Limpar contactos duplicados sem perder dados

O essencial

Antes de qualquer limpeza há uma cópia de segurança completa – é o único caminho de volta.
Funde-se segundo regras fixas por tipo de campo, não por instinto: data mais recente, texto mais longo, histórico mais ativo.
O que mais se perde na fusão são os históricos e os consentimentos – ambos precisam de uma regra própria.
Sem prevenção, os duplicados voltam em seis meses: e-mail como campo obrigatório, verificação na criação, um único caminho de importação.

Como nascem

Causa	Padrão típico
Grafias diferentes	«Exemplo Lda.», «Exemplo», «exemplo lda»
Vários formulários sem cruzamento	o mesmo contacto por dois motivos
Importação sem verificação de duplicados	lista de feira criada toda de novo
Segundo endereço da mesma pessoa	profissional e privado
Mudança de empresa	a mesma pessoa, nova empresa e morada
Gralhas na criação manual	um algarismo, uma letra

A penúltima linha é um caso especial: a mesma pessoa numa empresa nova não é um duplicado, é um processo novo com a mesma pessoa. Quem fundir ambos perde a atribuição à empresa antiga – e com ela o histórico.

Sabia que…?

A perda mais grave na fusão não são os nomes nem as moradas, são os consentimentos e os históricos. Se o registo A tiver um consentimento documentado para a newsletter e o B não, o resultado tem de assumir esse consentimento – mas com a data original e a prova original.

Um registo fundido em que a data e a prova do consentimento se perdem não é apenas incompleto – o consentimento deixa de ser demonstrável. Por isso, à regra de «que campo ganha» pertence obrigatoriamente uma linha própria para os consentimentos.

As regras da fusão

Tipo de campo	Regra	Fundamentação
Nome, empresa	a versão mais completa	«Exemplo Lda.» vence «Exemplo»
E-mail	o usado por último	manter o antigo como segundo endereço
Telefone	manter ambos	os segundos números raramente estão errados
Morada	a confirmada por último	não a introduzida por último
Notas	juntar ambas	nunca sobrescrever
Processos e históricos	manter todos	o verdadeiro valor do registo
Consentimentos	assumir com data e prova	senão deixam de ser demonstráveis
Oposições e cancelamentos	ganham sempre	uma oposição nunca pode perder-se

Atenção A última linha não é negociável. Se um dos dois registos tiver um cancelamento ou uma oposição, esse vale para o registo fundido. Caso contrário, alguém que se opôs expressamente volta a receber mensagens – é o erro mais embaraçoso e juridicamente mais delicado deste processo.

O processo em seis passos

Cópia de segurança completa. Exportação de todos os registos com todos os campos, num sítio onde possa ser reencontrada. Sem este passo, não começar.
Encontrar candidatos. O mesmo endereço de e-mail é seguro; o mesmo nome mais a mesma empresa é provável; um nome parecido sozinho é apenas um indício.
Fundir automaticamente os casos seguros. Endereço de e-mail idêntico – aí a probabilidade de erro é baixa.
Ver um a um os casos incertos. Sobretudo nomes iguais em empresas diferentes. Isso demora e não se pode encurtar.
Verificar uma amostra. Abrir vinte registos fundidos: os históricos, as notas e os consentimentos estão completos?
Montar a prevenção. Senão, o estado restabelece-se em seis meses.

Da prática

O passo quatro é a parte que todos querem encurtar, e a parte em que acontecem os erros caros. Duas pessoas com o mesmo nome em empresas diferentes são duas pessoas – fundidas automaticamente, nasce um registo que não pertence a ninguém e cujo histórico mistura duas histórias diferentes.

Estes casos são raros, mas são irreversíveis assim que o histórico fica misturado. Por isso vale: o que não for inequívoco pelo endereço de e-mail é decidido à mão – mesmo que isso custe meio dia.

Prevenir

E-mail como campo obrigatório e chave

Um contacto sem endereço de e-mail não se consegue cruzar com fiabilidade. Onde for possível, é ele a característica inequívoca.

Verificação na criação

Antes de nascer um registo novo, verifica-se se o endereço já existe – e, se existir, abre-se o registo existente em vez de criar um novo.

Um único caminho de importação

As listas de feira, os formulários e as entradas manuais passam pelo mesmo caminho, com verificação de duplicados. O segundo caminho de importação é a origem mais frequente de novos duplicados.

Uniformizar as grafias

Nome da empresa com forma jurídica, número de telefone no mesmo formato, morada segundo um padrão. Não evita todos os duplicados, mas torna-os localizáveis.

Prompt

Ajuda-me a limpar os nossos dados de contacto de duplicados.

A nossa situação:
- Número de contactos: [número]
- Sistema: [nome ou "folha de cálculo"]
- Campos que mantemos: [lista]
- Como entram os contactos: [formulários, importação, manual]
- Mantemos os consentimentos com data e prova? [sim/não]
- Existe um campo para oposição ou cancelamento? [sim/não]

Tarefas:
1. Indica-me as características pelas quais devo procurar
   candidatos a duplicados – separadas em seguro, provável e
   apenas um indício.
2. Formula, para cada um dos nossos tipos de campo, uma regra
   sobre que valor ganha na fusão. Trata os consentimentos e as
   oposições em separado e fundamenta.
3. Indica os casos que não posso, de forma alguma, fundir
   automaticamente.
4. Formula uma lista de verificação para a amostra depois da
   fusão.
5. Propõe três medidas que impeçam os duplicados de voltarem em
   seis meses – adequadas aos nossos caminhos de entrada.
6. Indica o que tenho de ter em conta na proteção de dados nesta
   limpeza.

Não inventes nomes de campos que eu não tenha indicado.

Conclusão

Limpar é trabalho manual com regras claras: cópia de segurança, casos seguros em automático, casos incertos à mão, amostra, prevenção. A parte trabalhosa são os casos incertos, e essa não se encurta, porque um histórico mal fundido já não se separa.

Duas regras estão acima de todas as outras: as oposições e os cancelamentos ganham sempre, e os consentimentos são assumidos com data e prova. Sem estas duas, uma lista limpa vale juridicamente menos do que uma suja.

Perguntas frequentes

Como se encontram contactos duplicados?

Em três níveis de segurança: um endereço de e-mail idêntico é um acerto seguro, o mesmo nome mais a mesma empresa é provável, um nome parecido sozinho é apenas um indício. Só o primeiro grupo deve ser fundido automaticamente.

Por que regras se funde?

Uma regra fixa por tipo de campo: a versão mais completa no nome e na empresa, o e-mail usado por último, manter ambos os números de telefone, a morada confirmada por último, juntar as notas em vez de sobrescrever, manter todos os processos, assumir os consentimentos com data e prova – e as oposições ganham sempre.

O que mais se perde na fusão?

Os históricos e os consentimentos. Um registo fundido em que faltam a data e a prova do consentimento não é apenas incompleto – o consentimento deixa de ser demonstrável. Por isso este ponto precisa de uma regra própria e de uma verificação por amostragem.

Que casos não se podem fundir automaticamente?

Os nomes iguais em empresas diferentes – são normalmente duas pessoas diferentes. E a mesma pessoa depois de uma mudança de empresa: isso não é um duplicado, é um processo novo. Quem funde ambos automaticamente mistura históricos de forma irreversível.

Como se evita que os duplicados voltem?

Por quatro medidas: o endereço de e-mail como campo obrigatório e chave inequívoca, uma verificação na criação de contactos novos, exatamente um caminho de importação com verificação de duplicados, e grafias uniformes para o nome da empresa, o número de telefone e a morada.