Az utánkövetés automatizálása anélkül, hogy tolakodóvá válna
A legtöbb megkeresés nem azért fut a homokba, mert nincs érdeklődés, hanem mert az első próbálkozás után már senki sem követi tovább. Négy próbálkozás növekvő időközökkel vállalható – ha mindegyiknek saját apropója van.
A lényeg röviden
- Négy próbálkozás növekvő időközökkel vállalható – 3. nap, 8. nap, 18. nap, 40. nap.
- A segítő és a terhelő közötti különbség az apropóban rejlik: minden üzenetnek hoznia kell valami újat, nem csupán emlékeztetnie.
- Az utolsó üzenet a leghatásosabb – az, amely kifejezetten lezárja az ügyet.
- Az emlékeztetőt és a fogalmazványt automatizáljuk, nem a küldést. A feladó ember marad.
Az utánkövetésnek rossz a híre, mert rendszerint rosszul csinálják: ugyanaz a kérdés más szavakkal, egyre rövidebb időközökkel. Ez valóban terhelő – de nem az utánkövetés a baj, hanem a kivitelezés.
Mi választja el a segítőt a terhelőtől
| Terhelő | Segítő |
|---|---|
| „Csak rá akartam kérdezni …” | Új apropó: példa, válasz, észrevétel |
| Egyforma időközök, sűrű ütemben | Növekvő időközök |
| Nincs vége a láthatáron | Előre jelzett utolsó próbálkozás |
| Nyomás („már csak péntekig”) | Tehermentesítés („semmi gond, ha most nem alkalmas”) |
| Automatikusan elküldve, személytelenül | Ember által jóváhagyva, a beszélgetésre utalva |
Tudtad?
Az egész sorozat leghatásosabb üzenete az utolsó – az, amelyben kifejezetten lezárjátok az ügyet: „Abból indulok ki, hogy most nem alkalmas, és nem jelentkezem többet. Ha ez megváltozik, jelentkezzetek bátran.”
Az ok jól követhető: ez az üzenet leveszi a nyomást, és egyszerűvé teszi a választ, mert nem kér semmit. A gyakorlatban rendszeresen több visszajelzést hoz, mint az előtte lévő három együttvéve – és a válasz akkor gyakran úgy szól, hogy mégis aktuális.
A négylépéses sorozat
3. nap – A folytatás
Apropó: Valami, ami nyitva maradt a beszélgetésben – egy szám, egy példa, egy válasz egy kérdésre.
Terjedelem: 80 szó alatt. Kérdés a végén: egy, konkrétan megválaszolható.
8. nap – A kapcsolódás
Apropó: Egy eset a munkátokból, amely illik a kapcsolat helyzetéhez. Semmi ajánlat.
Terjedelem: 120 szó alatt. Kérdés a végén: nem kötelező.
18. nap – A tehermentesítés
Apropó: Kifejezetten szóba hozni, hogy most esetleg nem alkalmas, és megkérdezni, mikor lenne jobb az időpont.
Terjedelem: 60 szó alatt.
40. nap – A lezárás
Apropó: Lezárni az ügyet, szemrehányás és utolsó kérdés nélkül. Az ajtót nyitva hagyni.
Terjedelem: 50 szó alatt. Utána: vissza az általános kommunikációba, semmi további utánkövetés.
Mit automatizálunk – és mit nem
| Lépés | Automatikus | Ember |
|---|---|---|
| Határidők beállítása és emlékeztetés | igen | – |
| Fogalmazvány előkészítése a beszélgetésre utalva | igen | – |
| Az apropó kiválasztása | Javaslat | Döntés |
| Küldés | – | igen |
| Leállítás válasz esetén | igen | – |
| Leállítás elutasítás esetén | igen | – |
Az ok, amiért a teljesen automatikus küldés itt nem működik, nem az udvariasság, hanem az apropó: minden üzenet értéke abban rejlik, hogy hoz valami újat – az pedig, hogy mi új és mi illő, a beszélgetésből adódik.
Az a folyamat, amely átveszi az emlékeztetést és a fogalmazványt, a kiválasztást pedig az emberre hagyja, üzenetenként nagyjából két percbe kerül. Ez a különbség az olyan sorozat között, amelyet négy üzenet után is elolvasnak, és az olyan között, amely a második után a spamben landol.
Leállítási szabályok
Négy feltétel azonnal befejezi a sorozatot:
- A kapcsolat válaszol – bármi is a tartalom.
- A kapcsolat elutasít, vagy más időpontot nevez meg. Ilyenkor előjegyzés utánkövetés helyett.
- Az üzenetek nem érkeznek meg – két kézbesítési hiba után leállás és a cím ellenőrzése.
- A kapcsolat leiratkozott. Ez a személyesnek ható üzenetekre is vonatkozik, ha rendszerből jönnek.
Tervezz nekem egy utánkövető üzenetet. Megadom az összefüggést – ne találj ki hozzá semmit. A kiindulási helyzet: - Amit az első beszélgetésen megbeszéltünk: [jegyzet] - Ami nyitva maradt: [pont] - Mennyi ideje volt ez: [napok] - Hányadik próbálkozás ez: [1 a 4-ből / 2 / 3 / 4] - Amit azóta újként fel tudok kínálni: [példa, szám, válasz a nyitott kérdésre – vagy „semmi”] Szabályok: 1. Az üzenetnek saját apropója legyen, ne csak emlékeztessen. Ha fent a „semmi” lehetőséget adtam meg, mondd meg ezt, és javasold, milyen apropót szerezhetnék be. 2. Semmi nyomás, semmi határidő, semmi „már csak eddig”. 3. Legfeljebb egy kérdés, konkrétan megválaszolható. 4. Terjedelem próbálkozásonként: 1. 80 szó alatt, 2. 120 alatt, 3. 60 alatt, 4. 50 alatt. 5. A negyedik próbálkozásnál: az ügyet kifejezetten lezárni, szemrehányás nélkül, az ajtót nyitva hagyni, kérdést nem feltenni. Adj két változatot választásra. Ne használj olyan adatot, amely nem szerepel fent.
Összegzés
A négy próbálkozás növekvő időközökkel nem tolakodó – feltéve, hogy mindegyik hoz valami újat, és az utolsó kifejezetten lezárja az ügyet.
Automatizálni az emlékeztetést, a fogalmazványt és mindenekelőtt a válasz esetén történő leállítást kell. A küldés az embernél marad, mert az üzenet értéke az apropójában rejlik – az pedig a beszélgetésből adódik, nem egy szabályból.
Gyakori kérdések
Milyen gyakran szabad utánkövetni?
Négy próbálkozás növekvő időközökkel vállalható – nagyjából a 3., a 8., a 18. és a 40. napon. Nem a szám a döntő, hanem hogy minden üzenetnek saját apropója legyen, és az utolsó kifejezetten lezárja az ügyet.
Mi különbözteti meg a segítő utánkövetést a terhelőtől?
Az apropó. Az az üzenet, amely hoz valami újat – egy példát, egy számot, választ egy nyitott kérdésre –, segítő. Az, amelyik csak emlékeztet, terhelő. Ehhez jönnek a növekvő, nem pedig egyforma időközök, a mesterséges időnyomás hiánya és az előre jelzett vég.
Melyik üzenet hat a legjobban?
Az utolsó – az, amelyben lezárjátok az ügyet, és már nem kértek semmit. Leveszi a nyomást, és egyszerűvé teszi a választ; a gyakorlatban gyakran több visszajelzést hoz, mint az előtte lévő három együttvéve, és a válasz sokszor úgy szól, hogy mégis aktuális.
Teljesen automatizálható az utánkövetés?
Értelmesen nem. Automatizálhatók a határidők, az emlékeztetők, a fogalmazványok és mindenekelőtt a válasz esetén történő leállítás. Az apropó kiválasztása és a küldés az embernél marad – minden üzenet értéke épp abban rejlik, hogy valami odaillőt vesz fel a beszélgetésből.
Mikor kell leállítani a sorozatot?
A kapcsolat minden válaszánál, bármi is a tartalma; elutasításnál vagy egy későbbi időpont megnevezésénél – ilyenkor előjegyzés utánkövetés helyett; két kézbesítési hiba után; és minden leiratkozásnál, akkor is, ha az üzenet személyesnek hat.
Marketing, amely magát állítja be
A Studio Engine bétája nyitva áll. Foglalj helyet, és alakítsd az elejétől fogva.
Csatlakozom a bétához →