Contactos inactivos: ¿reactivar o borrar?
Una lista grande da sensación de alcance. En realidad, los contactos que llevan un año sin abrir nada bajan la tasa de entrega para todos los demás, y cuestan dinero cada mes en las tarifas por tramos.
Lo esencial
- Inactivo significa: ninguna reacción durante un periodo acorde con vuestro ritmo de envío; con envío mensual, unos doce meses.
- Una reactivación consta de dos mensajes, no de cinco, y el segundo anuncia el final.
- Quien no reacciona se pone en pausa. Eso mejora de forma medible la tasa de entrega para todos los demás.
- Borrar no solo suele ser sensato sino exigido: los datos sin finalidad no pueden conservarse indefinidamente.
Cuándo un contacto está inactivo
La definición debe encajar con el propio ritmo de envío. Quien escribe cuatro veces al año no puede hablar de inactividad a los seis meses: el contacto apenas ha tenido ocasión de reaccionar.
| Ritmo de envío | Inactivo a partir de | Reacción significa |
|---|---|---|
| Semanal | 6 meses | clic o respuesta |
| Mensual | 12 meses | clic o respuesta |
| Trimestral | 18 meses | clic o respuesta |
¿Sabías que…?
Los contactos inactivos no solo perjudican por el coste: bajan la tasa de entrega para todos los demás. Los proveedores de correo valoran también cuántos destinatarios se relacionan realmente con vuestros mensajes. Una proporción alta de destinatarios que nunca reaccionan actúa como una señal de correo no deseado.
De ahí se sigue algo incómodo: quien no limpia la lista alcanza con el tiempo peor incluso a los destinatarios activos. Una lista cuidada de 800 contactos llega con más fiabilidad que una descuidada de 3.000, y al final alcanza así a más personas.
La reactivación en dos mensajes
Mensaje 1 – La pregunta honesta
Contenido: le escribimos desde hace un tiempo sin que haya reaccionado. ¿Quiere seguir recibiendo mensajes? Basta un clic.
Regla: un enlace que confirma la continuidad. Sin oferta, sin descuento, sin enumerar lo que se pierde.
Mensaje 2 – El anuncio
Contenido: dos semanas después: dejamos de enviarle. Si quiere conservarlo, pulse aquí.
Regla: sin reproches, sin un último intento de venta. El anuncio en sí es la parte que funciona.
Después
Quien no ha pulsado se pone en pausa: ningún envío más. El contacto sigue en el sistema mientras exista otra finalidad, por ejemplo una relación comercial en curso.
Qué no funciona
Cinco mensajes con urgencia creciente, descuentos como incentivo de retorno, o el asunto «le echamos de menos». Los tres parecen desesperación y elevan el número de denuncias por spam.
Cuándo se borra
Pausar y borrar son dos cosas distintas. Se pausa el envío; se borran los datos. Para lo segundo hay exigencias jurídicas, no solo consideraciones prácticas.
- La finalidad ha desaparecido. Los datos personales solo pueden conservarse mientras exista una finalidad. Un contacto que lleva dos años sin reaccionar y no está en ninguna relación comercial no la tiene.
- El consentimiento fue retirado. Entonces hay que borrar, salvo que exista otra base. La baja en sí se documenta para que no se produzca un nuevo envío.
- Se ha solicitado la supresión. Entonces rige el plazo, con independencia de lo mucho que se quisiera conservar el contacto.
La resistencia a limpiar es siempre la misma: «igual todavía sale algo de ahí». La cuenta en contra es sencilla: un contacto que en dieciocho meses no ha pulsado ni una vez tampoco pulsará con el mensaje diecinueve.
Lo que ocurre en realidad es lo contrario: la tasa de entrega baja para todos los demás, y la proporción creciente de destinatarios inactivos aplasta el efecto de cada mensaje. Quien limpia pierde tamaño de lista y gana alcance; no es una contradicción sino la mecánica que hay detrás.
Ayúdame a tratar nuestros contactos inactivos. Nuestra situación: - Contactos en total: [número] - Ritmo de envío: [semanal / mensual / trimestral] - Contactos con clic o respuesta en los últimos 12 meses: [número] - ¿Pagamos por número de contactos? [sí / no] - ¿Mantenemos una lista de bajas? [sí / no] - ¿Documentamos los consentimientos con fecha? [sí / no] Tareas: 1. Fija a partir de cuándo un contacto se considera inactivo con nuestro ritmo, y justifícalo. 2. Estima con mis cifras cuál es el tamaño de nuestro grupo inactivo y qué nos cuesta al año si pagamos por número de contactos. 3. Formula los dos mensajes de reactivación: la pregunta honesta y el anuncio. Menos de 100 palabras cada uno, un enlace, sin descuento, sin "le echamos de menos". 4. Dime qué contactos deberían pausarse tras la reactivación y cuáles borrarse, y en qué lo distingo. 5. Nombra qué debe conservarse de la lista de bajas para que una importación posterior no vuelva a crear el contacto. 6. Nombra los puntos de protección de datos a tener en cuenta. No inventes cifras sobre nuestra base.
Conclusión
Dos mensajes y después pausar. Sin descuento, sin urgencia creciente, sin un quinto recordatorio: la pregunta honesta y el cese anunciado funcionan mejor que cualquier incentivo.
Y la pérdida de tamaño de lista no lo es: quien limpia alcanza con más fiabilidad a los destinatarios restantes. Al borrar, de todos modos, no decide la preferencia sino la pregunta de si sigue existiendo una finalidad.
Preguntas frecuentes
¿A partir de cuándo se considera inactivo un contacto?
Depende del ritmo de envío: con envío semanal a los seis meses aproximadamente, con mensual a los doce, con trimestral a los dieciocho. Cuenta como reacción un clic o una respuesta, no una apertura, que desde la precarga de imágenes es en gran parte un evento técnico.
¿Por qué perjudican los contactos inactivos?
Bajan la tasa de entrega para todos los demás, porque los proveedores de correo valoran también cuántos destinatarios se relacionan realmente con los mensajes. Además cuestan dinero cada mes en tarifas por número de contactos. Una lista cuidada de 800 contactos alcanza al final a más personas que una descuidada de 3.000.
¿Cómo es una buena reactivación?
Dos mensajes: primero la pregunta honesta de si se siguen queriendo los envíos, con un único enlace de confirmación; dos semanas después, el anuncio de que el envío cesa. Sin descuento, sin urgencia creciente, sin «le echamos de menos»: todo eso parece desesperación y eleva las denuncias por spam.
¿Qué diferencia hay entre pausar y borrar?
Se pausa el envío: el contacto sigue en el sistema mientras exista otra finalidad, por ejemplo una relación comercial en curso. Se borran los datos cuando ya no existe finalidad, cuando se ha retirado un consentimiento o cuando se solicita la supresión.
¿Se puede borrar todo?
La información de baja no. El dato de que una dirección no desea correo debe conservarse para que una importación posterior no vuelva a crear el contacto. Todo lo demás se borra; la lista de bajas no contradice el borrado sino que es la condición para hacerlo bien.
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