Tolv verktøy, ingen oversikt: Slik samler man stakken

Det viktigste kort

Fire spørsmål per verktøy avgjør om det beholdes eller slås av – det viktigste er hvor de førende dataene ligger.
Et verktøy blir et problem når det holder kontaktdata som ikke er fullstendige noe annet sted.
Fem til seks verktøy holder for de fleste små bedrifter: nettsted, kontakter, utsending, analyse, lagring, avtaler.
Avvikling skjer i tre trinn – og det siste, avviklingsdatoen, er det som oftest blir glemt.

Hvordan det oppstår

Alltid likt: noen trenger noe på kort varsel, finner et passende verktøy og setter det opp på en time. Det gjentar seg tolv ganger over to år. Hver enkelt beslutning var fornuftig.

Problemet er ikke antallet, men følgen av det: kontaktdata ligger fire steder, ingen av dem fullstendige. Ingen vet hvilke verktøy som fortsatt betales. Ved utskifting av folk går tilganger tapt.

De fire spørsmålene per verktøy

1. Er det brukt i løpet av de siste tre månedene?

Ikke «det kunne komme godt med». Faktisk bruk. Ved nei: kandidat for avvikling, forutsatt at det ikke ligger data i det.

2. Ligger det data der som ikke er fullstendige noe annet sted?

Det viktigste spørsmålet. Et verktøy med unike kontaktdata kan ikke bare slås av – det trenger først en flytting.

3. Overlapper det med et annet?

To verktøy som begge forvalter kontakter, er et problem – uavhengig av hvor gode de er hver for seg. Ved overlapp: ett vinner, det andre går.

4. Hvem kjenner tilgangsopplysningene?

Er svaret «én person», er det en sårbarhet. Er svaret «ingen lenger», løper det kanskje et trekk for noe ingen bruker.

Visste du at …?

Den dyreste delen av villnisset står ikke på noen faktura: det er tiden som går fordi et spørsmål ikke lar seg besvare i ett system.

«Fikk denne kunden det siste nyhetsbrevet vårt, og hva spurte hun om før det?» – står svaret i tre systemer, tar det ti minutter i stedet for ti sekunder. Med tjue slike spørsmål i uken blir det flere timer. Den tiden dukker ikke opp i noe kostnadsoppsett og er likevel den største posten.

Hva en liten bedrift faktisk trenger

Område	Trengs det?	Merknad
Nettsted og innhold	ja	alt etter byggemåte med eller uten CMS
Kontakter og saker	ja	fra omtrent 2–3 personer i kundekontakt
E-postutsending	ja	atskilt fra den vanlige postkassen
Webanalyse	ja	én, ikke to parallelt
Lagring og samarbeid	ja	ett sted, ikke tre
Avtaler og oppgaver	ja	ofte allerede med i kontaktsystemet
Design, bilder, video	etter behov	ofte det største villnisområdet
Egen automatiseringsplattform	sjelden	lønner seg først ved flere løpende arbeidsflyter

Samling i tre trinn

Kartlegging. List opp alle verktøy – også de som går over det private kredittkortet. Per verktøy: formål, kostnad, siste bruk, hvem som har tilgang, hvilke data som ligger i det. To timer.
Fastsett en førende kilde per datatype. Hvor ligger kontaktene førende framover? Hvor dokumentene? Hvor avtalene? Ett sted per type, skriftlig. Denne fastsettingen er selve kjernen.
Flytting med avviklingsdato. Eksporter data fra verktøyene som skal avvikles, importer, kontroller – og sett en dato der det gamle systemet bare leses og ikke lenger vedlikeholdes.

Merk Uten avviklingsdato blir det ingen flytting, men en sameksistens. Etter tre måneder er begge systemene halvveis vedlikeholdt, og tilstanden er dårligere enn før.

Fra praksis

Kartleggingen bringer jevnlig fram to ting ingen hadde regnet med: løpende trekk for verktøy ingen har åpnet på over et år, og tilganger som står i navnet til en person som ikke lenger er i bedriften.

Begge er stille problemer – det første koster penger, det andre kan i verste fall hindre tilgangen til egne data. Alene disse to funnene rettferdiggjør som regel de to timene.

Prompt

Hjelp meg med å ordne verktøybeholdningen vår.

Verktøyene våre (navn, formål, kostnad per måned, siste bruk,
hvem som har tilgang, hvilke data som ligger i dem):
[sett inn liste]

Situasjonen vår:
- Personer med kundekontakt: [antall]
- Kontakter totalt: [antall]
- Hva som i dag jevnlig tar lengre tid enn nødvendig: [stikkord]

Oppgaver:
1. Besvar de fire spørsmålene per verktøy: brukt de siste tre
   månedene, unike data i det, overlapp med et annet, hvem som
   kjenner tilgangene. Merk verktøyene der opplysningene mine
   ikke strekker til.
2. Nevn alle overlapp og foreslå per par hvilket som blir
   værende og hvorfor.
3. Fastsett en førende kilde per datatype – kontakter,
   dokumenter, avtaler, innhold.
4. Nevn verktøyene som kan slås av uten flytting, og de der
   data først må flyttes.
5. Regn ut de sparte kostnadene per år og anslå tiden
   samlingen sparer oss ukentlig.
6. Nevn risikoene ved avvikling og hva vi må sikre på forhånd.

Ikke anbefal erstatningsprodukter.

Konklusjon

Villnis er ikke et tegn på uorden, men den naturlige følgen av mange riktige enkeltbeslutninger. Det ryddes ikke over antallet, men over én fastsetting: én førende kilde per datatype.

Resten følger nesten av seg selv – og de to timene med kartlegging bringer som regel fram nok overraskende til å lønne seg før noe som helst er slått av.

Vanlige spørsmål

Hvor mange markedsføringsverktøy trenger en liten bedrift?

Fem til seks holder som regel: nettsted, kontakter og saker, e-postutsending atskilt fra postkassen, én webanalyse, én lagring og avtaler. Designverktøy kommer i tillegg etter behov; en egen automatiseringsplattform lønner seg først ved flere løpende arbeidsflyter.

Hvordan ser man at et verktøy kan bort?

På fire spørsmål: Er det faktisk brukt de siste tre månedene? Ligger det data i det som ikke er fullstendige noe annet sted? Overlapper det med et annet? Og hvem kjenner tilgangsopplysningene? Et verktøy uten bruk og uten unike data kan bort med en gang.

Hva koster verktøyvillnis egentlig?

Den største posten står ikke på noen faktura: tiden som går fordi et spørsmål ikke lar seg besvare i ett system. Står svaret i tre systemer, tar det ti minutter i stedet for ti sekunder – med tjue slike spørsmål i uken blir det flere timer.

Hvordan går man fram når man samler?

I tre trinn: en fullstendig kartlegging med formål, kostnad, siste bruk, tilganger og innhold av data; fastsettingen av en førende kilde per datatype; og flyttingen med en fast avviklingsdato, der det gamle systemet fra da av bare leses.

Hva finner man som regel ved kartleggingen?

To ting ingen regner med: løpende trekk for verktøy ingen har åpnet på over et år, og tilganger som står i navnet til en person som har forlatt bedriften. Det andre kan i verste fall hindre tilgangen til egne data.