Må man lægge kundedata ind i AI-systemer?

Til orientering Dette indlæg placerer emnet og erstatter ikke juridisk rådgivning. Hvad der gælder for jeres konkrete tilfælde, afhænger af jeres data, jeres formål og jeres leverandør – og hører til at blive vurderet én gang af en, der hæfter for det.

Det vigtigste kort

Persondata må komme i et AI-system, hvis der findes en databehandleraftale, behandlingsstedet er afklaret, og brugen til træning er udelukket i aftalen.
En indstilling i kontoen er ikke nok. Det, der tæller, er tilsagnet i aftalen – indstillinger kan ændres, også ved et uheld.
Gratis adgange og privatkonti er principielt uegnede til kundedata, uanset leverandør.
Den hyppigste overtrædelse er ikke den bevidste beslutning, men medarbejderen, der indsætter en kundetekst for at få den omformuleret.

Næppe noget emne skaber så meget usikkerhed i virksomheder – og så få konkrete regler. I praksis forløber det som regel sådan: nogen bruger et AI-værktøj i det daglige arbejde, indsætter på et tidspunkt en kundehenvendelse, og ingen har nogensinde fastlagt, om det er tilladt.

Den gode nyhed: retstilstanden er klarere, end diskussionen lader formode. Det handler om tre spørgsmål.

Lysende partikler omsluttes af en gennemskinnelig skal, andre driver forbi udenfor — Grænsen går ikke mellem tilladt og forbudt, men mellem reguleret og ureguleret.

De tre spørgsmål

Hvad der skal være afklaret før den første indtastning

1. Findes der en databehandleraftale?: Den, der lader persondata behandle af en leverandør, skal have en aftale om det – i EU efter artikel 28 i GDPR, i Schweiz efter den reviderede databeskyttelseslov. Uden den aftale er behandlingen ulovlig, uanset hvor sikkert leverandøren arbejder teknisk.
2. Hvor bliver data behandlet?: Inden for EU henholdsvis Schweiz er det uproblematisk. Ved behandling i tredjelande kræves et holdbart grundlag – for eksempel en tilstrækkelighedsafgørelse eller standardkontraktbestemmelser. Kontrollér, hvad leverandøren tilsiger om det, og om denne tilbyder et behandlingssted i Europa.
3. Er brugen til træning udelukket?: Det punkt, hvor erhvervs- og privatadgange adskiller sig tydeligst. Afgørende er ikke en kontakt i indstillingerne, men et tilsagn i aftalen. En kontakt kan slås om, af en person, ved et uheld, ved et produktskifte.

Vidste du det?

GDPR gælder også for schweiziske virksomheder, så snart de behandler data om personer i EU – for eksempel ved kunder, interesserede eller nyhedsbrevsmodtagere fra EU-området. Hjemsted i Schweiz alene fritager ikke.

Omvendt gælder den reviderede schweiziske databeskyttelseslov for behandlinger med tilknytning til Schweiz. Mange virksomheder skal altså opfylde begge dele – hvilket i praksis som regel betyder at rette sig efter den strengeste målestok.

Hvad der overhovedet er persondata

Her ligger den hyppigste fejlvurdering. Persondata er ikke kun navnet i et felt, men alt, hvad der gør en person bestemmelig.

Entydigt persondata

Navne, e-mailadresser, telefonnumre, adresser, kundenumre i forbindelse med et navn, fotos.

Behandling: kun med reguleret ramme

Ofte overset

En kundehenvendelse ordret. Et samtalereferat. Et tilbud med firmanavn og kontaktperson. En klagemail, der skal omformuleres.

Behandling: den samme som ovenfor – det undervurderes jævnligt

Som regel uproblematisk

Aggregerede tal uden tilknytning til enkeltpersoner. Offentligt tilgængelige markedsdata. Egne tekster uden persontilknytning.

Behandling: efter eget skøn

Særligt beskyttelsesværdigt

Helbredsoplysninger, oplysninger om religion, fagforeningstilhørsforhold, seksualliv, biometriske data. Her gælder tydeligt strengere krav.

Behandling: ikke uden juridisk vurdering i det enkelte tilfælde

Hvad I bør spørge leverandøren om

To geometriske flader mødes langs en præcis lysfuge — Aftalen er den egentlige fuge. Uden den passer intet sammen, uanset hvor god teknikken er.

Disse seks spørgsmål kan stilles pr. mail og bør besvares skriftligt. Den, der viger uden om et af dem, har besvaret spørgsmålet.

Forespørgsel til leverandøren

1. Stiller I en databehandleraftale efter art. 28 i GDPR
   til rådighed? Send os venligst standardaftalen.

2. I hvilke lande bliver data behandlet og lagret?
   Tilbyder I behandling udelukkende inden for EU?

3. Er brugen af vores input til træning af modeller
   udelukket i aftalen – ikke kun via en kontoindstilling?

4. Hvor længe lagres input og output, og hvordan
   kan vi foranledige en sletning?

5. Hvilke underdatabehandlere anvender I, og hvordan
   bliver vi informeret om ændringer?

6. Hvordan understøtter I os ved indsigts- og
   sletteanmodninger fra registrerede personer?

Spørgsmål tre er det afgørende. «Vi bruger ikke jeres data til træning» i et markedsføringsudsagn er noget andet end det samme udsagn i aftalen.

Den regel, der faktisk fungerer

Fra praksis

De fleste overtrædelser opstår ikke gennem en bevidst beslutning fra ledelsen, men i hverdagen: nogen har en vanskelig kundemail foran sig og indsætter den for at få formuleret et svar. Det er forståeligt, effektivt – og alt efter rammen ulovligt.

Det, der virker i praksis, er ikke undervisning i retsgrundlag, men én eneste klar regel, som alle kan huske. Hos os lyder den: det, der indeholder et navn, går kun ind i det godkendte system. Alt andet er frit.

Den formulering er juridisk ikke fuldstændig – der findes persondata uden navn. Men den bliver fulgt, og det er mere værd end en korrekt regel, som ingen husker.

Tip Når et godkendt system står klar, falder antallet af overtrædelser tydeligt mere, end nogen instruks kan udrette. Grunden er enkel: de fleste mennesker omgår ikke en regel af trods, men fordi de vil have deres arbejde gjort og ikke ser en tilladt vej.

Anonymisering som mellemvej

Hvor der ikke står et godkendt system til rådighed, kan persontilknytningen ofte fjernes, før teksten tastes ind. Af «Hr. Meier fra byggefirmaet Schmidt klager over den forsinkede levering den 12. juni» bliver «En kunde klager over en forsinket levering».

To forbehold hører med. For det første: hvis der bliver tilstrækkeligt mange enkeltheder tilbage, er personen igen bestemmelig – stedsangivelser, branchebetegnelser og datoer er i kombination ofte nok til det. For det andet: det, der er væsentligt for opgaven, må ikke falde bort, ellers er resultatet værdiløst.

Som tommelfingerregel: til formuleringshjælp fungerer anonymisering godt. Til alt, der kræver det konkrete tilfælde, fungerer det ikke – der fører ingen vej uden om et reguleret system.

Konklusion

Spørgsmålet kan besvares, og det kan besvares, før der sker noget. Afklar tre punkter, indgå en aftale, godkend et system og formulér en regel, man kan huske – det er en eftermiddags arbejde og en regning fra advokaten.

Hvad det koster ikke at gøre det, er sværere at sætte tal på. Bødeniveauet er det ene. Det andet er kunden, der spørger, hvad der er sket med hans data – og som man ikke kan give et holdbart svar.

Ofte stillede spørgsmål

Må man taste kundedata ind i ChatGPT?

Kun med en databehandleraftale, et afklaret behandlingssted og brug til træning udelukket i aftalen. For gratis adgange og privatkonti er disse forudsætninger som regel ikke opfyldt. For erhvervstilbud kan de kontrolleres – det hører til før den første indtastning.

Gælder GDPR for schweiziske virksomheder?

Ja, så snart der behandles data om personer i EU. Hjemsted i Schweiz alene fritager ikke. Derudover gælder den reviderede schweiziske databeskyttelseslov. Mange virksomheder skal opfylde begge dele og retter sig derfor efter den strengeste målestok.

Er det nok at slå træningen fra i indstillingerne?

Nej. En indstilling kan ændres – af en person, ved et uheld eller ved et produktskifte. Det, der tæller, er tilsagnet i aftalen. Den, der kun slår kontakten om, har intet holdbart grundlag.

Hvad gælder som en personoplysning?

Alt, hvad der gør en person bestemmelig – ikke kun navnet. Dertil hører også kundehenvendelser ordret, samtalereferater og tilbud med kontaktperson. Netop disse tilfælde bliver oftest overset i hverdagen.

Hjælper det at anonymisere teksten på forhånd?

Til formuleringsopgaver ja. Vigtigt er, at personen bagefter faktisk ikke længere er bestemmelig – sted, branche og dato giver i kombination ofte igen en tilknytning. Til opgaver, der kræver det konkrete tilfælde, er anonymisering ingen erstatning for en reguleret ramme.

Hvad er den mest praktiske regel for et team?

En, der kan huskes: det, der indeholder et navn, går kun ind i det godkendte system. Juridisk ikke fuldstændigt, men fulgt i hverdagen – og det virker mere end en korrekt regel, som ingen husker. Vigtigere end reglen er dog, at der overhovedet står et godkendt system klar.