Quanto costa davvero l'automazione del marketing
Il prezzo sulla pagina del fornitore è la parte minore del conto. Calcolando su tre anni, nelle aziende piccole solo il 30-50 per cento dei costi complessivi riguarda di norma la licenza. Questo articolo mette in conto le altre voci.
In breve
- La licenza è la parte minore: su tre anni configurazione, manutenzione e tempo di lavoro pesano di solito più del canone.
- Quattro voci non compaiono in nessuna offerta: pulizia dei dati, apprendimento, manutenzione corrente e uscita.
- La tariffazione a scaglioni sul numero di contatti è la trappola più frequente: cresce con l'elenco, non con l'utilità.
- L'investimento si è ripagato quando il tempo di lavoro risparmiato più le richieste chiuse in aggiunta superano i costi complessivi, di solito dopo nove-diciotto mesi.
Alla domanda su quanto costi l'automazione del marketing c'è una risposta onesta e una utile. Quella onesta è: dipende. Quella utile consiste nell'elencare le voci che mancano in quasi ogni calcolo, e che insieme spesso pesano più della licenza.
I quattro livelli di costo
Livello 1 – licenza
Il prezzo pubblicizzato. Quasi sempre a scaglioni sul numero di contatti, sugli utenti o su entrambi. Visibile, prevedibile, e l'unica voce che di solito entra nella decisione.
Livello 2 – configurazione
Pulizia dei dati, importazione, collegamento a sito e casella di posta, costruzione dei primi processi, modelli. Una tantum ma consistente: nelle aziende piccole sono realistiche 20-60 ore di lavoro, o come tempo proprio o come fattura.
Livello 3 – manutenzione corrente
Tenere aggiornati i contenuti, adeguare i processi, ripulire gli elenchi, leggere le analisi. La voce più spesso sottovalutata: due-sei ore al mese, in permanenza. Chi non le prevede, dopo un anno ha un sistema di cui nessuno si fida più.
Livello 4 – vincolo e uscita
Quanto costa uscirne? Si possono esportare per intero contatti, cronologie e contenuti, o solo indirizzi senza storia? Questa voce si presenta di rado, ma quando si presenta lo fa per intero.
Esempio di calcolo per tre dimensioni
Le cifre che seguono sono valori d'esperienza, non un rilevamento. Mostrano ordini di grandezza e rapporti, non l'offerta di un fornitore specifico.
| Voce | Libero professionista 1 persona, 500 contatti | Piccola impresa 5 persone, 3.000 contatti | Media impresa 20 persone, 25.000 contatti |
|---|---|---|---|
| Licenza all'anno | 300–900 | 1.800–6.000 | 9.000–36.000 |
| Configurazione, una tantum | 20–30 h proprie | 3.000–9.000 | 12.000–40.000 |
| Manutenzione all'anno | 24–40 h proprie | 60–120 h | 0,3–0,8 posti |
| Servizi aggiuntivi all'anno | 0–300 | 300–1.500 | 1.500–8.000 |
| 3 anni, totale | circa 1.500–4.000 + 100–160 h | circa 12.000–30.000 + 180–360 h | circa 50.000–150.000 + personale |
La quota della licenza sui costi complessivi resta in tutti e tre i casi sotto la metà. Per i liberi professionisti che fanno tutto da sé la voce maggiore è il proprio tempo, e quello non compare in nessun conto, benché sia la risorsa più scarsa.
Lo sapevi?
La tariffazione a scaglioni sul numero di contatti è la causa più frequente del fatto che i costi crescano più in fretta dell'utilità. Non premia nulla che abbia a che fare con il risultato: solo l'allungarsi di un elenco.
Chi non ripulisce mai paga anno dopo anno per contatti che da tre anni non aprono nulla. Da un quarto a un terzo di un elenco cresciuto nel tempo è tipicamente fatto di voci così. Costano denaro, abbassano il tasso di consegna e distorcono ogni analisi.
Che cosa non compare in nessuna offerta
La pulizia dei dati prima dell'avvio. Duplicati, indirizzi morti, grafie disomogenee. Uno-tre giorni che nessuno prevede e che comunque arrivano: prima dell'importazione, altrimenti dopo e in misura doppia.
L'apprendimento di tutti i coinvolti. Non la formazione, ma le settimane successive in cui ogni operazione richiede più tempo. Uno-due mesi di velocità ridotta sono normali.
I servizi aggiuntivi fatturati a parte. Volume di invii oltre la quota, SMS, telefonia, collegamenti ulteriori, spazio di archiviazione. Singolarmente piccoli, insieme una voce percepibile.
L'uscita. Se cronologie, storico delle analisi e processi costruiti non sono esportabili, il cambio non è una migrazione ma un nuovo inizio. Questa domanda va posta prima della firma, non dopo.
Uno schema ricorrente: un'azienda sceglie un sistema completo, nelle prime settimane configura tre processi e due anni dopo usa ancora esattamente quei tre. Ma paga l'intero pacchetto.
La controprova è sgradevolmente semplice: quali funzioni dell'offerta avete davvero usato negli ultimi tre mesi? Nella maggior parte dei casi la risposta è: quelle del pacchetto più piccolo. Un pacchetto più piccolo usato per intero è quasi sempre un conto migliore di uno grande usato per un quarto.
Da quando si ripaga
L'investimento si è ripagato quando due grandezze insieme superano i costi complessivi.
- Tempo di lavoro risparmiato. Le operazioni ricorrenti che spariscono: curare gli elenchi, scrivere mail di richiamo, mettere insieme i rapporti. Sono realistiche due-otto ore al mese, a seconda della dimensione.
- Richieste chiuse in aggiunta. La leva maggiore. Richieste che prima nessuno richiamava e a cui adesso si risponde. Già una richiesta chiusa in più a trimestre copre, con valori d'ordine a quattro cifre, la licenza annuale di un sistema piccolo.
Per liberi professionisti e piccole imprese il punto in cui l'investimento si ripaga si colloca di solito tra i nove e i diciotto mesi. Chi smette dopo tre mesi ha pagato la configurazione e non ha atteso il rendimento.
Calcolami quanto ci costerebbe l'automazione del marketing su tre anni, incluse le voci che non stanno nel prezzo d'offerta. La nostra situazione: - Persone in marketing/vendite: [numero] - Contatti nell'elenco: [numero], di cui attivi: [numero o sconosciuto] - Richieste al mese: [numero] - Valore medio d'ordine: [importo] - Tasso di chiusura: [percentuale o stima] - Operazioni ricorrenti che oggi ci costano tempo: [punti] - Costo orario interno: [importo] Compiti: 1. Imposta per noi i quattro livelli di costo: licenza, configurazione, manutenzione corrente, uscita. Per ogni livello indica un intervallo. 2. Mettici a fronte: tempo di lavoro risparmiato e richieste chiuse in aggiunta. Rendi visibili le ipotesi. 3. Indica il mese a partire dal quale l'investimento si ripaga e le due ipotesi che cambiano di più questo risultato. 4. Dimmi a quali condizioni la risposta è: non ancora. Non inventare prezzi dei fornitori. Dove non conosci un numero, indica un intervallo e segnalalo come ipotesi.
Conclusione
L'automazione del marketing raramente è fallita per la licenza. Fallisce per le tre voci che nessuno aveva previsto: il riordino prima, l'apprendimento dopo e la manutenzione in permanenza.
Chi mette in conto queste tre arriva a una cifra più alta, e prende una decisione che regge ancora due anni dopo. Chi confronta solo il canone sceglie in modo affidabile il pacchetto troppo grande, usato per un quarto.
Domande frequenti
Quanto costa l'automazione del marketing all'anno?
Per un libero professionista con circa 500 contatti la licenza si colloca tra 300 e 900 all'anno, per un'azienda di cinque persone tra 1.800 e 6.000. A questo si aggiungono la configurazione una tantum e la manutenzione corrente, che calcolate su tre anni pesano di solito più della licenza stessa.
Quali costi vengono più spesso trascurati?
Quattro: la pulizia dei dati prima dell'importazione, l'apprendimento di tutti i coinvolti, la manutenzione corrente di due-sei ore al mese, e l'uscita, cioè la questione se contatti, cronologie e storico delle analisi siano esportabili per intero.
Da quando si ripaga l'automazione del marketing?
Nelle aziende piccole tipicamente dopo nove-diciotto mesi. Si è ripagata quando il tempo di lavoro risparmiato più le richieste chiuse in aggiunta superano i costi complessivi. La leva maggiore sono quasi sempre le richieste che prima nessuno richiamava.
Perché i prezzi a scaglioni sul numero di contatti sono problematici?
Perché i costi crescono con la lunghezza dell'elenco, non con l'utilità. Da un quarto a un terzo di un elenco cresciuto nel tempo è fatto di contatti che da anni non aprono nulla. Costano canone, abbassano il tasso di consegna e distorcono ogni analisi: ripulire con regolarità vale quindi denaro in modo diretto.
Conviene uno strumento economico o subito un sistema grande?
Nella maggior parte delle aziende piccole, di un sistema grande viene usato stabilmente solo l'insieme di funzioni del pacchetto più piccolo. Uno strumento più contenuto ma sfruttato per intero è quindi quasi sempre il conto migliore, a condizione che l'esportazione dei propri dati sia possibile per intero.
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