Czy wolno wprowadzać dane klientów do systemów AI?

Informacja Ten artykuł porządkuje temat i nie zastępuje porady prawnej. To, co obowiązuje w waszym konkretnym przypadku, zależy od waszych danych, waszego celu i waszego dostawcy – i powinno raz zostać sprawdzone przez kogoś, kto za to odpowiada.

Najważniejsze w skrócie

Dane osobowe mogą trafić do systemu AI, jeśli istnieje umowa powierzenia przetwarzania, wyjaśnione jest miejsce przetwarzania, a wykorzystanie do treningu zostało wyłączone umownie.
Ustawienie w koncie nie wystarczy. Liczy się zapewnienie umowne – ustawienia da się zmienić, także przez przypadek.
Dostępy bezpłatne i konta prywatne są dla danych klientów zasadniczo nieodpowiednie, niezależnie od dostawcy.
Najczęstszym naruszeniem nie jest świadoma decyzja, lecz pracownik, który wkleja tekst klienta do przeredagowania.

Mało który temat budzi w firmach tyle niepewności – i przy tak nielicznych konkretnych regulacjach. W praktyce wygląda to zwykle tak: ktoś używa narzędzia AI do codziennej pracy, w pewnym momencie wkleja przy tym zapytanie klienta, a nikt nigdy nie ustalił, czy to wolno.

Dobra wiadomość: stan prawny jest jaśniejszy, niż wskazywałby poziom dyskusji. Chodzi o trzy pytania.

Świecące cząstki zostają objęte prześwitującą powłoką, inne dryfują na zewnątrz — Granica nie przebiega między dozwolonym a zakazanym, lecz między uregulowanym a nieuregulowanym.

Trzy pytania

Co musi być wyjaśnione przed pierwszym wprowadzeniem

1. Czy istnieje umowa powierzenia przetwarzania?: Kto zleca przetwarzanie danych osobowych usługodawcy, potrzebuje na to umowy – w UE zgodnie z art. 28 RODO, w Szwajcarii zgodnie ze zrewidowaną ustawą o ochronie danych. Bez tej umowy przetwarzanie jest niedopuszczalne, niezależnie od tego, jak bezpiecznie dostawca pracuje technicznie.
2. Gdzie dane są przetwarzane?: Wewnątrz UE względnie Szwajcarii jest to bezproblemowe. Przy przetwarzaniu w państwach trzecich potrzebna jest nośna podstawa – na przykład decyzja o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowe klauzule umowne. Sprawdźcie, co dostawca w tej sprawie zapewnia i czy oferuje miejsce przetwarzania w Europie.
3. Czy wykorzystanie do treningu jest wyłączone?: Punkt, w którym dostępy firmowe i prywatne różnią się najwyraźniej. Rozstrzygający nie jest przełącznik w ustawieniach, lecz zapewnienie umowne. Przełącznik można przestawić – przez jedną osobę, przez przypadek, przy zmianie produktu.

Czy wiesz, że…?

RODO obowiązuje także firmy szwajcarskie, gdy tylko przetwarzają dane osób z UE – na przykład klientów, zainteresowanych czy odbiorców newslettera z obszaru UE. Sama siedziba w Szwajcarii nie zwalnia.

Odwrotnie, zrewidowana szwajcarska ustawa o ochronie danych obowiązuje przy przetwarzaniu mającym związek ze Szwajcarią. Wiele firm musi więc spełnić oba wymogi – co w praktyce zwykle oznacza kierowanie się surowszą miarą.

Co w ogóle jest daną osobową

Tu leży najczęstsza pomyłka w ocenie. Daną osobową jest nie tylko nazwisko w polu, lecz wszystko, co czyni osobę możliwą do zidentyfikowania.

Jednoznacznie dane osobowe

Imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, adresy, numery klienta w powiązaniu z nazwiskiem, zdjęcia.

Postępowanie: tylko w uregulowanych ramach

Często przeoczane

Zapytanie klienta w dosłownym brzmieniu. Notatka z rozmowy. Oferta z nazwą firmy i osobą kontaktową. Wiadomość ze skargą do przeredagowania.

Postępowanie: takie samo jak wyżej – to bywa regularnie niedoceniane

Zwykle bezproblemowe

Zagregowane liczby bez odniesienia do pojedynczej osoby. Publicznie dostępne dane rynkowe. Własne teksty bez odniesienia do osób.

Postępowanie: według własnego uznania

Szczególnie chronione

Dane o zdrowiu, informacje o religii, przynależności związkowej, życiu seksualnym, dane biometryczne. Tu obowiązują wyraźnie surowsze wymagania.

Postępowanie: nie bez prawnej oceny w konkretnym przypadku

O co należy zapytać dostawcę

Dwie geometryczne płaszczyzny spotykają się wzdłuż precyzyjnej świetlnej spoiny — Umowa jest właściwą spoiną. Bez niej nic nie pasuje do siebie, choćby technika była najlepsza.

Te sześć pytań da się zadać mailem i powinny zostać odpowiedziane na piśmie. Kto przy którymś z nich się uchyla, tym samym na nie odpowiedział.

Zapytanie do dostawcy

1. Czy udostępniają Państwo umowę powierzenia przetwarzania
   zgodnie z art. 28 RODO? Prosimy o przesłanie wzoru umowy.

2. W jakich krajach dane są przetwarzane i przechowywane?
   Czy oferują Państwo przetwarzanie wyłącznie w obrębie UE?

3. Czy wykorzystanie naszych danych wejściowych do trenowania
   modeli jest wyłączone umownie – a nie tylko przez ustawienie
   w koncie?

4. Jak długo przechowywane są dane wejściowe i wyjściowe i w jaki
   sposób możemy zlecić ich usunięcie?

5. Jakich podwykonawców przetwarzania Państwo angażują i w jaki
   sposób jesteśmy informowani o zmianach?

6. W jaki sposób wspierają nas Państwo przy żądaniach dostępu
   i usunięcia zgłaszanych przez osoby, których dane dotyczą?

Pytanie trzecie jest rozstrzygające. „Nie wykorzystujemy Państwa danych do treningu” w materiale marketingowym to co innego niż to samo stwierdzenie w umowie.

Zasada, która naprawdę działa

Z praktyki

Większość naruszeń nie powstaje przez świadomą decyzję zarządu, lecz w codzienności: ktoś ma przed sobą trudną wiadomość od klienta i wkleja ją, żeby dać sobie sformułować odpowiedź. To zrozumiałe, wydajne – i zależnie od ram niedopuszczalne.

W praktyce działa nie szkolenie o podstawach prawnych, lecz jedna wyraźna zasada, którą każdy zapamięta. U nas brzmi ona: co zawiera nazwisko, idzie wyłącznie do zatwierdzonego systemu. Wszystko inne jest wolne.

To sformułowanie nie jest prawniczo kompletne – istnieją dane osobowe bez nazwiska. Ale jest przestrzegane, a to warte więcej niż poprawna zasada, której nikt nie pamięta.

Wskazówka Gdy dostępny jest zatwierdzony system, liczba naruszeń spada wyraźnie bardziej niż przez jakiekolwiek zarządzenie. Powód jest prosty: większość ludzi omija zasadę nie z przekory, lecz dlatego, że chce wykonać swoją pracę, a nie widzi dozwolonej drogi.

Anonimizacja jako droga pośrednia

Tam, gdzie zatwierdzony system nie jest dostępny, odniesienie do osoby często da się usunąć przed wprowadzeniem tekstu. Z „Pan Meier z firmy budowlanej Schmidt skarży się na spóźnioną dostawę z 12 czerwca” robi się „Klient skarży się na spóźnioną dostawę”.

Należą do tego dwa zastrzeżenia. Po pierwsze: jeśli zostanie dość szczegółów, osoba znów jest możliwa do zidentyfikowania – wskazanie miejscowości, nazwa branży i data w połączeniu często do tego wystarczą. Po drugie: to, co dla zadania istotne, nie może zniknąć, bo inaczej wynik jest bezwartościowy.

Reguła kciuka: przy pomocy w formułowaniu anonimizacja działa dobrze. Przy wszystkim, co wymaga konkretnego przypadku, nie działa – tam nie ma drogi obok uregulowanego systemu.

Podsumowanie

Na to pytanie da się odpowiedzieć i da się odpowiedzieć, zanim coś się stanie. Wyjaśnić trzy punkty, zawrzeć umowę, zatwierdzić system i sformułować zasadę, którą da się zapamiętać – to popołudnie pracy i jeden rachunek od prawnika.

Ile kosztuje niezrobienie tego, trudniej wyliczyć. Widełki kar to jedno. Drugie to klient, który pyta, co stało się z jego danymi – i któremu nie da się udzielić wiarygodnej odpowiedzi.

Częste pytania

Czy wolno wprowadzać dane klientów do ChatGPT?

Tylko przy umowie powierzenia przetwarzania, wyjaśnionym miejscu przetwarzania i umownie wyłączonym wykorzystaniu do treningu. Przy dostępach bezpłatnych i kontach prywatnych warunki te z reguły nie są spełnione. Przy ofertach dla klientów biznesowych da się je sprawdzić – i należy to zrobić przed pierwszym wprowadzeniem.

Czy RODO obowiązuje firmy szwajcarskie?

Tak, gdy tylko przetwarzane są dane osób z UE. Sama siedziba w Szwajcarii nie zwalnia. Dodatkowo obowiązuje zrewidowana szwajcarska ustawa o ochronie danych. Wiele firm musi spełnić oba wymogi i dlatego kieruje się surowszą miarą.

Czy wystarczy wyłączyć trening w ustawieniach?

Nie. Ustawienie da się zmienić – przez jedną osobę, przez przypadek albo przy zmianie produktu. Liczy się zapewnienie umowne. Kto przestawi tylko przełącznik, nie ma nośnej podstawy.

Co uchodzi za daną osobową?

Wszystko, co czyni osobę możliwą do zidentyfikowania – nie tylko nazwisko. Zaliczają się do tego również zapytania klientów w dosłownym brzmieniu, notatki z rozmów i oferty z osobą kontaktową. Właśnie te przypadki są w codzienności przeoczane najczęściej.

Czy pomaga wcześniejsza anonimizacja tekstu?

Przy zadaniach związanych z formułowaniem tak. Ważne, by osoba faktycznie nie była już potem możliwa do zidentyfikowania – miejscowość, branża i data w połączeniu często odtwarzają odniesienie. Przy zadaniach wymagających konkretnego przypadku anonimizacja nie zastąpi uregulowanych ram.

Jaka zasada jest najbardziej praktyczna dla zespołu?

Taka, którą da się zapamiętać: co zawiera nazwisko, idzie wyłącznie do zatwierdzonego systemu. Prawniczo niekompletna, ale w codzienności przestrzegana – a to działa lepiej niż poprawna zasada, której nikt nie pamięta. Ważniejsze od zasady jest jednak to, żeby zatwierdzony system w ogóle był dostępny.