Očistiti dvostruke kontakte bez gubitka podataka
Dvojnici nisu problem urednosti nego problem povjerenja: čim isti kontakt postoji dvaput s različitim stanjem, popis treba provjeriti prije nego što mu se povjeruje. I upravo tada prestaje njegova upotreba.
Najvažnije ukratko
- Pred svakim čišćenjem stoji potpuna sigurnosna kopija – ona je jedini put natrag.
- Spaja se po čvrstim pravilima za svaku vrstu polja, ne po osjećaju: najnoviji datum, najdulji tekst, najživlja povijest.
- Pri spajanju najprije se gube tijekovi i privole – oboje traži vlastito pravilo.
- Bez sprječavanja dvojnici su za šest mjeseci natrag: e-pošta kao obvezno polje, provjera pri unosu, jedan put uvoza.
Kako nastaju
| Uzrok | Uobičajen obrazac |
|---|---|
| Različiti načini pisanja | «Primjer d.o.o.», «Primjer», «primjer d.o.o.» |
| Više obrazaca bez usklađivanja | isti kontakt iz dvaju povoda |
| Uvoz bez provjere dvojnika | sajamski popis unesen posve iznova |
| Druga adresa iste osobe | službena i privatna |
| Promjena tvrtke | ista osoba, nova tvrtka i adresa |
| Pogreška pri ručnom unosu | jedna znamenka, jedno slovo |
Pretposljednji je redak poseban slučaj: ista osoba u novoj tvrtki nije dvojnik nego novi predmet s istom osobom. Tko oboje spoji, gubi pridruživanje staroj tvrtki – a time i povijest.
Jeste li znali?
Najteži gubitak pri spajanju nisu imena ili adrese nego privole i tijekovi. Ako zapis A ima dokumentiranu privolu za newsletter, a B nema, ishod tu privolu mora preuzeti – ali s izvornim datumom i izvornim dokazom.
Spojen zapis kod kojega se datum privole i dokaz izgube nije samo nepotpun – privola se tada više ne može dokazati. Zato uz pravilo «koje polje pobjeđuje» nužno spada zaseban redak za privole.
Pravila za spajanje
| Vrsta polja | Pravilo | Obrazloženje |
|---|---|---|
| Ime, tvrtka | potpunija inačica | «Primjer d.o.o.» nadmašuje «Primjer» |
| E-pošta | posljednja upotrijebljena | staru zadržati kao drugu adresu |
| Telefon | zadržati oba | drugi brojevi rijetko su pogrešni |
| Adresa | posljednja potvrđena | ne posljednja unesena |
| Bilješke | spojiti obje | nikada ne prepisivati |
| Predmeti i tijekovi | zadržati sve | prava vrijednost zapisa |
| Privole | preuzeti s datumom i dokazom | inače se više ne mogu dokazati |
| Prigovori i odjave | uvijek pobjeđuju | prigovor se nikada ne smije izgubiti |
Tijek u šest koraka
- Potpuna sigurnosna kopija. Izvoz svih zapisa sa svim poljima, na mjestu na kojemu se opet može naći. Bez tog koraka ne počinjati.
- Naći kandidate. Ista adresa e-pošte sigurna je; isto ime plus ista tvrtka vjerojatno je; slično ime samo za sebe tek je naznaka.
- Sigurne slučajeve spojiti samodjelno. Istovjetna adresa e-pošte – ondje je vjerojatnost pogreške malena.
- Nesigurne slučajeve pogledati pojedinačno. Prije svega ista imena u različitim tvrtkama. To traje i ne može se skratiti.
- Provjeriti uzorak. Otvoriti dvadeset spojenih zapisa: jesu li tijekovi, bilješke i privole potpuni?
- Postaviti sprječavanje. Inače je stanje za šest mjeseci uspostavljeno iznova.
Četvrti je korak dio koji svi žele skratiti i dio u kojemu se događaju skupe pogreške. Dvije osobe s istim imenom u različitim tvrtkama dvije su osobe – samodjelnim spajanjem nastaje zapis koji nije ničiji i čiji tijek miješa dvije različite priče.
Ti su slučajevi rijetki, ali su nepovratni čim je tijek pomiješan. Zato vrijedi: što nije jednoznačno preko adrese e-pošte, odlučuje se ručno – pa i kada to stoji pola dana.
Sprječavanje
E-pošta kao obvezno polje i ključ
Kontakt bez adrese e-pošte ne može se pouzdano uskladiti. Gdje je moguće, ona je jednoznačno obilježje.
Provjera pri unosu
Prije nego što nastane nov zapis, provjerava se postoji li adresa već – i ako da, otvara se postojeći umjesto da se unosi nov.
Jedan put uvoza
Sajamski popisi, obrasci, ručni unosi idu istim putom s provjerom dvojnika. Drugi je put uvoza najčešći izvor novih dvojnika.
Ujednačiti načine pisanja
Naziv tvrtke s pravnim oblikom, telefonski broj u istom obliku, adresa po jednom obrascu. To ne sprječava sve dvojnike, ali ih čini pronalazivima.
Pomozi mi očistiti naše podatke o kontaktima od dvojnika. Naše stanje: - Broj kontakata: [broj] - Sustav: [naziv ili «tablica»] - Polja koja vodimo: [popis] - Kako kontakti ulaze: [obrasci, uvoz, ručno] - Vodimo li privole s datumom i dokazom? [da/ne] - Postoji li polje za prigovor ili odjavu? [da/ne] Zadaci: 1. Navedi mi obilježja po kojima bih trebala tražiti kandidate za dvojnike – odvojeno po sigurno, vjerojatno i tek naznaka. 2. Sroči za svaku našu vrstu polja pravilo koja vrijednost pri spajanju pobjeđuje. Privole i prigovore obradi zasebno i obrazloži. 3. Navedi slučajeve koje ni u kojem slučaju ne smijem samodjelno spajati. 4. Sroči popis za provjeru uzorka nakon spajanja. 5. Predloži tri mjere koje sprječavaju da se dvojnici za šest mjeseci vrate – prikladne našim ulaznim putovima. 6. Navedi na što pri ovom čišćenju moram paziti s obzirom na zaštitu podataka. Ne izmišljaj nazive polja koje nisam navela.
Zaključak
Čišćenje je ručni rad s jasnim pravilima: sigurnosna kopija, sigurni slučajevi samodjelno, nesigurni ručno, uzorak, sprječavanje. Naporan su dio nesigurni slučajevi, a on se ne može skratiti jer se pogrešno spojen tijek više ne može razdvojiti.
Dva pravila stoje iznad svih ostalih: prigovori i odjave uvijek pobjeđuju, a privole se preuzimaju s datumom i dokazom. Bez tih dvaju čist popis pravno vrijedi manje od nečistoga.
Česta pitanja
Kako se pronalaze dvostruki kontakti?
U trima stupnjevima sigurnosti: istovjetna adresa e-pošte siguran je pogodak, isto ime plus ista tvrtka vjerojatno je, slično ime samo za sebe tek je naznaka. Samo bi se prva skupina trebala spajati samodjelno.
Po kojim se pravilima spaja?
Za svaku vrstu polja jedno čvrsto pravilo: potpunija inačica kod imena i tvrtke, posljednja upotrijebljena adresa e-pošte, zadržati oba telefonska broja, posljednja potvrđena adresa, bilješke spojiti umjesto prepisati, zadržati sve predmete, privole preuzeti s datumom i dokazom – a prigovori uvijek pobjeđuju.
Što se pri spajanju najprije gubi?
Tijekovi i privole. Spojen zapis kojemu nedostaju datum privole i dokaz nije samo nepotpun – privola se tada više ne može dokazati. Zato ta točka traži vlastito pravilo i provjeru uzorka.
Koji se slučajevi ne smiju spajati samodjelno?
Ista imena u različitim tvrtkama – to su najčešće dvije različite osobe. I ista osoba nakon promjene tvrtke: to nije dvojnik nego nov predmet. Tko oboje spoji samodjelno, nepovratno miješa tijekove.
Kako spriječiti povratak dvojnika?
Kroz četiri mjere: adresa e-pošte kao obvezno polje i jednoznačan ključ, provjera pri unosu novih kontakata, točno jedan put uvoza s provjerom dvojnika i ujednačeni načini pisanja za naziv tvrtke, telefonski broj i adresu.
Marketing koji se sam postavlja
Beta verzija Studio Enginea je otvorena. Osigurajte mjesto i sudjelujte od početka.
Pridruži se beti →