Encurtar os ciclos de venda

O essencial

Meçam primeiro os tempos de espera entre os passos, não a duração total – é aí que está a maior parte.
Cinco pontos custam tipicamente mais tempo, e três deles estão dentro da vossa casa.
A medida mais eficaz é acordar, no fim de cada conversa, o passo seguinte com uma data.
A pressão não encurta, alonga – produz evasão em vez de decisões.

Primeiro medir onde está o tempo

A duração total não diz nada sobre onde intervir. Só se torna útil quando o tempo entre cada passo fica visível.

Troço	O que se mede	Quem espera
Do pedido ao primeiro contacto	horas a dias	vocês
Do primeiro contacto à primeira conversa	dias	ambos
Da primeira conversa à proposta	dias a semanas	vocês
Da proposta ao retorno	semanas	o cliente
Do retorno ao fecho	dias a semanas	ambos

Com vinte processos fechados do último ano, este quadro chega para ver onde o tempo é de facto consumido. Na maioria dos casos, as três maiores rubricas não estão onde se espera.

Sabia que…?

A maior perda de tempo isolada está quase sempre entre a primeira conversa e a proposta – ou seja, inteiramente dentro da vossa casa. Entre a conversa e a proposta enviada passam muitas vezes uma a três semanas, preenchidas com alinhamentos internos e com a espera por um contributo.

O cliente não está inativo nesse período: recolhe propostas de comparação, fala internamente, e o interesse inicial perde urgência. Uma proposta que chega três dias depois da conversa encontra uma situação diferente da que chega ao fim de três semanas – mesmo sendo idêntica no conteúdo.

Os cinco pontos e o que atua em cada um

1. Reação ao pedido

Perde: horas a dias. Atua: confirmação imediata de receção com indicação de tempo, chamada de retorno no prazo de um dia útil, responsabilidade fixa com regra de substituição.

Esforço: 4 horas, uma única vez

2. Marcação da reunião

Perde: 3 a 10 dias. Atua: duas propostas concretas de data logo no primeiro contacto, em vez da pergunta «quando lhe dá jeito?» – ou uma ligação para marcação.

Esforço: 1 hora

3. Elaboração da proposta

Perde: 1 a 3 semanas. Atua: um modelo de proposta com blocos preparados, um prazo fixo de três dias úteis, e a recolha de todos os dados necessários já na conversa.

Esforço: 1 dia, uma única vez

4. Fase de decisão do cliente

Perde: semanas. Atua: perguntar na conversa qual o percurso de decisão e acordar o passo seguinte com uma data – não fazer recontacto sem data marcada.

Esforço: nenhum, apenas uma pergunta

5. Formalidades

Perde: dias a semanas. Atua: disponibilizar antecipadamente os documentos contratuais e as informações de privacidade, em vez de só depois do sim – assim correm em paralelo com a decisão.

Esforço: 2 horas, uma única vez

A tal pergunta

A medida isolada mais eficaz não custa nada: no fim de cada conversa acorda-se o passo seguinte com uma data.

Não «depois dou notícias», mas: «Envio-lhe a proposta até quinta-feira. Dá-lhe jeito falarmos brevemente por telefone na terça?» Assim há um compromisso na agenda de ambos os lados – e ninguém precisa de fazer recontacto, porque o contacto seguinte já está marcado.

Dica A segunda pergunta útil na primeira conversa é: «Quem tem de dar o acordo do vosso lado, e como funciona isso?» A resposta revela se uma decisão é possível em duas semanas ou em dois trimestres – e em ambos os casos é uma informação utilizável, ao contrário de uma suposição.

Da prática

A tentativa de encurtar o ciclo com pressão – propostas com prazo, recontactos mais frequentes – produz com regularidade o efeito contrário. Quem se sente pressionado evade-se, e uma resposta clara transforma-se num «depois digo».

O que encurta de facto é o alívio: tirar ao cliente o trabalho que está entre ele e a decisão. O resumo interno que ele pode reencaminhar; a resposta à pergunta que o seu chefe vai fazer; os documentos contratuais já verificados. O ciclo encurta-se se assumirem trabalho, não se criarem pressão.

Prompt

Ajuda-me a descobrir onde no nosso processo de venda se perde
tempo.

Os nossos últimos processos (por linha: data do pedido, data do
primeiro contacto, data da primeira conversa, data da proposta,
data do retorno, data do fecho ou da recusa):
[colar tabela]

Além disso:
- Como nascem as propostas na nossa casa: [descrição]
- Quem tem de contribuir internamente: [funções]
- Perguntamos na primeira conversa pelo percurso de decisão?
  [sim/não]
- Acordamos uma data no fim da conversa? [sim/não]

Tarefas:
1. Calcula por troço a duração mediana e mostra que três troços
   consomem mais tempo.
2. Diz-me, em cada um desses três, se o tempo de espera está do
   nosso lado ou do lado do cliente.
3. Indica por troço a medida concreta com a melhor relação entre
   esforço e efeito.
4. Formula duas perguntas para a nossa primeira conversa: uma
   sobre o percurso de decisão, outra sobre a marcação da data
   no fim.
5. Indica que trabalho poderíamos tirar ao cliente para que a
   decisão interna dele corra mais depressa.

Não inventes tempos. Onde faltarem dados, diz quais.

Conclusão

Meçam primeiro onde está o tempo – normalmente não onde se espera. Na maioria dos casos, as maiores rubricas estão dentro da vossa casa: entre o pedido e a reação, e entre a conversa e a proposta.

E a medida mais eficaz não custa nada: acordar no fim de cada conversa o passo seguinte com uma data. Todo o resto é alívio do cliente – não pressão sobre ele.

Perguntas frequentes

Como se encurta um ciclo de venda?

Medindo primeiro onde o tempo é de facto consumido: os tempos de espera entre os passos, não a duração total. Em regra, as maiores rubricas estão em casa: entre o pedido e a reação e entre a primeira conversa e a proposta.

Onde se perde mais tempo?

Quase sempre entre a primeira conversa e a proposta: muitas vezes uma a três semanas preenchidas com alinhamentos internos. O cliente não está inativo nesse período: recolhe propostas de comparação, e o interesse inicial perde urgência.

Qual é a medida isolada mais eficaz?

Acordar no fim de cada conversa o passo seguinte com uma data – não «depois dou notícias», mas um compromisso concreto para o contacto seguinte. Assim o compromisso fica nas duas agendas e ninguém precisa de fazer recontacto.

Ajuda fazer pressão?

Não, produz com regularidade o efeito contrário. Quem se sente pressionado evade-se, e uma resposta clara transforma-se num adiamento. O que encurta é o alívio: tirar ao cliente o trabalho que está entre ele e a decisão – um resumo reencaminhável, documentos contratuais já verificados, a resposta à pergunta do seu superior.

Que pergunta fazer na primeira conversa?

«Quem tem de dar o acordo do vosso lado, e como funciona?» A resposta mostra se uma decisão é possível em duas semanas ou em dois trimestres. Em ambos os casos é uma informação utilizável – ao contrário de uma suposição sobre a qual assentaria todo o planeamento.

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