Vyčistit duplicitní kontakty, aniž byste přišli o data

To nejdůležitější

Před každým čištěním stojí úplná záloha – je to jediná cesta zpátky.
Slučuje se podle pevných pravidel pro každý druh pole, ne podle pocitu: nejnovější datum, nejdelší text, nejaktivnější historie.
Při slučování se nejspíš ztratí průběhy a souhlasy – obojí potřebuje vlastní pravidlo.
Bez prevence jsou duplicity za půl roku zpátky: povinné pole e-mail, kontrola při zakládání, jedna cesta importu.

Jak vznikají

Příčina	Typický vzorec
Různé způsoby zápisu	„Vzor s.r.o.“, „Vzor“, „vzor sro“
Několik formulářů bez porovnání	tentýž kontakt ze dvou příležitostí
Import bez kontroly duplicit	veletržní seznam založený celý znovu
Druhá adresa téhož člověka	pracovní a soukromá
Změna firmy	tentýž člověk, nová firma a adresa
Překlep při ručním zakládání	jedna číslice, jedno písmeno

Předposlední řádek je zvláštní případ: tentýž člověk v nové firmě není duplicita, ale nový případ s týmž člověkem. Kdo obojí sloučí, přijde o vazbu na starou firmu – a tím o historii.

Věděli jste, že…?

Nejtěžší ztrátou při slučování nejsou jména nebo adresy, ale souhlasy a průběhy. Když má záznam A doložený souhlas s newsletterem a záznam B ne, musí výsledek tento souhlas převzít – ale s původním datem a původním dokladem.

Sloučený záznam, u kterého se ztratí datum souhlasu a doklad, není jen neúplný – souhlas pak už není doložitelný. Proto k pravidlu „které pole vyhrává“ nezbytně patří samostatný řádek pro souhlasy.

Pravidla pro slučování

Druh pole	Pravidlo	Odůvodnění
Jméno, firma	úplnější verze	„Vzor s.r.o.“ poráží „Vzor“
E-mail	naposledy použitý	starý ponechat jako druhou adresu
Telefon	ponechat oba	druhá čísla bývají zřídka chybná
Adresa	naposledy potvrzená	ne naposledy zadaná
Poznámky	sloučit obě	nikdy nepřepisovat
Případy a průběhy	ponechat všechny	vlastní hodnota záznamu
Souhlasy	převzít s datem a dokladem	jinak už nejsou doložitelné
Námitky a odhlášení	vždy vyhrávají	námitka se nikdy nesmí ztratit

Pozor Poslední řádek není k jednání. Když jeden ze dvou záznamů nese odhlášení nebo námitku, platí pro sloučený. Jinak zase někdo dostane zprávy, kdo výslovně vznesl námitku – to je v tomhle procesu nejtrapnější a právně nejcitlivější chyba.

Postup v šesti krocích

Úplná záloha. Export všech záznamů se všemi poli, na místo, kde se dá znovu najít. Bez tohoto kroku nezačínat.
Najít kandidáty. Stejná e-mailová adresa je jistota; stejné jméno plus stejná firma je pravděpodobnost; podobné jméno samo o sobě je jen vodítko.
Jisté případy sloučit automaticky. Shodná e-mailová adresa – tam je pravděpodobnost chyby nízká.
Nejisté případy projít jednotlivě. Především stejná jména u různých firem. To trvá a nedá se to zkrátit.
Prověřit vzorek. Otevřít dvacet sloučených záznamů: jsou průběhy, poznámky a souhlasy úplné?
Zavést prevenci. Jinak se stav za půl roku obnoví.

Z praxe

Čtvrtý krok je ta část, kterou chce každý zkrátit, a zároveň ta část, ve které se dějí drahé chyby. Dva lidé se stejným jménem v různých firmách jsou dva lidé – automatickým sloučením vznikne záznam, který nepatří nikomu a jehož průběh míchá dva různé příběhy.

Tyhle případy jsou vzácné, ale jakmile se průběh smíchá, jsou nevratné. Proto platí: co není přes e-mailovou adresu jednoznačné, se rozhoduje ručně – i když to stojí půl dne.

Prevence

E-mail jako povinné pole a klíč

Kontakt bez e-mailové adresy se nedá spolehlivě porovnat. Kde to jde, je právě ona jednoznačným znakem.

Kontrola při zakládání

Než vznikne nový záznam, prověří se, jestli adresa už existuje – a pokud ano, otevře se stávající místo založení nového.

Jedna cesta importu

Veletržní seznamy, formuláře i ruční zápisy jdou stejnou cestou s kontrolou duplicit. Druhá cesta importu je nejčastějším zdrojem nových duplicit.

Sjednotit způsob zápisu

Název firmy s právní formou, telefonní číslo ve stejném formátu, adresa podle jednoho vzoru. Nezabrání to všem duplicitám, ale udělá je dohledatelnými.

Prompt

Pomoz mi vyčistit naše kontaktní údaje od duplicit.

Naše situace:
- Počet kontaktů: [počet]
- Systém: [název nebo „tabulka“]
- Pole, která vedeme: [seznam]
- Jak kontakty přicházejí: [formuláře, import, ručně]
- Vedeme souhlasy s datem a dokladem? [ano/ne]
- Existuje pole pro námitku nebo odhlášení? [ano/ne]

Úkoly:
1. Uveď mi znaky, podle kterých mám hledat kandidáty
   na duplicitu – odděleně podle jistý, pravděpodobný a
   jen vodítko.
2. Zformuluj pro každý náš druh pole pravidlo, která
   hodnota při slučování vyhrává. Souhlasy a námitky
   ošetři zvlášť a zdůvodni to.
3. Uveď případy, které v žádném případě nesmím sloučit
   automaticky.
4. Zformuluj kontrolní seznam pro vzorek po
   sloučení.
5. Navrhni tři opatření, která zabrání tomu, aby byly
   duplicity za půl roku zpátky – odpovídající našim
   vstupním cestám.
6. Uveď, co musím u tohoto čištění dodržet z hlediska
   ochrany osobních údajů.

Nevymýšlej si názvy polí, které jsem neuvedl.

Závěr

Čištění je ruční práce s jasnými pravidly: záloha, jisté případy automaticky, nejisté ručně, vzorek, prevence. Náročnou částí jsou nejisté případy a ta se nedá zkrátit, protože chybně sloučený průběh už nejde rozdělit.

Dvě pravidla stojí nad všemi ostatními: námitky a odhlášení vždycky vyhrávají a souhlasy se přebírají s datem a dokladem. Bez těch dvou má čistý seznam právně menší cenu než nečistý.

Časté otázky

Jak se najdou duplicitní kontakty?

Ve třech stupních jistoty: shodná e-mailová adresa je jistý zásah, stejné jméno plus stejná firma je pravděpodobné, podobné jméno samo o sobě je jen vodítko. Automaticky by se měla slučovat jen první skupina.

Podle jakých pravidel se slučuje?

Pro každý druh pole jedno pevné pravidlo: úplnější verze u jména a firmy, naposledy použitá e-mailová adresa, ponechat obě telefonní čísla, naposledy potvrzená adresa, poznámky sloučit místo přepsání, ponechat všechny případy, souhlasy převzít s datem a dokladem – a námitky vyhrávají vždycky.

Co se při slučování nejspíš ztratí?

Průběhy a souhlasy. Sloučený záznam, u kterého chybí datum souhlasu a doklad, není jen neúplný – souhlas pak už není doložitelný. Proto tento bod potřebuje vlastní pravidlo a kontrolu vzorku.

Které případy se nesmějí slučovat automaticky?

Stejná jména u různých firem – většinou jde o dva různé lidi. A tentýž člověk po změně firmy: to není duplicita, ale nový případ. Kdo obojí sloučí automaticky, nevratně smíchá průběhy.

Jak zabránit tomu, aby se duplicity vrátily?

Čtyřmi opatřeními: e-mailová adresa jako povinné pole a jednoznačný klíč, kontrola při zakládání nových kontaktů, právě jedna cesta importu s kontrolou duplicit, a jednotný způsob zápisu názvu firmy, telefonního čísla a adresy.