Co marketingová automatizace skutečně stojí
Cena na stránce poskytovatele je menší část účtu. Počítáno na tři roky připadá u malých firem na licenci obvykle jen 30 až 50 procent celkových nákladů. Tento článek dopočítává ostatní položky.
To nejdůležitější
- Licence je menší část: za tři roky obvykle zavedení, údržba a pracovní čas přesáhnou cenu předplatného.
- Čtyři položky nestojí v žádné nabídce: vyčištění dat, zaškolení, průběžná údržba a odchod.
- Odstupňování podle počtu kontaktů je nejčastější nákladovou pastí – roste se seznamem, ne s užitkem.
- Investice se zaplatila, když ušetřený pracovní čas plus navíc uzavřené poptávky přesáhnou celkové náklady – většinou po devíti až osmnácti měsících.
Na otázku, co marketingová automatizace stojí, existuje odpověď poctivá a odpověď užitečná. Poctivá zní: záleží na okolnostech. Užitečná spočívá ve vyjmenování položek, které v téměř každé kalkulaci chybějí – a které dohromady často dělají víc než licence.
Čtyři nákladové vrstvy
Vrstva 1 – licence
Cena, která se inzeruje. Téměř vždy odstupňovaná podle počtu kontaktů, podle uživatelů nebo podle obojího. Viditelná, plánovatelná, a jediná položka, která se v rozhodování většinou vyskytne.
Vrstva 2 – zavedení
Vyčištění dat, import, napojení na web a schránku, vybudování prvních procesů, šablony. Jednorázové, ale značné: u malých firem je reálných 20 až 60 pracovních hodin, buď jako vlastní čas, nebo jako faktura.
Vrstva 3 – průběžná údržba
Držet obsahy aktuální, dolaďovat procesy, čistit seznamy, číst vyhodnocení. Nejčastěji podceňovaná položka: dvě až šest hodin měsíčně, trvale. Kdo s nimi nepočítá, má po roce systém, kterému už nikdo nevěří.
Vrstva 4 – vazba a odchod
Co stojí zase se dostat ven? Dají se kontakty, průběhy a obsahy vyexportovat úplně – nebo jen adresy bez historie? Tato položka nastane zřídka, ale když nastane, pak v plné výši.
Modelový propočet pro tři velikosti
Následující čísla jsou zkušenostní hodnoty pro region, ne měření. Ukazují řádové velikosti a poměry – ne nabídku konkrétního poskytovatele.
| Položka | Živnostník 1 osoba, 500 kontaktů | Malý provoz 5 osob, 3 000 kontaktů | Střední firma 20 osob, 25 000 kontaktů |
|---|---|---|---|
| Licence ročně | 300–900 | 1 800–6 000 | 9 000–36 000 |
| Zavedení, jednorázově | 20–30 h vlastních | 3 000–9 000 | 12 000–40 000 |
| Údržba ročně | 24–40 h vlastních | 60–120 h | 0,3–0,8 úvazku |
| Doplňkové služby ročně | 0–300 | 300–1 500 | 1 500–8 000 |
| 3 roky, celkem | cca 1 500–4 000 + 100–160 h | cca 12 000–30 000 + 180–360 h | cca 50 000–150 000 + personál |
Podíl licence na celkových nákladech je ve všech třech případech pod polovinou. U živnostníků, kteří si dělají všechno sami, je největší položkou vlastní čas – a ten se v žádném účtu neobjeví, přestože je nejvzácnějším zdrojem.
Věděli jste, že…?
Odstupňování podle počtu kontaktů je nejčastější příčinou toho, že náklady rostou rychleji než užitek. Neodměňuje nic, co souvisí s výsledkem – jen nabývání seznamu.
Kdo nikdy nečistí, platí rok co rok za kontakty, které tři roky nic neotevřely. Čtvrtina až třetina odrostlého seznamu z takových záznamů typicky sestává. Stojí peníze, snižují míru doručení a zkreslují každé vyhodnocení.
Co nestojí v žádné nabídce
Vyčištění dat před startem. Duplicity, mrtvé adresy, nejednotné zápisy. Jeden až tři dny, se kterými nikdo nepočítá a které stejně nastanou – před importem, jinak potom v dvojnásobné výši.
Zaškolení všech zúčastněných. Ne to školení, ale týdny po něm, kdy každý úkon trvá déle. Jeden až dva měsíce snížené rychlosti jsou normální.
Doplňkové služby účtované zvlášť. Objem rozesílek nad rámec kvóty, SMS, telefonie, další napojení, úložný prostor. Jednotlivě malé, dohromady znatelná položka.
Odchod. Když se průběhy, historie vyhodnocení a vybudované procesy nedají vyexportovat, není přechod přesunem, ale novým začátkem. Tato otázka patří před uzavření smlouvy, ne po něm.
Opakující se vzorec: firma se rozhodne pro rozsáhlý systém, v prvních týdnech nastaví tři procesy a o dva roky později používá pořád přesně ty tři. Platí se plný rozsah.
Protizkouška je nepříjemně jednoduchá: které funkce z nabídky jste za poslední tři měsíce skutečně použili? Ve většině případů zní odpověď: ty z nejmenšího balíčku. Menší balíček, který je využitý plně, je téměř vždy lepší účet než velký, který je využitý ze čtvrtiny.
Odkdy se to zaplatí
Investice se zaplatila, když dvě veličiny dohromady přesáhnou celkové náklady.
- Ušetřený pracovní čas. Opakující se úkony, které odpadnou: udržovat seznamy, psát e-maily s dotažením, sestavovat zprávy. Reálné jsou dvě až osm hodin měsíčně podle velikosti provozu.
- Navíc uzavřené poptávky. Větší páka. Poptávky, u kterých dřív nikdo nedotáhl a které se teď zodpovídají. Už jediná uzavřená poptávka navíc za čtvrtletí pokryje při čtyřciferných hodnotách zakázky roční licenci malého systému.
U živnostníků a malých provozů leží bod, od kterého se to zaplatí, typicky mezi devíti a osmnácti měsíci. Kdo přestane po třech měsících, zaplatil zavedení a nepočkal si na výnos.
Propočítej mi, co by u nás marketingová automatizace stála za tři roky – včetně položek, které nestojí v nabídkové ceně. Naše situace: - Osob v marketingu/obchodu: [počet] - Kontaktů v seznamu: [počet], z toho aktivních: [počet nebo neznámo] - Poptávek měsíčně: [počet] - Průměrná hodnota zakázky: [částka] - Úspěšnost uzavření: [procenta nebo odhad] - Opakující se úkony, které nás dnes stojí čas: [odrážky] - Interní hodinová sazba: [částka] Úkoly: 1. Sestav pro nás čtyři nákladové vrstvy: licence, zavedení, průběžná údržba, odchod. U každé vrstvy uveď rozpětí. 2. Postav proti tomu: ušetřený pracovní čas a navíc uzavřené poptávky. Udělej předpoklady viditelnými. 3. Uveď měsíc, od kterého se investice zaplatí, a dva předpoklady, které tento výsledek mění nejsilněji. 4. Řekni mi, za jakých podmínek zní odpověď: ještě ne. Nevymýšlej si ceny poskytovatelů. Kde číslo neznáš, uveď rozpětí a označ ho jako předpoklad.
Závěr
Marketingová automatizace ztroskotala zřídka na licenci. Ztroskotává na třech položkách, se kterými nikdo nepočítal: na úklidu předtím, na zaškolení potom a na trvalé údržbě.
Kdo tyto tři započítá, dojde k vyššímu číslu – a udělá rozhodnutí, které nese ještě o dva roky později. Kdo srovnává jen cenu předplatného, spolehlivě zvolí balíček, který je příliš velký a využívá se ze čtvrtiny.
Časté otázky
Co stojí marketingová automatizace ročně?
Pro živnostníka s asi 500 kontakty je licence zhruba na 300 až 900 ročně, pro provoz s pěti lidmi na 1 800 až 6 000. K tomu přijde jednorázové zavedení a průběžná údržba, které za tři roky obvykle dělají víc než licence sama.
Které náklady se přehlížejí nejčastěji?
Čtyři: vyčištění dat před importem, zaškolení všech zúčastněných, průběžná údržba v rozsahu dvou až šesti hodin měsíčně a odchod – tedy otázka, jestli se kontakty, průběhy a historie vyhodnocení dají vyexportovat úplně.
Odkdy se marketingová automatizace vyplatí?
U malých firem typicky po devíti až osmnácti měsících. Zaplatila se, když ušetřený pracovní čas plus navíc uzavřené poptávky přesáhnou celkové náklady. Větší pákou jsou přitom téměř vždy poptávky, u kterých dřív nikdo nedotáhl.
Proč jsou ceny odstupňované podle počtu kontaktů problematické?
Protože náklady rostou s délkou seznamu, ne s užitkem. Čtvrtina až třetina odrostlého seznamu sestává většinou z kontaktů, které roky nic neotevřou. Stojí licenční poplatek, snižují míru doručení a zkreslují každé vyhodnocení – pravidelné čištění má proto přímou peněžní hodnotu.
Vyplatí se levný nástroj, nebo rovnou velký systém?
Ve většině malých firem se z velkého systému trvale využívá jen rozsah funkcí nejmenšího balíčku. Menší nástroj, který se využije naplno, je proto téměř vždy lepší účet – za předpokladu, že je export vlastních dat plně možný.
Marketing, který se nastaví sám
Beta verze Studio Engine je otevřená. Zarezervujte si místo a podílejte se od začátku.
Zapojit se do bety →