Всё, что делает человека определимым, — не только имя. Сюда относятся и клиентские обращения дословно, протоколы бесед и предложения с контактным лицом. Именно эти случаи в повседневной работе упускают чаще всего.
Помогает ли анонимизировать текст заранее?
Для задач формулирования да. Важно, чтобы человек после этого действительно был неопределим — место, отрасль и дата в сочетании часто снова дают привязку. Для задач, требующих конкретного случая, анонимизация не заменяет урегулированных рамок.
Какое правило самое практичное для команды?
То, которое можно запомнить: что содержит имя, идёт только в утверждённую систему. Юридически неполно, но в повседневной работе соблюдается — и это действует сильнее, чем правильное правило, которое никто не помнит. Впрочем, важнее правила то, чтобы утверждённая система вообще была под рукой.
Маркетинг, который настраивается сам
Бета Studio Engine уже открыта. Забронируй место и участвуй в развитии с самого начала.
Присоединиться к бете →