Tizenkét eszköz, semmi áttekintés: hogyan vonjuk össze a rendszerünket
Az eszközburjánzás soha nem egyetlen döntésből keletkezik, hanem tizenkét kicsiből. Mindegyik önmagában helyes volt. Együtt olyan költséget adnak ki, amelyet senki nem lát át, és olyan adatokat, amelyek sehol nem teljesek.
A lényeg röviden
- Eszközönként négy kérdés dönt a megtartásról vagy a kikapcsolásról – a legfontosabb az, hol vannak a vezető adatok.
- Egy eszköz akkor válik problémává, ha olyan kapcsolati adatokat tart, amelyek máshol sehol nem teljesek.
- Öt-hat eszköz elég a legtöbb kis cégnek: weboldal, kapcsolatok, kiküldés, elemzés, tárhely, időpontok.
- A kikapcsolás három lépésben megy – és az utolsót, a kikapcsolási dátumot felejtik el a leggyakrabban.
Hogyan keletkezik
Mindig ugyanúgy: valakinek rövid határidővel kell valami, talál egy megfelelő eszközt, és egy óra alatt beállítja. Ez két év alatt tizenkétszer ismétlődik meg. Minden egyes döntés észszerű volt.
A probléma nem a darabszám, hanem a következménye: a kapcsolati adatok négy helyen vannak, egyik sem teljes. Senki nem tudja, mely eszközöket fizetik még. Személycserénél hozzáférések vesznek el.
A négy kérdés eszközönként
1. Használták az elmúlt három hónapban?
Nem az, hogy „egyszer még jól jöhet”. Tényleges használat. Ha nem: kikapcsolásra jelölt, feltéve, hogy nincsenek benne adatok.
2. Vannak benne olyan adatok, amelyek máshol sehol nem teljesek?
A legfontosabb kérdés. Egy egyedülálló kapcsolati adatokat tartalmazó eszközt nem lehet csak úgy kikapcsolni – előbb költöztetni kell.
3. Átfedésben van egy másikkal?
Két eszköz, amely mindkettő kapcsolatokat kezel, probléma – függetlenül attól, mennyire jó mindegyik önmagában. Átfedés esetén: az egyik nyer, a másik megy.
4. Ki ismeri a hozzáférési adatokat?
Ha a válasz „egy ember”, az kiesési kockázat. Ha a válasz „már senki”, akkor esetleg olyasmiért megy a terhelés, amit senki nem használ.
Tudtad?
A burjánzás legdrágább része semmilyen számlán nem szerepel: az az idő, amely azért telik el, mert egy kérdés nem válaszolható meg egyetlen rendszerben.
„Megkapta ez az ügyfél a legutóbbi hírlevelünket, és mit kérdezett azt megelőzően?” – ha a válasz három rendszerben áll, tíz percig tart tíz másodperc helyett. Heti húsz ilyen kérdésnél ez több óra. Ez az idő semmilyen költségkimutatásban nem bukkan fel, mégis ez a legnagyobb tétel.
Mire van valóban szüksége egy kis cégnek
| Terület | Kell? | Megjegyzés |
|---|---|---|
| Weboldal és tartalmak | igen | felépítéstől függően CMS-sel vagy anélkül |
| Kapcsolatok és ügyek | igen | nagyjából 2–3 ügyfélkapcsolatot tartó embertől |
| E-mail-kiküldés | igen | a szokásos postafióktól elkülönítve |
| Webanalitika | igen | egy, nem kettő párhuzamosan |
| Tárhely és együttműködés | igen | egy hely, nem három |
| Időpontok és feladatok | igen | gyakran már benne van a kapcsolatkezelő rendszerben |
| Tervezés, képek, videó | igény szerint | gyakran a legnagyobb burjánzási terület |
| Saját automatizálási platform | ritkán | csak több futó folyamatnál éri meg |
Összevonás három lépésben
- Leltár. Minden eszköz kilistázása – azokat is, amelyek magánbankkártyán futnak. Eszközönként: cél, költség, utolsó használat, kinek van hozzáférése, milyen adatok vannak benne. Két óra.
- Vezető forrás meghatározása adatfajtánként. Hol lesznek ezentúl vezetők a kapcsolatok? Hol a dokumentumok? Hol az időpontok? Fajtánként egy hely, írásban. Ez a meghatározás a tulajdonképpeni mag.
- Költözés kikapcsolási dátummal. A kikapcsolandó eszközökből az adatok exportálása, importálása, ellenőrzése – és egy dátum kitűzése, amelytől kezdve a régi rendszert már csak olvassátok, és nem gondozzátok tovább.
A leltár rendszeresen két olyan dolgot hoz felszínre, amellyel senki nem számolt: futó terheléseket olyan eszközökért, amelyeket több mint egy éve senki nem nyitott meg, és olyan hozzáféréseket, amelyek egy már nem a cégnél dolgozó személy nevére szólnak.
Mindkettő csendes probléma – az első pénzbe kerül, a második komoly helyzetben megakadályozhatja a saját adatokhoz való hozzáférést. Már önmagában ez a két lelet többnyire igazolja a két órát.
Segíts rendbe tenni az eszközállományunkat. Az eszközeink (név, cél, havi költség, utolsó használat, kinek van hozzáférése, milyen adatok vannak benne): [lista beillesztése] A helyzetünk: - Ügyfélkapcsolatot tartó személyek: [létszám] - Kapcsolatok összesen: [darabszám] - Ami ma rendszeresen tovább tart a szükségesnél: [vázlatpontok] Feladatok: 1. Válaszold meg eszközönként a négy kérdést: használták-e három hónapon belül, vannak-e benne egyedülálló adatok, van-e átfedés egy másikkal, ki ismeri a hozzáféréseket. Jelöld meg azokat az eszközöket, amelyeknél az adataim nem elegendők. 2. Nevezd meg az összes átfedést, és javasold párokként, melyik marad, és miért. 3. Határozz meg adatfajtánként – kapcsolatok, dokumentumok, időpontok, tartalmak – egy vezető forrást. 4. Nevezd meg azokat az eszközöket, amelyek költözés nélkül kikapcsolhatók, és azokat, amelyeknél előbb adatot kell költöztetni. 5. Számold ki az évente megspórolt költséget, és becsüld meg, mennyi időt spórol nekünk hetente az összevonás. 6. Nevezd meg a kikapcsolás kockázatait, és azt, mit kell előtte mentenünk. Ne ajánlj helyettesítő termékeket.
Összegzés
A burjánzás nem a rendetlenség jele, hanem sok helyes egyedi döntés természetes következménye. A rendrakás nem a darabszámon keresztül történik, hanem egy meghatározáson át: adatfajtánként egy vezető forrás.
A többi szinte magától következik ebből – és a kétórás leltár többnyire elég meglepetést hoz felszínre ahhoz, hogy megtérüljön, még mielőtt bármit is kikapcsoltatok volna.
Gyakori kérdések
Hány marketingeszközre van szüksége egy kis cégnek?
Öt-hat többnyire elég: weboldal, kapcsolatok és ügyek, a postafióktól elkülönített e-mail-kiküldés, egy webanalitika, egy tárhely és időpontok. A tervezőeszközök igény szerint jönnek hozzá; saját automatizálási platform csak több futó folyamatnál éri meg.
Miről ismerhető fel, hogy egy eszköz elhagyható?
Négy kérdésről: használták-e ténylegesen az elmúlt három hónapban? Vannak-e benne olyan adatok, amelyek máshol sehol nem teljesek? Átfedésben van-e egy másikkal? És ki ismeri a hozzáférési adatokat? Egy használat és egyedülálló adatok nélküli eszköz azonnal mehet.
Mibe kerül valójában az eszközburjánzás?
A legnagyobb tétel semmilyen számlán nem szerepel: az az idő, amely azért telik el, mert egy kérdés nem válaszolható meg egyetlen rendszerben. Ha a válasz három rendszerben áll, tíz percig tart tíz másodperc helyett – heti húsz ilyen kérdésnél ez több óra.
Hogyan járjunk el az összevonásnál?
Három lépésben: teljes leltár céllal, költséggel, utolsó használattal, hozzáférésekkel és a bennük lévő adatokkal; adatfajtánként egy vezető forrás meghatározása; és a költözés rögzített kikapcsolási dátummal, amelytől kezdve a régi rendszert már csak olvassátok.
Mit találunk többnyire a leltárnál?
Két dolgot, amellyel senki nem számol: futó terheléseket olyan eszközökért, amelyeket több mint egy éve senki nem nyitott meg, és olyan hozzáféréseket, amelyek egy már távozott személy nevére szólnak. A második komoly helyzetben megakadályozhatja a saját adatokhoz való hozzáférést.
Marketing, amely magát állítja be
A Studio Engine bétája nyitva áll. Foglalj helyet, és alakítsd az elejétől fogva.
Csatlakozom a bétához →