Curățarea contactelor duble, fără să pierzi date
Dublurile nu sunt o problemă de ordine, ci o problemă de încredere: de îndată ce același contact există de două ori cu stări deosebite, trebuie să verifici lista înainte să o crezi. Și tocmai atunci încetezi să o mai folosești.
Pe scurt
- Înaintea oricărei curățări stă o salvare completă – este singurul drum înapoi.
- Unirea se face după reguli fixe pentru fiecare fel de câmp, nu după simțire: data cea mai nouă, textul cel mai lung, istoricul cel mai bogat.
- Ce se pierde cel mai lesne la unire sunt istoricele și consimțămintele – amândouă cer o regulă proprie.
- Fără prevenire, dublurile se întorc în șase luni: e-mailul ca dată obligatorie, verificare la creare, o singură cale de import.
Cum apar
| Cauza | Tiparul obișnuit |
|---|---|
| Feluri deosebite de scriere | „Muster SRL”, „Muster”, „muster srl” |
| Mai multe formulare fără potrivire | același contact din două prilejuri |
| Import fără verificare de dubluri | lista de la târg creată în întregime din nou |
| A doua adresă a aceleiași persoane | de serviciu și personală |
| Schimbarea firmei | aceeași persoană, firmă și adresă noi |
| Greșeală de tastare la crearea manuală | o cifră, o literă |
Rândul penultim este un caz aparte: aceeași persoană la o firmă nouă nu este o dublură, ci un caz nou cu aceeași persoană. Cine unește cele două pierde legătura cu firma veche – și odată cu ea istoricul.
Știai că…?
Pierderea cea mai grea la unire nu sunt numele sau adresele, ci consimțămintele și istoricele. Dacă înregistrarea A are un consimțământ documentat pentru buletinul informativ, iar B nu, rezultatul trebuie să preia acest consimțământ – dar cu data de la început și cu dovada de la început.
O înregistrare unită la care se pierd data consimțământului și dovada nu este numai neîntreagă – consimțământul nu mai poate fi atunci dovedit. De aceea regula „ce câmp câștigă” cere neapărat un rând propriu pentru consimțăminte.
Regulile pentru unire
| Felul câmpului | Regula | Temeiul |
|---|---|---|
| Nume, firmă | varianta mai completă | „Muster SRL” bate „Muster” |
| cel folosit ultima oară | cel vechi se păstrează ca a doua adresă | |
| Telefon | se păstrează amândouă | al doilea număr este rareori greșit |
| Adresă | cea întărită ultima oară | nu cea introdusă ultima oară |
| Însemnări | se unesc amândouă | niciodată nu se suprascriu |
| Cazuri și istorice | se păstrează toate | valoarea propriu-zisă a înregistrării |
| Consimțăminte | se preiau cu dată și dovadă | altfel nu mai pot fi dovedite |
| Opoziții și dezabonări | câștigă întotdeauna | o opoziție nu are voie să se piardă niciodată |
Mersul lucrului în șase pași
- Salvare completă. Export al tuturor înregistrărilor cu toate câmpurile, într-un loc unde se poate găsi din nou. Fără pasul acesta nu începeți.
- Găsirea candidaților. Aceeași adresă de e-mail este sigură; același nume plus aceeași firmă este probabil; un nume asemănător, singur, este numai un semn.
- Unirea automată a cazurilor sigure. Adresă de e-mail identică – acolo probabilitatea de greșeală este mică.
- Privirea unul câte unul a cazurilor nesigure. Mai ales numele la fel la firme deosebite. Asta durează și nu se poate scurta.
- Verificarea unui eșantion. Deschideți douăzeci de înregistrări unite: sunt istoricele, însemnările și consimțămintele întregi?
- Punerea la punct a prevenirii. Altfel starea de dinainte se reface în șase luni.
Pasul al patrulea este partea pe care toți vor s-o scurteze și partea în care se întâmplă greșelile scumpe. Două persoane cu același nume la firme deosebite sunt două persoane – unite automat, iese o înregistrare care nu aparține nimănui și al cărei istoric amestecă două povești deosebite.
Aceste cazuri sunt rare, dar sunt fără întoarcere, de îndată ce istoricul s-a amestecat. De aceea este valabil: ce nu este limpede prin adresa de e-mail se hotărăște de mână – chiar dacă asta costă o jumătate de zi.
Prevenirea
E-mailul ca dată obligatorie și cheie
Un contact fără adresă de e-mail nu se poate potrivi cu nădejde. Unde se poate, ea este semnul care deosebește fără dubiu.
Verificarea la creare
Înainte să ia naștere o înregistrare nouă se verifică dacă adresa există deja – iar dacă da, se deschide cea de față în loc să se creeze una nouă.
O singură cale de import
Listele de la târg, formularele, intrările de mână merg pe aceeași cale, cu verificare de dubluri. A doua cale de import este izvorul cel mai des al dublurilor noi.
Unificarea felului de scriere
Numele firmei cu forma juridică, numărul de telefon în același format, adresa după un tipar. Asta nu împiedică toate dublurile, dar le face de găsit.
Ajută-mă să curăț datele noastre de contact de dubluri. Situația noastră: - Numărul de contacte: [număr] - Sistemul: [nume sau "tabel"] - Câmpurile pe care le ținem: [listă] - Cum intră contactele: [formulare, import, de mână] - Ținem consimțămintele cu dată și dovadă? [da / nu] - Există un câmp pentru opoziție sau dezabonare? [da / nu] Sarcini: 1. Numește-mi semnele după care ar trebui să caut candidați la dublură – despărțite în sigure, probabile și doar un semn. 2. Formulează pentru fiecare fel de câmp al nostru o regulă despre ce valoare câștigă la unire. Tratează consimțămintele și opozițiile aparte și argumentează. 3. Numește cazurile pe care nu am voie în niciun chip să le unesc automat. 4. Formulează o listă de verificare pentru eșantionul de după unire. 5. Propune trei măsuri care împiedică întoarcerea dublurilor în șase luni – potrivite cu căile noastre de intrare. 6. Numește la ce trebuie să iau aminte, din partea protecției datelor, la această curățare. Nu inventa nume de câmpuri pe care nu le-am numit.
Concluzie
Curățarea este muncă de mână cu reguli limpezi: salvare, cazuri sigure automat, cazuri nesigure de mână, eșantion, prevenire. Partea anevoioasă sunt cazurile nesigure, iar aceea nu se poate scurta, fiindcă un istoric unit greșit nu se mai poate despărți.
Două reguli stau deasupra tuturor celorlalte: opozițiile și dezabonările câștigă întotdeauna, iar consimțămintele se preiau cu dată și dovadă. Fără acestea două, o listă curată prețuiește juridic mai puțin decât una necurată.
Întrebări frecvente
Cum se găsesc contactele duble?
În trei trepte de siguranță: adresa de e-mail identică este o potrivire sigură, același nume plus aceeași firmă este probabilă, un nume asemănător singur este numai un semn. Numai prima grupă ar trebui unită automat.
După ce reguli se face unirea?
Pentru fiecare fel de câmp o regulă fixă: varianta mai completă la nume și firmă, adresa de e-mail folosită ultima oară, păstrarea amândurora numerelor de telefon, adresa întărită ultima oară, unirea însemnărilor în loc de suprascriere, păstrarea tuturor cazurilor, preluarea consimțămintelor cu dată și dovadă – iar opozițiile câștigă întotdeauna.
Ce se pierde cel mai lesne la unire?
Istoricele și consimțămintele. O înregistrare unită la care lipsesc data consimțământului și dovada nu este numai neîntreagă – consimțământul nu mai poate fi atunci dovedit. De aceea punctul acesta cere o regulă proprie și o verificare pe eșantion.
Ce cazuri nu au voie să fie unite automat?
Numele la fel la firme deosebite – acelea sunt de obicei două persoane deosebite. Și aceeași persoană după o schimbare de firmă: aceea nu este o dublură, ci un caz nou. Cine unește automat amândouă amestecă istoricele fără întoarcere.
Cum se împiedică întoarcerea dublurilor?
Prin patru măsuri: adresa de e-mail ca dată obligatorie și cheie care deosebește fără dubiu, o verificare la crearea contactelor noi, exact o singură cale de import cu verificare de dubluri și un fel unitar de scriere pentru numele firmei, numărul de telefon și adresă.
Marketing care se configurează singur
Beta Studio Engine este deschisă. Rezervă-ți locul și contribuie de la început.
Participă la beta →