Двенадцать инструментов, никакого обзора: как свести стек воедино
Разрастание инструментов возникает никогда не из одного решения, а из двенадцати маленьких. Каждое само по себе было верным. Вместе они дают расходы, которых никто не обозревает, и данные, которые нигде не полны.
Самое важное вкратце
- Четыре вопроса по каждому инструменту решают, оставить или отключить, — важнейший из них: где лежат ведущие данные.
- Инструмент становится проблемой, когда держит контактные данные, которых нигде больше нет в полном виде.
- Пяти-шести инструментов хватает большинству небольших компаний: сайт, контакты, рассылка, аналитика, хранилище, встречи.
- Отключение идёт в три шага — и последний, дата отключения, забывается чаще всего.
Как это возникает
Всегда одинаково: кому-то срочно что-то нужно, он находит подходящий инструмент, настраивает его за час. За два года это повторяется двенадцать раз. Каждое отдельное решение было разумным.
Проблема не в количестве, а в следствии из него: контактные данные лежат в четырёх местах, ни одно не полно. Никто не знает, какие инструменты ещё оплачиваются. При смене персонала теряются доступы.
Четыре вопроса по каждому инструменту
1. Использовался ли он за последние три месяца?
Не «мог бы когда-нибудь пригодиться». Фактическое использование. При «нет»: кандидат на отключение, если в нём нет данных.
2. Лежат ли там данные, которых нигде больше нет в полном виде?
Важнейший вопрос. Инструмент с уникальными контактными данными нельзя просто отключить — сперва нужен переезд.
3. Пересекается ли он с другим?
Два инструмента, оба управляющие контактами, — это проблема, независимо от того, насколько хорош каждый сам по себе. При пересечении: один побеждает, другой уходит.
4. Кто знает данные доступа?
Если ответ «один человек», это риск отказа. Если «уже никто», возможно, идёт списание за то, чем никто не пользуется.
Знаешь ли ты?
Самая дорогая часть разрастания не стоит ни в одном счёте: это время, которое уходит, потому что вопрос нельзя ответить в одной системе.
«Получил ли этот клиент наш последний рассылочный выпуск и что он запрашивал до того?» — если ответ лежит в трёх системах, он занимает десять минут вместо десяти секунд. При двадцати таких вопросах в неделю это несколько часов. Это время не появляется ни в какой смете расходов и всё же является самой большой статьёй.
Что небольшой компании действительно нужно
| Область | Нужно ли? | Примечание |
|---|---|---|
| Сайт и контент | да | в зависимости от устройства с CMS или без |
| Контакты и дела | да | примерно от 2–3 человек в контакте с клиентами |
| Рассылка почты | да | отдельно от обычного почтового ящика |
| Веб-аналитика | да | одна, не две параллельно |
| Хранилище и совместная работа | да | одно место, не три |
| Встречи и задачи | да | часто уже входят в систему контактов |
| Оформление, изображения, видео | по потребности | часто самая разрастающаяся область |
| Своя платформа автоматизации | редко | оправдывается лишь при нескольких работающих процессах |
Сведение в три шага
- Инвентаризация. Перечислить все инструменты — в том числе те, что идут через личную кредитную карту. По каждому: цель, стоимость, последнее использование, у кого доступ, какие данные в нём лежат. Два часа.
- Определить ведущий источник по каждому виду данных. Где контакты будут вести отныне? Где документы? Где встречи? Одно место на вид, письменно. Это определение и есть собственно суть.
- Переезд с датой отключения. Данные из отключаемых инструментов экспортировать, импортировать, проверить — и установить дату, с которой старая система только читается и больше не ведётся.
Инвентаризация регулярно выявляет две вещи, с которыми никто не считался: идущие списания за инструменты, которые больше года никто не открывал, и доступы, оформленные на человека, которого уже нет в компании.
И то и другое — тихие проблемы: первое стоит денег, второе в критический момент может воспрепятствовать доступу к собственным данным. Одни только эти две находки чаще всего уже оправдывают два часа.
Помоги мне упорядочить наш набор инструментов. Наши инструменты (название, цель, стоимость в месяц, последнее использование, у кого доступ, какие данные в нём лежат): [вставить список] Наша ситуация: - Людей в контакте с клиентами: [количество] - Контактов всего: [количество] - Что сегодня регулярно занимает дольше, чем нужно: [пункты] Задачи: 1. Ответь по каждому инструменту на четыре вопроса: использовался за три месяца, уникальные ли данные в нём, пересечение с другим, кто знает доступы. Отметь инструменты, по которым моих сведений недостаточно. 2. Назови все пересечения и предложи по каждой паре, какой остаётся и почему. 3. Определи по каждому виду данных — контакты, документы, встречи, контент — ведущий источник. 4. Назови инструменты, которые можно отключить без переезда, и те, из которых сперва должны переехать данные. 5. Посчитай сэкономленные расходы в год и оцени время, которое сведение экономит нам еженедельно. 6. Назови риски при отключении и что нам нужно сохранить заранее. Не рекомендуй замещающие продукты.
Вывод
Разрастание — не признак беспорядка, а естественное следствие многих верных отдельных решений. Прибирают не через количество, а через определение: один ведущий источник на вид данных.
Остальное следует из этого почти само собой — а два часа инвентаризации обычно выявляют достаточно неожиданного, чтобы окупиться ещё до того, как что-либо отключено.
Частые вопросы
Сколько маркетинговых инструментов нужно небольшой компании?
Пяти-шести чаще всего хватает: сайт, контакты и дела, рассылка почты отдельно от ящика, одна веб-аналитика, одно хранилище и встречи. Инструменты оформления добавляются по потребности; своя платформа автоматизации оправдывается лишь при нескольких работающих процессах.
Как понять, что инструмент можно убрать?
По четырём вопросам: использовался ли он за последние три месяца фактически? Лежат ли в нём данные, которых нигде больше нет в полном виде? Пересекается ли он с другим? И кто знает данные доступа? Инструмент без использования и без уникальных данных можно убрать сразу.
Во что действительно обходится разрастание инструментов?
Самая большая статья не стоит ни в одном счёте: время, которое уходит, потому что вопрос нельзя ответить в одной системе. Если ответ лежит в трёх системах, он занимает десять минут вместо десяти секунд — при двадцати таких вопросах в неделю это несколько часов.
Как действовать при сведении?
В три шага: полная инвентаризация с целью, стоимостью, последним использованием, доступами и содержащимися данными; определение ведущего источника по каждому виду данных; и переезд с фиксированной датой отключения, с которой старая система только читается.
Что обычно находят при инвентаризации?
Две вещи, с которыми никто не считался: идущие списания за инструменты, которые больше года никто не открывал, и доступы, оформленные на человека, который покинул компанию. Второе в критический момент может воспрепятствовать доступу к собственным данным.
Маркетинг, который настраивается сам
Бета Studio Engine уже открыта. Забронируй место и участвуй в развитии с самого начала.
Присоединиться к бете →