Forkorte salgssykluser: Hvor i forløpet tiden går tapt
En lang salgssyklus består sjelden av lang betenkning. Den består overveiende av ventetid – og den oppstår som regel på deres side, ikke på kundens.
Det viktigste kort
- Mål først ventetidene mellom trinnene, ikke den samlede varigheten – der ligger mesteparten.
- Fem steder koster typisk mest tid, og tre av dem ligger i eget hus.
- Det mest virkningsfulle tiltaket er å avtale neste trinn med dato ved slutten av hver samtale.
- Press forkorter ikke, det forlenger – det skaper unnvikelse i stedet for beslutninger.
Mål først hvor tiden ligger
Den samlede varigheten sier ingenting om hvor man kan sette inn. Det blir først nyttig når tiden mellom de enkelte trinnene er synlig.
| Avsnitt | Hva som måles | Hvem som venter |
|---|---|---|
| Forespørsel til førstekontakt | timer til dager | dere |
| Førstekontakt til førstesamtale | dager | begge |
| Førstesamtale til tilbud | dager til uker | dere |
| Tilbud til tilbakemelding | uker | kunden |
| Tilbakemelding til avtale | dager til uker | begge |
Med tjue avsluttede saker fra det siste året holder denne oppstillingen til å se hvor tiden faktisk brukes. I flertallet av tilfellene ligger de tre største postene ikke der man antar.
Visste du at …?
Det største enkelttapet av tid ligger nesten alltid mellom førstesamtale og tilbud – altså fullstendig i eget hus. Mellom samtalen og det utsendte tilbudet går det ofte én til tre uker, fylt med interne avklaringer og venting på bidrag fra andre.
Kunden er ikke uvirksom i den tiden: hun henter inn sammenligningstilbud, snakker internt, og den opprinnelige interessen mister sin hast. Et tilbud som kommer tre dager etter samtalen, møter en annen situasjon enn ett som kommer etter tre uker – selv om det er innholdsmessig identisk.
De fem stedene og hva som virker der
1. Reaksjonen på forespørselen
Taper: timer til dager. Virker: Umiddelbar mottaksbekreftelse med tidsangivelse, tilbakeringing innen én virkedag, fast ansvar med vikarordning.
Innsats: 4 timer én gang2. Å finne et møtetidspunkt
Taper: 3 til 10 dager. Virker: To konkrete forslag til tidspunkt allerede i den første kontakten i stedet for spørsmålet «når passer det for dere?» – eller en møtebookinglenke.
Innsats: 1 time3. Utarbeidingen av tilbudet
Taper: 1 til 3 uker. Virker: En tilbudsmal med forberedte byggeklosser, en fast frist på tre virkedager, og innhenting av alle nødvendige opplysninger allerede i samtalen.
Innsats: 1 dag én gang4. Beslutningsfasen hos kunden
Taper: uker. Virker: Spør i samtalen om beslutningsveien og avtal neste trinn med dato – ikke følg opp uten et avtalt tidspunkt.
Innsats: ingen, bare ett spørsmål5. Formalitetene
Taper: dager til uker. Virker: Gjør avtaledokumenter og personvernopplysninger tilgjengelige på forhånd i stedet for etter tilsagnet – da løper de parallelt med beslutningen.
Innsats: 2 timer én gangDet ene spørsmålet
Det mest virkningsfulle enkelttiltaket koster ingenting: ved slutten av hver samtale avtales neste trinn med dato.
Ikke «jeg tar kontakt», men: «Jeg sender tilbudet innen torsdag. Passer det for dere at vi tar en kort telefon tirsdagen etter?» Dermed står et tidspunkt i kalenderen hos begge sider – og ingen trenger å følge opp, fordi neste kontakt allerede er avtalt.
Forsøket på å forkorte syklusen med press – tidsbegrensede tilbud, hyppigere oppfølging – virker jevnlig motsatt. Den som føler seg presset, viker unna, og av et klart svar blir det et «jeg tar kontakt».
Det som faktisk forkorter, er avlastning: å ta fra kunden arbeidet som står mellom henne og beslutningen. Det interne sammendraget hun kan sende videre; svaret på spørsmålet sjefen hennes kommer til å stille; avtaledokumentene som allerede er gjennomgått. Syklusen forkortes når dere overtar arbeid, ikke når dere skaper press.
Hjelp meg å finne ut hvor tiden går tapt i salgsforløpet vårt. De siste sakene våre (per rad: dato forespørsel, dato førstekontakt, dato førstesamtale, dato tilbud, dato tilbakemelding, dato avtale eller avslag): [sett inn tabell] I tillegg: - Hvordan tilbud blir til hos oss: [beskrivelse] - Hvem som må bidra internt: [roller] - Spør vi om beslutningsveien i førstesamtalen? [ja/nei] - Avtaler vi et tidspunkt ved slutten av samtalen? [ja/nei] Oppgaver: 1. Regn ut mediantiden per avsnitt og vis hvilke tre avsnitt som bruker mest tid. 2. Si meg for hvert av disse tre om ventetiden ligger hos oss eller hos kunden. 3. Nevn per avsnitt det konkrete tiltaket med best forhold mellom innsats og virkning. 4. Formuler to spørsmål til førstesamtalen vår: ett om beslutningsveien, ett om å avtale et tidspunkt til slutt. 5. Nevn hvilket arbeid vi kunne ta fra kunden, slik at den interne beslutningen hennes går raskere. Ikke finn på tider. Der data mangler, si hvilke.
Konklusjon
Mål først hvor tiden ligger – som regel ikke der man antar. I de fleste tilfeller ligger de største postene i eget hus: mellom forespørsel og reaksjon, mellom samtale og tilbud.
Og det mest virkningsfulle tiltaket koster ingenting: avtal neste trinn med dato ved slutten av hver samtale. Alt videre er avlastning av kunden – ikke press på henne.
Vanlige spørsmål
Hvordan forkorter man en salgssyklus?
Ved først å måle hvor tiden faktisk brukes – ventetidene mellom trinnene, ikke den samlede varigheten. Som regel ligger de største postene i eget hus: mellom forespørsel og reaksjon samt mellom førstesamtale og tilbud.
Hvor går mest tid tapt?
Nesten alltid mellom førstesamtale og tilbud – ofte én til tre uker, fylt med interne avklaringer. Kunden er ikke uvirksom i den tiden: hun henter inn sammenligningstilbud, og den opprinnelige interessen mister sin hast.
Hva er det mest virkningsfulle enkelttiltaket?
Å avtale neste trinn med dato ved slutten av hver samtale – ikke «jeg tar kontakt», men et konkret tidspunkt for neste kontakt. Dermed står tidspunktet i begge kalendere, og ingen trenger å følge opp.
Hjelper det å bygge opp press?
Nei, det virker jevnlig motsatt. Den som føler seg presset, viker unna, og av et klart svar blir det en utsettelse. Det som forkorter, er avlastning: å ta fra kunden arbeidet som står mellom henne og beslutningen – et sammendrag hun kan sende videre, gjennomgåtte avtaledokumenter, svaret på spørsmålet fra hennes overordnede.
Hvilket spørsmål bør man stille i førstesamtalen?
«Hvem må godkjenne hos dere, og hvordan foregår det?» Svaret viser om en beslutning er mulig om to uker eller om to kvartaler. Begge deler er en brukbar opplysning – i motsetning til en antakelse som ellers hele planleggingen bygger på.
Markedsføring som setter seg opp selv
Betaen for Studio Engine er åpen. Sikre deg en plass og bidra fra starten.
Bli med i betaen →