Podem-se dar dados de clientes a sistemas de IA?

Nota Este artigo enquadra o tema e não substitui aconselhamento jurídico. O que vale para o vosso caso concreto depende dos vossos dados, da vossa finalidade e do vosso fornecedor – e deve ser verificado uma vez por alguém que responda por isso.

O essencial

Os dados pessoais podem entrar num sistema de IA se existir um contrato de subcontratação, se o local de tratamento estiver esclarecido e se a utilização para treino tiver sido contratualmente excluída.
Uma definição na conta não chega. O que conta é o compromisso contratual – as definições podem ser alteradas, inclusive por engano.
Os acessos gratuitos e as contas privadas são, por princípio, inadequados para dados de clientes, seja qual for o fornecedor.
A infração mais frequente não é a decisão consciente, é o colaborador que cola um texto de cliente para o mandar reformular.

Poucos temas geram tanta insegurança nas empresas – e tão poucas regras concretas. Na prática, corre normalmente assim: alguém usa uma ferramenta de IA no trabalho diário, cola a certa altura um pedido de cliente, e ninguém alguma vez definiu se isso é permitido.

A boa notícia: a situação legal é mais clara do que o estado da discussão faz supor. Trata-se de três perguntas.

Partículas luminosas envolvidas por um invólucro translúcido, outras passam por fora — A fronteira não passa entre permitido e proibido, passa entre regulado e não regulado.

As três perguntas

O que tem de estar esclarecido antes da primeira introdução

1. Existe um contrato de subcontratação?: Quem manda tratar dados pessoais por um prestador de serviços precisa de um contrato para isso – na UE nos termos do artigo 28.º do RGPD, na Suíça nos termos da lei de proteção de dados revista. Sem esse contrato o tratamento é ilícito, independentemente do quão seguro o fornecedor seja tecnicamente.
2. Onde são tratados os dados?: Dentro da UE ou da Suíça não há problema. Havendo tratamento em países terceiros é precisa uma base sólida – por exemplo uma decisão de adequação ou cláusulas contratuais-tipo. Verifiquem o que o fornecedor assegura sobre isso e se oferece um local de tratamento na Europa.
3. A utilização para treino está excluída?: É o ponto em que os acessos empresariais e os privados mais se distinguem. Decisivo não é um interruptor nas definições, é um compromisso contratual. Um interruptor pode ser mudado – por uma pessoa, por engano, numa mudança de produto.

Sabia que…?

O RGPD aplica-se também às empresas suíças, assim que tratem dados de pessoas na UE – por exemplo clientes, interessados ou destinatários de newsletter do espaço da UE. A sede na Suíça, por si só, não isenta.

Ao contrário, a lei de proteção de dados suíça revista aplica-se a tratamentos com ligação à Suíça. Muitas empresas têm portanto de cumprir ambas – o que na prática significa geralmente orientar-se pelo critério mais exigente.

O que é afinal um dado pessoal

É aqui que está a avaliação errada mais frequente. Pessoal não é apenas o nome num campo, é tudo o que torna uma pessoa identificável.

Claramente pessoal

Nomes, endereços de e-mail, números de telefone, moradas, números de cliente associados a um nome, fotografias.

Tratamento: só com enquadramento regulado

Muitas vezes esquecido

Um pedido de cliente na sua redação original. Uma ata de reunião. Uma proposta com nome de empresa e pessoa de contacto. Uma mensagem de reclamação para reformular.

Tratamento: o mesmo de cima – isto é subestimado com regularidade

Normalmente sem problema

Números agregados sem ligação individual. Dados de mercado publicamente disponíveis. Textos próprios sem ligação a pessoas.

Tratamento: ao vosso critério

Especialmente protegidos

Dados de saúde, indicações sobre religião, filiação sindical, vida sexual, dados biométricos. Aqui valem exigências claramente mais estritas.

Tratamento: não sem verificação jurídica caso a caso

O que devem perguntar ao fornecedor

Duas superfícies geométricas encontram-se ao longo de uma junta de luz precisa — O contrato é a verdadeira junta. Sem ele nada encaixa, por melhor que seja a técnica.

Estas seis perguntas podem ser feitas por e-mail e devem ser respondidas por escrito. Quem se esquivar a uma delas já respondeu à pergunta.

Pedido ao fornecedor

1. Disponibilizam um contrato de subcontratação nos termos do
   art. 28.º do RGPD? Enviem-nos o contrato-tipo.

2. Em que países são os dados tratados e armazenados? Oferecem um
   tratamento exclusivamente dentro da UE?

3. A utilização dos nossos dados de entrada para o treino de
   modelos está contratualmente excluída – e não apenas através
   de uma definição de conta?

4. Durante quanto tempo são guardados os dados de entrada e de
   saída, e como podemos solicitar a eliminação?

5. Que subcontratantes utilizam, e como somos informados sobre
   alterações?

6. Como nos apoiam em pedidos de acesso e de eliminação por parte
   dos titulares dos dados?

A pergunta três é a decisiva. «Não usamos os seus dados para treino» numa afirmação de marketing é uma coisa diferente da mesma afirmação no contrato.

A regra que funciona mesmo

Da prática

A maior parte das infrações não nasce de uma decisão consciente da direção, nasce no dia a dia: alguém tem à frente uma mensagem difícil de um cliente e cola-a para mandar formular uma resposta. É compreensível, é eficiente – e, conforme o enquadramento, é ilícito.

O que funciona na prática não é uma formação sobre bases jurídicas, é uma única regra clara que toda a gente consiga reter. Na nossa casa é esta: o que contiver um nome só vai para o sistema aprovado. Todo o resto é livre.

Esta formulação não é juridicamente completa – há dados pessoais sem nome. Mas é cumprida, e isso vale mais do que uma regra correta de que ninguém se lembra.

Dica Quando existe um sistema aprovado disponível, o número de infrações cai muito mais do que com qualquer instrução. A razão é simples: a maioria das pessoas não contorna uma regra por teimosia, contorna-a porque quer despachar o seu trabalho e não vê um caminho permitido.

Anonimizar como via intermédia

Onde não existe um sistema aprovado, a ligação a pessoas pode muitas vezes ser removida antes de o texto ser introduzido. De «O senhor Meier da construtora Schmidt queixa-se da entrega atrasada de 12 de junho» passa-se a «Um cliente queixa-se de uma entrega atrasada».

Há duas ressalvas. Primeira: se ficarem pormenores suficientes, a pessoa volta a ser identificável – indicações de local, designações de setor e datas em combinação chegam muitas vezes para isso. Segunda: o que é essencial para a tarefa não pode desaparecer, senão o resultado não vale nada.

Como regra prática: para ajudas de formulação, anonimizar funciona bem. Para tudo o que precisa do caso concreto, não funciona – aí não há caminho que dispense um sistema regulado.

Conclusão

A pergunta tem resposta, e tem resposta antes de acontecer alguma coisa. Esclarecer três pontos, celebrar um contrato, aprovar um sistema e formular uma regra que se consiga reter – é uma tarde de trabalho e uma fatura do advogado.

O que custa não o fazer é mais difícil de quantificar. O quadro das coimas é uma coisa. A outra é o cliente que pergunta o que aconteceu aos seus dados – e a quem não se consegue dar uma resposta sólida.

Perguntas frequentes

Podem-se introduzir dados de clientes no ChatGPT?

Apenas com um contrato de subcontratação, um local de tratamento esclarecido e a utilização para treino contratualmente excluída. Nos acessos gratuitos e nas contas privadas, estes requisitos não estão em regra cumpridos. Nas ofertas para empresas podem ser verificados – e isso pertence ao momento anterior à primeira introdução.

O RGPD aplica-se a empresas suíças?

Sim, assim que sejam tratados dados de pessoas na UE. A sede na Suíça, por si só, não isenta. Adicionalmente aplica-se a lei de proteção de dados suíça revista. Muitas empresas têm de cumprir ambas e orientam-se por isso pelo critério mais exigente.

Basta desligar o treino nas definições?

Não. Uma definição pode ser alterada – por uma pessoa, por engano ou numa mudança de produto. O que conta é o compromisso contratual. Quem se limita a mudar o interruptor não tem uma base sólida.

O que conta como dado pessoal?

Tudo o que torna uma pessoa identificável – não apenas o nome. Incluem-se também os pedidos de clientes na sua redação original, as atas de reunião e as propostas com pessoa de contacto. São precisamente estes os casos mais esquecidos no dia a dia.

Ajuda anonimizar o texto antes?

Para tarefas de formulação, sim. É importante que a pessoa deixe efetivamente de ser identificável – local, setor e data dão em combinação, muitas vezes, uma ligação de volta. Para tarefas que precisam do caso concreto, anonimizar não substitui um enquadramento regulado.

Qual é a regra mais praticável para uma equipa?

Uma que se consiga reter: o que contiver um nome só vai para o sistema aprovado. Juridicamente incompleta, mas cumprida no dia a dia – e isso atua mais do que uma regra correta de que ninguém se lembra. Mais importante do que a regra é, contudo, que exista sequer um sistema aprovado.