Zkrátit prodejní cykly: kde v procesu mizí čas
Dlouhý prodejní cyklus se málokdy skládá z dlouhého rozmýšlení. Skládá se převážně z čekání – a to většinou vzniká na vaší straně, ne na straně zákazníka.
To nejdůležitější
- Měřte nejdřív čekací doby mezi kroky, ne celkovou délku – tam leží většina.
- Nejvíc času typicky stojí pět míst a tři z nich leží ve vlastní firmě.
- Nejúčinnějším opatřením je domluvit na konci každého rozhovoru další krok s datem.
- Tlak cyklus nezkracuje, ale prodlužuje – vyvolá vyhýbání místo rozhodnutí.
Nejdřív změřit, kde čas leží
Celková délka neříká nic o tom, kde se dá zabrat. Užitečné to začne být, teprve když je vidět čas mezi jednotlivými kroky.
| Úsek | Co se měří | Kdo čeká |
|---|---|---|
| Poptávka až první kontakt | hodiny až dny | vy |
| První kontakt až první rozhovor | dny | oba |
| První rozhovor až nabídka | dny až týdny | vy |
| Nabídka až odezva | týdny | zákazník |
| Odezva až uzavření | dny až týdny | oba |
U dvaceti uzavřených případů z minulého roku tenhle přehled stačí, aby bylo vidět, kde se čas skutečně spotřebuje. Ve většině případů neleží tři největší položky tam, kde je člověk tuší.
Věděli jste, že…?
Největší jednotlivá ztráta času leží skoro vždy mezi prvním rozhovorem a nabídkou – tedy zcela ve vlastní firmě. Mezi rozhovorem a odeslanou nabídkou často uplyne jeden až tři týdny naplněné interním odsouhlasováním a čekáním na podklad.
Zákazník v té době nezahálí: shání srovnávací nabídky, mluví interně, a počáteční zájem ztrácí naléhavost. Nabídka, která přijde tři dny po rozhovoru, narazí na jinou situaci než ta po třech týdnech – i když je obsahově totožná.
Pět míst a co na nich funguje
1. Reakce na poptávku
Ztrácí: hodiny až dny. Funguje: okamžité potvrzení přijetí s uvedením času, zpětné zavolání do jednoho pracovního dne, pevná odpovědnost s pravidlem zastupování.
Náročnost: 4 hodiny jednorázově2. Hledání termínu
Ztrácí: 3 až 10 dní. Funguje: dva konkrétní návrhy termínu už v prvním kontaktu místo otázky „kdy se vám to hodí?“ – nebo odkaz na rezervaci termínu.
Náročnost: 1 hodina3. Zpracování nabídky
Ztrácí: 1 až 3 týdny. Funguje: šablona nabídky s připravenými bloky, pevná lhůta tří pracovních dnů, a získat všechny nutné údaje už v rozhovoru.
Náročnost: 1 den jednorázově4. Fáze rozhodování u zákazníka
Ztrácí: týdny. Funguje: zeptat se v rozhovoru na cestu rozhodnutí a domluvit další krok s datem – ne se připomínat bez termínu.
Náročnost: žádná, jen jedna otázka5. Formality
Ztrácí: dny až týdny. Funguje: smluvní podklady a údaje k ochraně osobních údajů dát k dispozici předem místo až po přislíbení – pak běží souběžně s rozhodováním.
Náročnost: 2 hodiny jednorázověTa jedna otázka
Nejúčinnější jednotlivé opatření nestojí nic: na konci každého rozhovoru se domluví další krok s datem.
Ne „ozvu se pak“, ale: „Nabídku pošlu do čtvrtka. Hodilo by se vám, kdybychom si o ní v úterý krátce zavolali?“ Tím je termín v kalendáři obou stran – a nikdo se nemusí připomínat, protože další kontakt je už domluvený.
Pokus zkrátit cyklus tlakem – časově omezené nabídky, častější připomínání – působí pravidelně opačně. Kdo se cítí tlačený, uhýbá, a z jasné odpovědi se stane „ozvu se“.
Co skutečně zkracuje, je odlehčení: sundat zákazníkovi z ramen práci, která stojí mezi ním a rozhodnutím. Interní shrnutí, které může předat dál; odpověď na otázku, kterou položí jeho šéf; smluvní podklady, které jsou už prověřené. Cyklus se zkrátí, když převezmete práci, ne když vytvoříte tlak.
Pomoz mi zjistit, kde v našem prodejním procesu mizí čas. Naše poslední případy (na řádek: datum poptávky, datum prvního kontaktu, datum prvního rozhovoru, datum nabídky, datum odezvy, datum uzavření nebo odmítnutí): [vložit tabulku] Navíc: - Jak u nás nabídky vznikají: [popis] - Kdo musí interně dodat podklad: [role] - Ptáme se v prvním rozhovoru na cestu rozhodnutí? [ano/ne] - Domlouváme na konci rozhovoru termín? [ano/ne] Úkoly: 1. Spočítej u každého úseku mediánovou délku a ukaž, které tři úseky spotřebují nejvíc času. 2. Řekni mi u každého z těch tří, jestli čekání leží u nás, nebo u zákazníka. 3. Uveď u každého úseku konkrétní opatření s nejlepším poměrem práce k účinku. 4. Zformuluj dvě otázky pro náš první rozhovor: jednu k cestě rozhodnutí, jednu k domluvení termínu na závěr. 5. Uveď, jakou práci bychom mohli zákazníkovi sundat, aby jeho interní rozhodnutí běželo rychleji. Nevymýšlej si časy. Kde data chybí, řekni která.
Závěr
Změřte nejdřív, kde čas leží – většinou ne tam, kde ho člověk tuší. Ve většině případů leží největší položky ve vlastní firmě: mezi poptávkou a reakcí, mezi rozhovorem a nabídkou.
A nejúčinnější opatření nestojí nic: na konci každého rozhovoru domluvit další krok s datem. Všechno ostatní je odlehčení zákazníkovi – ne tlak na něj.
Časté otázky
Jak se prodejní cyklus zkrátí?
Tím, že se nejdřív změří, kde se čas skutečně spotřebuje – čekací doby mezi kroky, ne celková délka. Zpravidla leží největší položky ve vlastní firmě: mezi poptávkou a reakcí a mezi prvním rozhovorem a nabídkou.
Kde mizí nejvíc času?
Skoro vždy mezi prvním rozhovorem a nabídkou – často jeden až tři týdny naplněné interním odsouhlasováním. Zákazník v té době nezahálí: shání srovnávací nabídky a počáteční zájem ztrácí naléhavost.
Jaké je nejúčinnější jednotlivé opatření?
Domluvit na konci každého rozhovoru další krok s datem – ne „ozvu se pak“, ale konkrétní termín dalšího kontaktu. Tím termín stojí v obou kalendářích a nikdo se nemusí připomínat.
Pomáhá vytvářet tlak?
Ne, působí pravidelně opačně. Kdo se cítí tlačený, uhýbá, a z jasné odpovědi se stane odklad. Co zkracuje, je odlehčení: sundat zákazníkovi práci, která stojí mezi ním a rozhodnutím – předatelné shrnutí, prověřené smluvní podklady, odpověď na otázku jeho nadřízeného.
Jakou otázku položit v prvním rozhovoru?
„Kdo u vás musí souhlasit a jak to probíhá?“ Odpověď ukáže, jestli je rozhodnutí možné za dva týdny, nebo za dvě čtvrtletí. Obojí je použitelná informace – na rozdíl od domněnky, o kterou se jinak opírá celé plánování.
Marketing, který se nastaví sám
Beta verze Studio Engine je otevřená. Zarezervujte si místo a podílejte se od začátku.
Zapojit se do bety →