Kaksitoista työkalua, ei yleiskuvaa: miten pino yhdistetään
Työkalujen villiintyminen ei koskaan synny yhdestä päätöksestä vaan kahdestatoista pienestä. Jokainen oli sinänsä oikea. Yhdessä niistä syntyy kustannuksia, joita kukaan ei hahmota, ja tietoja, jotka eivät ole missään kohdassa täydellisiä.
Tärkeimmät kohdat
- Neljä kysymystä työkalua kohti ratkaisee pitämisen tai sulkemisen – tärkein on se, missä johtavat tiedot sijaitsevat.
- Työkalusta tulee ongelma, kun se pitää hallussaan yhteystietoja, jotka eivät ole missään muualla täydellisiä.
- Viidestä kuuteen työkalua riittää useimmille pienille yrityksille: verkkosivusto, kontaktit, lähetys, analytiikka, arkisto, ajanvaraukset.
- Sulkeminen käy kolmessa askeleessa – ja viimeinen, sulkemispäivä, unohtuu useimmiten.
Miten se syntyy
Aina samalla tavalla: joku tarvitsee lyhyellä varoitusajalla jotakin, löytää sopivan työkalun, ottaa sen käyttöön tunnissa. Se toistuu kahden vuoden aikana kaksitoista kertaa. Jokainen yksittäinen päätös oli järkevä.
Ongelma ei ole määrä vaan siitä seuraava: yhteystietoja on neljässä paikassa, eikä yksikään niistä ole täydellinen. Kukaan ei tiedä, mistä työkaluista vielä maksetaan. Henkilövaihdosten yhteydessä tunnuksia katoaa.
Neljä kysymystä työkalua kohti
1. Onko sitä käytetty viimeisen kolmen kuukauden aikana?
Ei: «voisi joskus tarvita». Todellista käyttöä. Jos ei: sulkemisehdokas, mikäli siinä ei ole tietoja.
2. Onko siellä tietoja, jotka eivät ole missään muualla täydellisiä?
Tärkein kysymys. Työkalua, jossa on ainutlaatuisia yhteystietoja, ei voi vain sulkea – se vaatii ensin muuton.
3. Menevätkö sen toiminnot päällekkäin toisen kanssa?
Kaksi työkalua, jotka molemmat hallinnoivat kontakteja, on ongelma – riippumatta siitä, kuinka hyvä kumpikin on sinänsä. Päällekkäisyyden kohdalla: toinen voittaa, toinen lähtee.
4. Kuka tuntee tunnistetiedot?
Jos vastaus on «yksi henkilö», se on katkosriski. Jos se on «ei enää kukaan», jostakin veloitetaan mahdollisesti jotakin, jota kukaan ei käytä.
Tiesitkö?
Villiintymisen kallein osa ei näy missään laskussa: se on aika, joka kuluu siihen, ettei kysymykseen voi vastata yhdessä järjestelmässä.
«Saiko tämä asiakas viimeisimmän uutiskirjeemme, ja mitä hän tiedusteli sitä ennen?» – jos vastaus on kolmessa järjestelmässä, se kestää kymmenen minuuttia kymmenen sekunnin sijaan. Kahdenkymmenen tällaisen kysymyksen kohdalla viikossa se on useita tunteja. Tämä aika ei näy missään kustannuslaskelmassa ja on silti suurin erä.
Mitä pieni yritys todella tarvitsee
| Alue | Tarvitaanko? | Huomautus |
|---|---|---|
| Verkkosivusto ja sisällöt | kyllä | rakennustavasta riippuen julkaisujärjestelmän kanssa tai ilman |
| Kontaktit ja tapahtumat | kyllä | noin 2–3 asiakaskontaktissa olevasta henkilöstä alkaen |
| Sähköpostilähetys | kyllä | erillään tavallisesta postilaatikosta |
| Verkkoanalytiikka | kyllä | yksi, ei kahta rinnakkain |
| Arkisto ja yhteistyö | kyllä | yksi paikka, ei kolmea |
| Ajanvaraukset ja tehtävät | kyllä | usein jo kontaktijärjestelmän sisällä |
| Muotoilu, kuvat, video | tarpeen mukaan | usein suurin villiintymisalue |
| Oma automaatioalusta | harvoin | kannattaa vasta useamman käynnissä olevan prosessin kohdalla |
Yhdistäminen kolmessa askeleessa
- Nykytilan kartoitus. Listatkaa kaikki työkalut – myös ne, jotka kulkevat yksityisen luottokortin kautta. Työkalua kohti: tarkoitus, kustannukset, viimeisin käyttö, kenellä on pääsy, mitä tietoja siinä on. Kaksi tuntia.
- Päättäkää johtava lähde tietolajia kohti. Missä kontaktit sijaitsevat jatkossa johtavina? Missä dokumentit? Missä ajanvaraukset? Yksi paikka lajia kohti, kirjallisesti. Tämä päätös on varsinainen ydin.
- Muutto sulkemispäivän kera. Viekää tiedot suljettavista työkaluista ulos, tuokaa ne sisään, tarkistakaa – ja päättäkää päivä, josta lähtien vanhaa järjestelmää enää vain luetaan eikä ylläpidetä.
Nykytilan kartoitus nostaa säännöllisesti esiin kaksi asiaa, joita kukaan ei ole odottanut: jatkuvia veloituksia työkaluista, joita kukaan ei ole avannut yli vuoteen, ja tunnuksia, jotka on myönnetty henkilölle, joka ei enää ole yrityksessä.
Molemmat ovat hiljaisia ongelmia – ensimmäinen maksaa, toinen voi tosipaikassa estää pääsyn omiin tietoihin. Jo nämä kaksi löydöstä oikeuttavat kahden tunnin panostuksen useimmiten.
Auta minua järjestämään työkalukantamme. Työkalumme (nimi, tarkoitus, kustannukset kuukaudessa, viimeisin käyttö, kenellä on pääsy, mitä tietoja siinä on): [liitä lista] Tilanteemme: - Asiakaskontaktissa olevia henkilöitä: [Määrä] - Kontakteja yhteensä: [Määrä] - Mikä kestää tänään säännöllisesti kauemmin kuin tarpeen: [ranskalaiset viivat] Tehtävät: 1. Vastaa työkalua kohti neljään kysymykseen: käytetty kolmen kuukauden sisällä, ainutlaatuisia tietoja sisällä, päällekkäisyys toisen kanssa, kuka tuntee tunnukset. Merkitse työkalut, joiden kohdalla tietoni eivät riitä. 2. Nimeä kaikki päällekkäisyydet ja ehdota paria kohti, kumpi jää ja miksi. 3. Määritä tietolajia kohti – kontaktit, dokumentit, ajanvaraukset, sisällöt – johtava lähde. 4. Nimeä työkalut, jotka voidaan sulkea ilman muuttoa, ja ne, joissa tietojen on ensin muutettava. 5. Laske säästyvät kustannukset vuodessa ja arvioi aika, jonka yhdistäminen säästää meiltä viikoittain. 6. Nimeä sulkemisen riskit ja se, mitä meidän on varmistettava etukäteen. Älä suosittele korvaavia tuotteita.
Johtopäätös
Villiintyminen ei ole epäjärjestyksen merkki vaan monen oikean yksittäispäätöksen luonnollinen seuraus. Siivous ei tapahdu määrän vaan yhden päätöksen kautta: yksi johtava lähde tietolajia kohti.
Loppu seuraa siitä lähes itsestään – ja kahden tunnin nykytilan kartoitus nostaa esiin useimmiten tarpeeksi yllättävää maksaakseen itsensä takaisin ennen kuin mitään on edes suljettu.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monta markkinointityökalua pieni yritys tarvitsee?
Viidestä kuuteen riittää useimmiten: verkkosivusto, kontaktit ja tapahtumat, sähköpostilähetys erillään postilaatikosta, yksi verkkoanalytiikka, yksi arkisto ja ajanvaraukset. Muotoilutyökalut tulevat mukaan tarpeen mukaan; oma automaatioalusta kannattaa vasta useamman käynnissä olevan prosessin kohdalla.
Mistä tunnistaa, että työkalusta voi luopua?
Neljästä kysymyksestä: onko sitä todella käytetty viimeisen kolmen kuukauden aikana? Onko siinä tietoja, jotka eivät ole missään muualla täydellisiä? Meneekö se päällekkäin toisen kanssa? Ja kuka tuntee tunnistetiedot? Työkalusta ilman käyttöä ja ilman ainutlaatuisia tietoja voi luopua heti.
Mitä työkalujen villiintyminen todella maksaa?
Suurin erä ei näy missään laskussa: aika, joka kuluu siihen, ettei kysymykseen voi vastata yhdessä järjestelmässä. Jos vastaus on kolmessa järjestelmässä, se kestää kymmenen minuuttia kymmenen sekunnin sijaan – kahdenkymmenen tällaisen kysymyksen kohdalla viikossa se on useita tunteja.
Miten yhdistämisessä edetään?
Kolmessa askeleessa: täydellinen nykytilan kartoitus tarkoituksineen, kustannuksineen, viimeisimpine käyttöineen, tunnuksineen ja sisältämine tietoineen; johtavan lähteen päättäminen tietolajia kohti; ja muutto kiinteän sulkemispäivän kera, josta lähtien vanhaa järjestelmää enää vain luetaan.
Mitä nykytilan kartoituksessa useimmiten löytyy?
Kaksi asiaa, joita kukaan ei odota: jatkuvia veloituksia työkaluista, joita kukaan ei ole avannut yli vuoteen, ja tunnuksia, jotka on myönnetty henkilölle, joka on lähtenyt yrityksestä. Jälkimmäinen voi tosipaikassa estää pääsyn omiin tietoihin.
Markkinointi, joka pystyttää itsensä
Studio Enginen beta on auki. Varaa paikkasi ja ole mukana alusta asti.
Osallistu betaan →