Afkort salgscyklussen: Hvor i forløbet tiden går tabt

Det vigtigste kort

Mål først ventetiderne mellem skridtene, ikke den samlede varighed – dér ligger hovedparten.
Fem steder koster typisk mest tid, og tre af dem ligger i eget hus.
Det mest virkningsfulde tiltag er at aftale det næste skridt med dato ved slutningen af hver samtale.
Pres afkorter ikke, men forlænger – det skaber undvigelse i stedet for beslutninger.

Mål først, hvor tiden ligger

Den samlede varighed siger intet om, hvor man kan sætte ind. Det bliver først nyttigt, når tiden mellem de enkelte skridt er synlig.

Afsnit	Hvad der måles	Hvem der venter
Forespørgsel til første kontakt	timer til dage	jer
Første kontakt til første samtale	dage	begge
Første samtale til tilbud	dage til uger	jer
Tilbud til tilbagemelding	uger	kunden
Tilbagemelding til lukning	dage til uger	begge

Ved tyve afsluttede sager fra det seneste år rækker den opstilling til at se, hvor tiden faktisk bliver brugt. I de fleste tilfælde ligger de tre største poster ikke dér, hvor man formoder dem.

Vidste du det?

Det største enkelte tidstab ligger næsten altid mellem den første samtale og tilbuddet – altså fuldstændigt i eget hus. Mellem samtalen og det afsendte tilbud går der ofte en til tre uger, fyldt med interne afstemninger og med at vente på et bidrag.

Kunden er ikke uvirksom i den tid: vedkommende indhenter sammenligningstilbud, taler internt, og den indledende interesse mister sin hastende karakter. Et tilbud, der kommer tre dage efter samtalen, møder en anden situation end et efter tre uger – også når det indholdsmæssigt er identisk.

De fem steder, og hvad der virker dér

1. Reaktion på forespørgslen

Taber: timer til dage. Virker: Øjeblikkelig modtagelsesbekræftelse med tidsangivelse, tilbagekald inden for en arbejdsdag, fast ansvar med afløserregel.

Indsats: 4 timer én gang

2. Aftale af møde

Taber: 3 til 10 dage. Virker: To konkrete mødeforslag i den første kontakt i stedet for spørgsmålet »hvornår passer det jer?« – eller et mødelink.

Indsats: 1 time

3. Udarbejdelse af tilbud

Taber: 1 til 3 uger. Virker: En tilbudsskabelon med forberedte byggesten, en fast frist på tre arbejdsdage, og indhentning af alle nødvendige oplysninger under samtalen.

Indsats: 1 dag én gang

4. Beslutningsfasen hos kunden

Taber: uger. Virker: Spørg under samtalen til beslutningsvejen og aftal det næste skridt med dato – følg ikke op uden en aftale.

Indsats: ingen, kun et spørgsmål

5. Formaliteter

Taber: dage til uger. Virker: Stil kontraktdokumenter og databeskyttelsesoplysninger til rådighed på forhånd i stedet for først efter tilsagnet – så løber de parallelt med beslutningen.

Indsats: 2 timer én gang

Det ene spørgsmål

Det mest virkningsfulde enkelttiltag koster intet: ved slutningen af hver samtale aftales det næste skridt med dato.

Ikke »jeg vender tilbage«, men: »Jeg sender tilbuddet inden torsdag. Passer det jer, at vi taler kort sammen tirsdagen efter?« Dermed står der en aftale i kalenderen hos begge sider – og ingen behøver at følge op, fordi den næste kontakt allerede er aftalt.

Tip Det andet nyttige spørgsmål i den første samtale lyder: »Hvem skal sige god for det hos jer, og hvordan forløber det hos jer?« Svaret røber, om en beslutning er mulig om to uger eller om to kvartaler – og begge dele er en brugbar oplysning, i modsætning til en formodning.

Fra praksis

Forsøget på at afkorte cyklussen gennem pres – tidsbegrænsede tilbud, hyppigere opfølgning – virker jævnligt modsat. Den, der føler sig presset, undviger, og af et klart svar bliver der et »jeg vender tilbage«.

Det, der faktisk afkorter, er aflastning: at tage det arbejde fra kunden, som står mellem vedkommende og beslutningen. Den interne sammenfatning, som kan sendes videre; svaret på det spørgsmål, chefen vil stille; kontraktdokumenterne, der allerede er gennemgået. Cyklussen afkortes, når I overtager arbejde, ikke når I skaber pres.

Prompt

Hjælp mig med at finde ud af, hvor i vores salgsforløb tiden
går tabt.

Vores seneste sager (pr. række: dato for forespørgsel, dato for
første kontakt, dato for første samtale, dato for tilbud, dato for
tilbagemelding, dato for lukning eller afslag):
[indsæt tabel]

Desuden:
- Hvordan tilbud bliver til hos os: [beskrivelse]
- Hvem der skal bidrage internt: [roller]
- Spørger vi i den første samtale til beslutningsvejen? [ja/nej]
- Aftaler vi et møde ved samtalens slutning? [ja/nej]

Opgaver:
1. Beregn medianvarigheden pr. afsnit og vis, hvilke
   tre afsnit der bruger mest tid.
2. Sig mig ved hvert af de tre, om ventetiden ligger hos os eller
   hos kunden.
3. Nævn pr. afsnit det konkrete tiltag med det bedste
   forhold mellem indsats og virkning.
4. Formulér to spørgsmål til vores første samtale: et om
   beslutningsvejen, et om mødeaftalen til sidst.
5. Nævn, hvilket arbejde vi kunne tage fra kunden, så
   den interne beslutning løber hurtigere.

Opfind ingen tider. Hvor der mangler data, så sig hvilke.

Konklusion

Mål først, hvor tiden ligger – som regel ikke dér, hvor man formoder den. I de fleste tilfælde ligger de største poster i eget hus: mellem forespørgsel og reaktion, mellem samtale og tilbud.

Og det mest virkningsfulde tiltag koster intet: aftal ved slutningen af hver samtale det næste skridt med dato. Alt andet er aflastning af kunden – ikke pres på vedkommende.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan afkorter man en salgscyklus?

Ved først at måle, hvor tiden faktisk bliver brugt – ventetiderne mellem skridtene, ikke den samlede varighed. Som regel ligger de største poster i eget hus: mellem forespørgsel og reaktion samt mellem den første samtale og tilbuddet.

Hvor går mest tid tabt?

Næsten altid mellem den første samtale og tilbuddet – ofte en til tre uger, fyldt med interne afstemninger. Kunden er ikke uvirksom i den tid: vedkommende indhenter sammenligningstilbud, og den indledende interesse mister sin hastende karakter.

Hvad er det mest virkningsfulde enkelttiltag?

At aftale det næste skridt med dato ved slutningen af hver samtale – ikke »jeg vender tilbage«, men en konkret aftale om den næste kontakt. Dermed står aftalen i begge kalendere, og ingen behøver at følge op.

Hjælper det at lægge pres på?

Nej, det virker jævnligt modsat. Den, der føler sig presset, undviger, og af et klart svar bliver der en udsættelse. Det, der afkorter, er aflastning: at tage det arbejde fra kunden, som står mellem vedkommende og beslutningen – en sammenfatning, der kan sendes videre, gennemgåede kontraktdokumenter, svaret på den overordnedes spørgsmål.

Hvilket spørgsmål bør man stille i den første samtale?

»Hvem skal sige god for det hos jer, og hvordan forløber det?« Svaret viser, om en beslutning er mulig om to uger eller om to kvartaler. Begge dele er en brugbar oplysning – i modsætning til en formodning, som hele planlægningen ellers hviler på.