Értékesítési ciklusok rövidítése: hol vész el az idő a folyamatban
Egy hosszú értékesítési ciklus ritkán áll hosszú gondolkodásból. Túlnyomórészt várakozási időből áll – és az többnyire a ti oldalatokon keletkezik, nem az ügyfélén.
A lényeg röviden
- Először a lépések közötti várakozási időket mérjétek, ne a teljes időtartamot – a nagyobbik rész ott van.
- Öt pont kerül tipikusan a legtöbb időbe, és ebből három házon belül van.
- A leghatásosabb intézkedés az, hogy minden beszélgetés végén dátummal megállapodtok a következő lépésről.
- A nyomás nem rövidít, hanem hosszabbít – kitérést szül döntések helyett.
Először mérjétek meg, hol van az idő
A teljes időtartam semmit nem mond arról, hol lehet beavatkozni. Csak akkor válik hasznossá, ha láthatóvá válik az egyes lépések közötti idő.
| Szakasz | Amit mértek | Ki vár |
|---|---|---|
| Megkereséstől az első kapcsolatig | órák–napok | ti |
| Első kapcsolattól az első beszélgetésig | napok | mindketten |
| Első beszélgetéstől az ajánlatig | napok–hetek | ti |
| Ajánlattól a visszajelzésig | hetek | az ügyfél |
| Visszajelzéstől a lezárásig | napok–hetek | mindketten |
Az elmúlt év húsz lezárt ügyénél ez a kimutatás elég ahhoz, hogy lássátok, hol fogy ténylegesen az idő. Az esetek többségében a három legnagyobb tétel nem ott van, ahol sejtenétek.
Tudtad?
A legnagyobb egyedi időveszteség szinte mindig az első beszélgetés és az ajánlat között van – vagyis teljes egészében házon belül. A beszélgetés és az elküldött ajánlat között gyakran egy-három hét telik el, tele belső egyeztetésekkel és egy háttérmunka bevárásával.
Az ügyfél ez alatt nem tétlen: összehasonlító ajánlatokat kér be, házon belül egyeztet, a kezdeti érdeklődés pedig veszít a sürgősségéből. Egy ajánlat, amely három nappal a beszélgetés után érkezik, más helyzetet talál, mint egy három hét után – akkor is, ha tartalmilag azonos.
Az öt pont, és ami ott hat
1. Reagálás a megkeresésre
Veszít: órákat–napokat. Hat: azonnali beérkezési visszaigazolás időmegjelöléssel, visszahívás egy munkanapon belül, rögzített felelősség helyettesítési szabállyal.
Ráfordítás: 4 óra, egyszeri2. Időpont-egyeztetés
Veszít: 3–10 napot. Hat: két konkrét időpontjavaslat az első kapcsolatfelvételben a „mikor felel meg Önnek?” kérdés helyett – vagy egy időpontfoglaló link.
Ráfordítás: 1 óra3. Ajánlatkészítés
Veszít: 1–3 hetet. Hat: egy ajánlatsablon előkészített építőelemekkel, rögzített háromnapos munkanapos határidő, és minden szükséges adat felvétele már a beszélgetésen.
Ráfordítás: 1 nap, egyszeri4. Döntési szakasz az ügyfélnél
Veszít: heteket. Hat: a beszélgetésen rákérdezni a döntési útra, és dátummal megállapodni a következő lépésről – nem időpont nélkül utánamenni.
Ráfordítás: semennyi, csak egy kérdés5. Alakiságok
Veszít: napokat–heteket. Hat: a szerződéses iratokat és az adatvédelmi tájékoztatást előre rendelkezésre bocsátani ahelyett, hogy csak az igen után – akkor a döntéssel párhuzamosan futnak.
Ráfordítás: 2 óra, egyszeriAz az egy kérdés
A leghatásosabb egyedi intézkedés semmibe nem kerül: minden beszélgetés végén dátummal megállapodtok a következő lépésről.
Nem az, hogy „majd jelentkezem”, hanem: „Csütörtökig elküldöm az ajánlatot. Megfelel Önnek, ha kedden röviden telefonálunk róla?” Ezzel mindkét oldal naptárában van egy időpont – és senkinek nem kell utánamennie, mert a következő kapcsolat már meg van beszélve.
Az a kísérlet, hogy a ciklust nyomással rövidítsék – határidős ajánlatok, gyakoribb utánamenés –, rendszeresen ellentétesen hat. Aki nyomás alatt érzi magát, kitér, és egy világos válaszból „majd jelentkezem” lesz.
Ami valóban rövidít, az a tehermentesítés: levenni az ügyfélről azt a munkát, amely közte és a döntés között áll. A belső összefoglaló, amelyet továbbadhat; a válasz arra a kérdésre, amelyet a főnöke fel fog tenni; a szerződéses iratok, amelyek már át vannak nézve. A ciklus akkor rövidül, ha ti veszitek át a munkát, nem akkor, ha nyomást gyakoroltok.
Segíts kideríteni, hol vész el az idő az értékesítési folyamatunkban. A legutóbbi ügyeink (soronként: megkeresés dátuma, első kapcsolat dátuma, első beszélgetés dátuma, ajánlat dátuma, visszajelzés dátuma, lezárás vagy visszautasítás dátuma): [táblázat beillesztése] Ezenkívül: - Hogyan születnek nálunk az ajánlatok: [leírás] - Kinek kell házon belül háttérmunkát végeznie: [szerepek] - Rákérdezünk az első beszélgetésen a döntési útra? [igen/nem] - Megállapodunk a beszélgetés végén egy időpontban? [igen/nem] Feladatok: 1. Számold ki szakaszonként a medián időtartamot, és mutasd meg, melyik három szakasz fogyasztja a legtöbb időt. 2. Mondd meg mindhármuknál, nálunk vagy az ügyfélnél van-e a várakozási idő. 3. Nevezd meg szakaszonként azt a konkrét intézkedést, amelynek a legjobb a ráfordítás-hatás aránya. 4. Fogalmazz meg két kérdést az első beszélgetésünkhöz: egyet a döntési útról, egyet a záró időpont-egyeztetésről. 5. Nevezd meg, milyen munkát vehetnénk le az ügyfélről, hogy a belső döntése gyorsabban menjen. Ne találj ki időadatokat. Ahol hiányoznak adatok, mondd meg, melyek.
Összegzés
Először mérjétek meg, hol van az idő – többnyire nem ott, ahol sejtenétek. Az esetek többségében a legnagyobb tételek házon belül vannak: a megkeresés és a reagálás között, valamint a beszélgetés és az ajánlat között.
És a leghatásosabb intézkedés semmibe nem kerül: minden beszélgetés végén dátummal megállapodni a következő lépésről. Minden további az ügyfél tehermentesítése – nem a rá gyakorolt nyomás.
Gyakori kérdések
Hogyan rövidíthető egy értékesítési ciklus?
Úgy, hogy először megmérjük, hol fogy ténylegesen az idő – a lépések közötti várakozási időket, nem a teljes időtartamot. A legnagyobb tételek rendszerint házon belül vannak: a megkeresés és a reagálás között, valamint az első beszélgetés és az ajánlat között.
Hol vész el a legtöbb idő?
Szinte mindig az első beszélgetés és az ajánlat között – gyakran egy-három hét, tele belső egyeztetésekkel. Az ügyfél ez alatt nem tétlen: összehasonlító ajánlatokat kér be, a kezdeti érdeklődés pedig veszít a sürgősségéből.
Mi a leghatásosabb egyedi intézkedés?
Minden beszélgetés végén dátummal megállapodni a következő lépésről – nem az, hogy „majd jelentkezem”, hanem egy konkrét időpont a következő kapcsolatfelvételre. Ezzel az időpont mindkét naptárban ott áll, és senkinek nem kell utánamennie.
Segít a nyomásgyakorlás?
Nem, rendszeresen ellentétesen hat. Aki nyomás alatt érzi magát, kitér, és egy világos válaszból halasztás lesz. Ami rövidít, az a tehermentesítés: levenni az ügyfélről azt a munkát, amely közte és a döntés között áll – egy továbbadható összefoglaló, átnézett szerződéses iratok, a válasz a felettese kérdésére.
Milyen kérdést tegyünk fel az első beszélgetésen?
„Kinek kell Önöknél jóváhagynia, és hogyan zajlik ez?” A válasz megmutatja, két héten belül vagy két negyedév alatt lehetséges-e a döntés. Mindkettő használható információ – szemben egy feltételezéssel, amelyre különben az egész tervezés támaszkodik.
Marketing, amely magát állítja be
A Studio Engine bétája nyitva áll. Foglalj helyet, és alakítsd az elejétől fogva.
Csatlakozom a bétához →