Ein Redaktionsplan, der nach drei Monaten noch gepflegt wird

Das Wichtigste in Kürze

Fünf Spalten reichen: Thema, Frage, Substanzquelle, Zuständig, Termin. Jede weitere senkt die Wahrscheinlichkeit, dass er gepflegt wird.
Ein Quartal Vorlauf ist die richtige Länge – bei einem Jahr veraltet der Plan schneller als er abgearbeitet wird.
Die Spalte „Substanzquelle" ist die wichtigste und fehlt in fast jeder Vorlage.
Ein Plan braucht eine eingebaute Pufferwoche, sonst reißt eine Unterbrechung die ganze Reihe.

Warum sie liegen bleiben

Drei Gründe, in dieser Reihenfolge:

Zu viele Spalten. Wer zwölf Felder je Zeile ausfüllen muss, füllt sie beim dritten Eintrag nicht mehr aus. Ein halb gepflegter Plan ist schlimmer als keiner, weil ihm niemand mehr traut.
Zu langer Vorlauf. Ein Jahresplan enthält im vierten Quartal Themen, die im Februar geplant wurden – und veraltet, bevor er abgearbeitet ist.
Kein Puffer. Eine Woche Urlaub, eine dringende Kundensache, und der Plan liegt eine Woche hinten. Ohne eingebaute Pufferwoche wirkt er danach gescheitert.

Die fünf Spalten

Spalte	Inhalt	Warum
Thema	Arbeitstitel, kein fertiger Titel	der endgültige entsteht beim Schreiben
Frage	die eine Frage, die der Beitrag beantwortet	verhindert Überschneidungen
Substanzquelle	woher die eigenen Zahlen und Fälle kommen	der eigentliche Engpass
Zuständig	eine Person, namentlich	geteilte Zuständigkeit ist keine
Termin	Veröffentlichungsdatum	ein Datum, kein Zeitraum

Wusstest du schon?

Die Spalte „Substanzquelle" fehlt in fast jeder Vorlage und ist die einzige, die den tatsächlichen Engpass adressiert. Sie beantwortet: Woher kommt bei diesem Thema die eigene Zahl, der eigene Fall, die eigene Position?

Wenn dort steht „Projekt Müller, Auswertung vom März" oder „Gespräch mit Frau K. vom 12.", ist der Beitrag schreibbar. Wenn dort nichts steht, ist er es nicht – dann wird es eine Zusammenfassung dessen, was anderswo steht. Ein Thema ohne Substanzquelle gehört nicht in den Plan, sondern in eine Ideenliste.

Der Aufbau

Ein Quartal, nicht ein Jahr

Zwölf Wochen sind planbar. Am Ende jedes Quartals eine Stunde für das nächste – auf Basis dessen, was inzwischen an Substanz angefallen ist.

Eine Pufferwoche je Quartal

Ausdrücklich eingeplant und leer gelassen. Sie fängt Unterbrechungen auf, ohne dass der Plan verrutscht. Wird sie nicht gebraucht, entsteht ein Beitrag mehr.

Themen aus drei Quellen

Aus der Substanzsammlung des Tagesgeschäfts, aus der Keyword-Recherche, und aus den Fragen, mit denen der Beitrag vom letzten Quartal tatsächlich gefunden wurde.

Überarbeitungen mit einplanen

Ein Platz je Quartal für die Überarbeitung eines älteren Beitrags. Wirkt oft mehr als ein neuer und wird ohne festen Platz nie gemacht.

Achtung Ein Redaktionsplan ohne feste Wochenzeit ist eine Absichtserklärung. Zwei Stunden im Kalender, wiederkehrend, mit Namen – das ist der Unterschied zwischen einem Plan, der läuft, und einem, der existiert.

Aus der Praxis

Der Punkt, an dem die meisten Pläne kippen, ist die erste verpasste Woche. Danach entsteht das Gefühl, hinterherzuhinken – und mit diesem Gefühl wird der Plan zur Mahnung statt zum Werkzeug.

Die Pufferwoche löst das mechanisch: Wer eine Woche verpasst, rückt in den Puffer und ist wieder im Plan. Eine leere Woche je Quartal einzuplanen fühlt sich unproduktiv an und ist der Grund, warum ein Plan das zweite Quartal erlebt.

Die Quartalsstunde

Einmal je Quartal, eine Stunde, in dieser Reihenfolge:

Rückblick, 15 Minuten. Was wurde veröffentlicht, was nicht, und warum nicht? Kein Vorwurf – die Antwort ist eine Planungsinformation.
Search Console ansehen, 15 Minuten. Mit welchen Fragen werden bestehende Beiträge gefunden? Ungeplante Fragen sind die besten Themen fürs nächste Quartal.
Substanzsammlung durchgehen, 15 Minuten. Was ist im Tagesgeschäft angefallen – Zahlen, Fälle, Kundenfragen?
Zwölf Wochen füllen, 15 Minuten. Themen, Fragen, Substanzquellen, Zuständige, Termine. Eine Woche bleibt leer.

Prompt

Hilf mir, den Redaktionsplan für das nächste Quartal zu füllen.

Unsere Lage:
- Wie viele Beiträge schaffen wir im Quartal: [Anzahl]
- Wer schreibt: [Personen]
- Zielgruppe: [Beschreibung]

Was im letzten Quartal veröffentlicht wurde:
[Liste mit Titel und Thema]

Was nicht veröffentlicht wurde und warum:
[Liste]

Suchanfragen, mit denen unsere Beiträge gefunden werden – auch
ungeplante:
[Liste aus der Search Console]

Substanz aus dem Tagesgeschäft (Zahlen, Fälle, Kundenfragen):
[Stichpunkte]

Aufgaben:
1. Schlage Themen für das Quartal vor. Zu jedem: Arbeitstitel,
   die eine Frage, die es beantwortet, und die Substanzquelle
   aus meiner Liste.
2. Streiche Themen, für die ich keine Substanzquelle habe, und
   sag mir das deutlich – die gehören in eine Ideenliste, nicht
   in den Plan.
3. Nenne aus den ungeplanten Suchanfragen die drei, die ein
   eigenes Thema verdienen.
4. Schlage einen älteren Beitrag zur Überarbeitung vor und
   begründe.
5. Lass eine Woche ausdrücklich leer als Puffer.
6. Nenne Überschneidungen zwischen den vorgeschlagenen Themen.

Erfinde keine Substanz, die ich nicht genannt habe.

Fazit

Fünf Spalten, ein Quartal, eine Pufferwoche, eine feste Wochenzeit im Kalender. Das ist der ganze Plan – und er hält, weil er wenig verlangt.

Die eine Spalte, die den Unterschied macht, ist die Substanzquelle. Ein Thema ohne sie ist kein Plan, sondern eine Absicht – und wird entweder nie geschrieben oder als Zusammenfassung dessen, was anderswo schon steht.

Häufige Fragen

Welche Spalten braucht ein Redaktionsplan?

Fünf: Arbeitstitel, die eine Frage, die der Beitrag beantwortet, die Substanzquelle für eigene Zahlen und Fälle, eine namentlich zuständige Person und ein Veröffentlichungsdatum. Jede weitere Spalte senkt die Wahrscheinlichkeit, dass der Plan gepflegt wird.

Wie weit sollte man vorausplanen?

Ein Quartal. Ein Jahresplan enthält im vierten Quartal Themen, die im Februar geplant wurden, und veraltet schneller, als er abgearbeitet wird. Am Ende jedes Quartals reicht eine Stunde für die nächsten zwölf Wochen.

Warum ist die Spalte „Substanzquelle" so wichtig?

Weil sie den tatsächlichen Engpass adressiert: Woher kommt bei diesem Thema die eigene Zahl, der eigene Fall, die eigene Position? Steht dort nichts, wird der Beitrag eine Zusammenfassung dessen, was anderswo steht – solche Themen gehören in eine Ideenliste, nicht in den Plan.

Warum eine leere Pufferwoche einplanen?

Weil die meisten Pläne bei der ersten verpassten Woche kippen – danach fühlt man sich im Rückstand, und der Plan wird zur Mahnung statt zum Werkzeug. Der Puffer löst das mechanisch: Wer eine Woche verpasst, rückt hinein und ist wieder im Plan. Wird er nicht gebraucht, entsteht ein Beitrag mehr.

Woher kommen die Themen?

Aus drei Quellen: der laufenden Substanzsammlung aus dem Tagesgeschäft, der Keyword-Recherche, und den Suchanfragen, mit denen bestehende Beiträge tatsächlich gefunden werden. Die dritte Quelle liefert regelmäßig die besten Themen, weil sie zeigt, was Menschen wirklich fragen.