Si possono inserire i dati dei clienti nei sistemi IA?

Nota Questo articolo inquadra la materia e non sostituisce una consulenza legale. Che cosa valga per il vostro caso concreto dipende dai vostri dati, dalla vostra finalità e dal vostro fornitore, e va fatto verificare una volta da qualcuno che ne risponda.

In breve

I dati personali possono entrare in un sistema IA se esiste un contratto di responsabile del trattamento, se il luogo del trattamento è chiarito e se l'uso per l'addestramento è escluso contrattualmente.
Un'impostazione nell'account non basta. Ciò che conta è l'impegno contrattuale: le impostazioni si possono cambiare, anche per errore.
Gli accessi gratuiti e gli account privati sono in linea di principio inadatti ai dati dei clienti, a prescindere dal fornitore.
La violazione più frequente non è una decisione consapevole, ma il collaboratore che incolla un testo di un cliente per farlo riformulare.

Pochi temi generano nelle aziende tanta incertezza e così poche regole concrete. Nella pratica va quasi sempre così: qualcuno usa uno strumento IA per il lavoro quotidiano, a un certo punto ci incolla dentro la richiesta di un cliente, e nessuno ha mai stabilito se sia consentito.

La buona notizia: la situazione giuridica è più chiara di quanto lasci intendere il dibattito. Si tratta di tre domande.

Particelle luminose racchiuse da un involucro traslucido, altre scorrono all'esterno — Il confine non passa tra consentito e vietato, ma tra regolato e non regolato.

Le tre domande

Che cosa va chiarito prima del primo inserimento

1. Esiste un contratto di responsabile del trattamento?: Chi fa trattare dati personali da un fornitore di servizi ha bisogno di un contratto: nell'UE ai sensi dell'articolo 28 GDPR, in Svizzera secondo la legge riveduta sulla protezione dei dati. Senza quel contratto il trattamento è illecito, per quanto sicuro sia tecnicamente il fornitore.
2. Dove vengono trattati i dati?: All'interno dell'UE o della Svizzera non ci sono problemi. Per il trattamento in Paesi terzi serve una base solida: per esempio una decisione di adeguatezza o clausole contrattuali tipo. Verificate che cosa garantisce il fornitore in proposito e se offre un luogo di trattamento in Europa.
3. L'uso per l'addestramento è escluso?: È il punto in cui accessi professionali e privati si distinguono più nettamente. Decisivo non è un interruttore nelle impostazioni, ma un impegno contrattuale. Un interruttore si può spostare, da una persona, per errore, al cambio di prodotto.

Lo sapevi?

Il GDPR vale anche per le aziende svizzere non appena trattano dati di persone nell'UE: per esempio clienti, potenziali clienti o iscritti alla newsletter dell'area UE. La sede in Svizzera da sola non esonera.

Viceversa la legge svizzera riveduta sulla protezione dei dati vale per i trattamenti con collegamento alla Svizzera. Molte aziende devono quindi soddisfare entrambe, il che in pratica significa quasi sempre orientarsi al criterio più severo.

Che cosa è davvero un dato personale

Qui sta la valutazione sbagliata più frequente. Personale non è solo il nome in un campo, ma tutto ciò che rende identificabile una persona.

Chiaramente personali

Nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono, recapiti, numeri cliente in combinazione con un nome, fotografie.

Trattamento: solo con un quadro regolato

Spesso trascurati

La richiesta di un cliente riportata alla lettera. Il verbale di un colloquio. Un'offerta con nome dell'azienda e referente. Una mail di reclamo da riformulare.

Trattamento: lo stesso di sopra, e viene regolarmente sottovalutato

Di solito senza problemi

Numeri aggregati senza riferimento al singolo. Dati di mercato pubblicamente disponibili. Testi propri senza riferimento a persone.

Trattamento: a vostra discrezione

Particolarmente tutelati

Dati sanitari, indicazioni su religione, appartenenza sindacale, vita sessuale, dati biometrici. Qui valgono requisiti nettamente più severi.

Trattamento: non senza una verifica legale caso per caso

Che cosa chiedere al fornitore

Due superfici geometriche si incontrano lungo una giuntura di luce precisa — Il contratto è la vera giuntura. Senza di esso non combacia nulla, per quanto buona sia la tecnica.

Queste sei domande si possono porre per e-mail e dovrebbero ricevere una risposta scritta. Chi evita anche una sola di esse ha già risposto.

Richiesta al fornitore

1. Mettete a disposizione un contratto di responsabile del
   trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR? Vi preghiamo di
   inviarci il contratto tipo.

2. In quali Paesi vengono trattati e conservati i dati? Offrite
   un trattamento esclusivamente all'interno dell'UE?

3. L'uso dei nostri input per l'addestramento dei modelli è
   escluso contrattualmente, e non soltanto tramite
   un'impostazione dell'account?

4. Per quanto tempo vengono conservati input e output, e come
   possiamo richiederne la cancellazione?

5. Quali sub-responsabili impiegate e come veniamo informati
   delle modifiche?

6. In che modo ci supportate nelle richieste di accesso e
   cancellazione degli interessati?

La terza domanda è quella decisiva. «Non usiamo i vostri dati per l'addestramento» in una dichiarazione di marketing è un'altra cosa rispetto alla stessa frase nel contratto.

La regola che funziona davvero

Dalla pratica

La maggior parte delle violazioni non nasce da una decisione consapevole della direzione, ma nel lavoro quotidiano: qualcuno ha davanti una mail difficile di un cliente e la incolla per farsi formulare una risposta. È comprensibile, è efficiente, e a seconda del quadro è illecito.

Ciò che funziona nella pratica non è una formazione sulle basi giuridiche, ma un'unica regola chiara che tutti possano ricordare. Da noi suona così: ciò che contiene un nome va solo nel sistema autorizzato. Tutto il resto è libero.

Questa formulazione non è giuridicamente completa: esistono dati personali senza nome. Ma viene rispettata, e questo vale più di una regola corretta che nessuno ricorda.

Suggerimento Quando è disponibile un sistema autorizzato, il numero delle violazioni cala molto più di quanto faccia qualsiasi disposizione. La ragione è semplice: la maggior parte delle persone non aggira una regola per ripicca, ma perché vuole finire il proprio lavoro e non vede una strada consentita.

L'anonimizzazione come via intermedia

Dove non c'è a disposizione un sistema autorizzato, spesso si può togliere il riferimento personale prima di inserire il testo. Da «Il signor Meier dell'impresa edile Schmidt si lamenta della consegna in ritardo del 12 giugno» si passa a «Un cliente si lamenta di una consegna in ritardo».

Ci sono due limiti. Primo: se restano abbastanza dettagli, la persona torna identificabile, e indicazioni di luogo, denominazioni di settore e date in combinazione spesso bastano. Secondo: ciò che è essenziale per il compito non deve cadere, altrimenti il risultato è inutile.

Come regola pratica: per gli aiuti alla formulazione l'anonimizzazione funziona bene. Per tutto ciò che richiede il caso concreto non funziona, e lì non c'è alternativa a un sistema regolato.

Conclusione

La domanda ha una risposta, e ce l'ha prima che accada qualcosa. Chiarire tre punti, stipulare un contratto, autorizzare un sistema e formulare una regola che si possa ricordare: è un pomeriggio di lavoro e una parcella dell'avvocato.

Quanto costa non farlo è più difficile da quantificare. La cornice sanzionatoria è una cosa. L'altra è il cliente che chiede che fine hanno fatto i suoi dati, e a cui non si può dare una risposta solida.

Domande frequenti

Si possono inserire i dati dei clienti in ChatGPT?

Solo con un contratto di responsabile del trattamento, un luogo di trattamento chiarito e l'uso per l'addestramento escluso contrattualmente. Per gli accessi gratuiti e gli account privati questi presupposti di norma non sono soddisfatti. Per le offerte destinate alle aziende si possono verificare, e ciò va fatto prima del primo inserimento.

Il GDPR vale per le aziende svizzere?

Sì, non appena vengono trattati dati di persone nell'UE. La sede in Svizzera da sola non esonera. In aggiunta vale la legge svizzera riveduta sulla protezione dei dati. Molte aziende devono soddisfare entrambe e per questo si orientano al criterio più severo.

Basta disattivare l'addestramento nelle impostazioni?

No. Un'impostazione si può cambiare: da una persona, per errore o al cambio di prodotto. Ciò che conta è l'impegno contrattuale. Chi si limita a spostare l'interruttore non ha una base solida.

Che cosa vale come dato personale?

Tutto ciò che rende identificabile una persona, non solo il nome. Rientrano anche le richieste dei clienti riportate alla lettera, i verbali dei colloqui e le offerte con il referente. Sono proprio questi i casi più spesso trascurati nel lavoro quotidiano.

Serve anonimizzare il testo prima?

Per i compiti di formulazione sì. È importante che dopo la persona non sia davvero più identificabile: luogo, settore e data in combinazione ricreano spesso un riferimento. Per i compiti che richiedono il caso concreto, l'anonimizzazione non sostituisce un quadro regolato.

Qual è la regola più praticabile per un team?

Una che si possa ricordare: ciò che contiene un nome va solo nel sistema autorizzato. Giuridicamente non è completa, ma nel lavoro quotidiano viene rispettata, e questo rende più di una regola corretta che nessuno ricorda. Più importante della regola è però che un sistema autorizzato esista.