Ripulire i contatti doppi senza perdere dati

In breve

Prima di ogni pulizia c'è un backup completo: è l'unica via di ritorno.
Si unisce secondo regole fisse per tipo di campo, non a sensazione: data più recente, testo più lungo, storico più ricco.
Ciò che si perde più facilmente nell'unione sono le cronologie e i consensi: entrambi richiedono una regola propria.
Senza prevenzione i duplicati tornano in sei mesi: e-mail come campo obbligatorio, verifica alla creazione, un solo canale di importazione.

Come nascono

Causa	Schema tipico
Grafie diverse	«Muster GmbH», «Muster», «muster gmbh»
Più moduli senza allineamento	lo stesso contatto da due occasioni
Importazione senza controllo dei duplicati	elenco da fiera creato daccapo
Secondo indirizzo della stessa persona	lavorativo e privato
Cambio di azienda	stessa persona, nuova azienda e nuovo indirizzo
Errori di battitura nella creazione manuale	una cifra, una lettera

La penultima riga è un caso particolare: la stessa persona in una nuova azienda non è un duplicato ma una nuova pratica con la stessa persona. Chi unisce le due cose perde l'attribuzione all'azienda precedente, e con essa lo storico.

Lo sapevi?

La perdita più grave nell'unione non sono i nomi o gli indirizzi, ma i consensi e le cronologie. Se il record A ha un consenso documentato alla newsletter e il record B no, il risultato deve riprendere quel consenso, ma con la data originale e la prova originale.

Un record unito in cui la data del consenso e la prova vanno perse non è solo incompleto: il consenso non è più dimostrabile. Per questo alla regola «quale campo vince» serve per forza una riga dedicata ai consensi.

Le regole per l'unione

Tipo di campo	Regola	Motivo
Nome, azienda	la versione più completa	«Muster GmbH» batte «Muster»
E-mail	quella usata per ultima	tenere la vecchia come secondo indirizzo
Telefono	tenere entrambi	i secondi numeri sono raramente sbagliati
Indirizzo	quello confermato per ultimo	non quello inserito per ultimo
Note	unire entrambe	mai sovrascrivere
Pratiche e cronologie	tenere tutte	è il vero valore del record
Consensi	riprendere con data e prova	altrimenti non più dimostrabili
Opposizioni e disiscrizioni	vincono sempre	un'opposizione non deve mai andare persa

Attenzione L'ultima riga non è negoziabile. Se uno dei due record porta una disiscrizione o un'opposizione, quella vale per il record unito. Altrimenti riceve di nuovo messaggi qualcuno che si era espressamente opposto: è l'errore più imbarazzante e più delicato sul piano giuridico di tutta l'operazione.

Il procedimento in sei passi

Backup completo. Esportazione di tutti i record con tutti i campi, in un luogo dove sia ritrovabile. Senza questo passo non si comincia.
Trovare i candidati. Stesso indirizzo e-mail è certo; stesso nome più stessa azienda è probabile; nome simile da solo è solo un indizio.
Unire in automatico i casi certi. Indirizzo e-mail identico: lì la probabilità di errore è bassa.
Guardare uno per uno i casi incerti. Soprattutto i nomi uguali in aziende diverse. Richiede tempo e non si può abbreviare.
Verificare a campione. Aprire venti record uniti: cronologie, note e consensi sono completi?
Attivare la prevenzione. Altrimenti in sei mesi la situazione è di nuovo quella di prima.

Dalla pratica

Il passo quattro è la parte che tutti vogliono abbreviare, ed è la parte in cui accadono gli errori costosi. Due persone con lo stesso nome in aziende diverse sono due persone: unite in automatico producono un record che non appartiene a nessuno e la cui cronologia mescola due storie diverse.

Questi casi sono rari, ma sono irreversibili una volta che le cronologie sono mescolate. Per questo vale: ciò che non è univoco tramite l'indirizzo e-mail si decide a mano, anche se costa mezza giornata.

Prevenire

E-mail come campo obbligatorio e chiave

Un contatto senza indirizzo e-mail non si può allineare in modo affidabile. Dove è possibile, è quello il dato univoco.

Verifica alla creazione

Prima che nasca un nuovo record si verifica se l'indirizzo esista già, e in caso affermativo si apre quello esistente invece di crearne uno nuovo.

Un solo canale di importazione

Elenchi da fiera, moduli e inserimenti manuali passano dallo stesso canale con controllo dei duplicati. Il secondo canale è la fonte più frequente di nuovi duplicati.

Uniformare le grafie

Nome dell'azienda con la forma societaria, numero di telefono nello stesso formato, indirizzo secondo uno schema. Non evita tutti i duplicati, ma li rende individuabili.

Prompt

Aiutami a ripulire i nostri dati di contatto dai duplicati.

La nostra situazione:
- Numero di contatti: [numero]
- Sistema: [nome o "foglio di calcolo"]
- Campi che gestiamo: [elenco]
- Come entrano i contatti: [moduli, importazione, manuale]
- Registriamo i consensi con data e prova? [sì/no]
- Esiste un campo per opposizione o disiscrizione? [sì/no]

Compiti:
1. Indicami le caratteristiche in base a cui cercare i candidati
   duplicati, distinte in certe, probabili e solo indizio.
2. Formula per ogni nostro tipo di campo una regola su quale
   valore vinca nell'unione. Tratta a parte consensi e
   opposizioni e motiva.
3. Indica i casi che non devo assolutamente unire in automatico.
4. Formula una lista di controllo per la verifica a campione
   dopo l'unione.
5. Proponi tre misure che impediscano il ritorno dei duplicati
   entro sei mesi, adatte ai nostri canali d'ingresso.
6. Indica che cosa devo osservare sul piano della protezione dei
   dati in questa pulizia.

Non inventare nomi di campo che non ho indicato.

Conclusione

Ripulire è lavoro manuale con regole chiare: backup, casi certi in automatico, casi incerti a mano, verifica a campione, prevenzione. La parte impegnativa sono i casi incerti, e non si può abbreviare, perché una cronologia unita per errore non è più separabile.

Due regole stanno sopra tutte le altre: opposizioni e disiscrizioni vincono sempre, e i consensi si riprendono con data e prova. Senza queste due un elenco pulito vale sul piano giuridico meno di uno sporco.

Domande frequenti

Come si trovano i contatti doppi?

In tre livelli di certezza: indirizzo e-mail identico è un riscontro certo, stesso nome più stessa azienda è probabile, un nome simile da solo è solo un indizio. Solo il primo gruppo dovrebbe essere unito in automatico.

Secondo quali regole si uniscono?

Una regola fissa per ogni tipo di campo: la versione più completa per nome e azienda, l'indirizzo e-mail usato per ultimo, entrambi i numeri di telefono, l'indirizzo confermato per ultimo, le note unite invece che sovrascritte, tutte le pratiche mantenute, i consensi ripresi con data e prova, e le opposizioni che vincono sempre.

Che cosa si perde più facilmente nell'unione?

Cronologie e consensi. Un record unito in cui mancano la data del consenso e la prova non è solo incompleto: il consenso non è più dimostrabile. Per questo quel punto richiede una regola propria e una verifica a campione.

Quali casi non si devono unire in automatico?

I nomi uguali in aziende diverse: di solito sono due persone diverse. E la stessa persona dopo un cambio di azienda: non è un duplicato ma una nuova pratica. Chi unisce automaticamente entrambi mescola le cronologie in modo irreversibile.

Come si impedisce il ritorno dei duplicati?

Con quattro misure: l'indirizzo e-mail come campo obbligatorio e chiave univoca, una verifica alla creazione di nuovi contatti, esattamente un canale di importazione con controllo dei duplicati, e grafie uniformi per nome dell'azienda, numero di telefono e indirizzo.