Automatyzacja wdrożona: co dzieje się w pierwszych sześciu miesiącach
Przebieg wdrożenia jest zaskakująco przewidywalny: najpierw zryw, potem załamanie, potem niepozorna faza, w której zaczyna to naprawdę działać. Kto zna załamanie, ten je wytrzyma.
Najważniejsze w skrócie
- W drugim miesiącu wszystko trwa dłużej niż przedtem – to stan normalny, a nie oznaka złej decyzji.
- Większość wdrożeń rozbija się o jedno z trzech miejsc: nieuporządkowane dane, zbyt wiele procesów naraz, brak osoby odpowiedzialnej po uruchomieniu.
- Pierwsze wiarygodne oznaki przychodzą w czwartym miesiącu – i to przy liczbach napływu, nie przy zamknięciach.
- Po sześciu miesiącach powinny działać trzy do czterech procesów, a nie dziesięć.
Przebieg
Miesiąc 1 – porządkowanie
Miesiąc, w którym nie dzieje się nic widocznego: czyszczenie danych, łączenie duplikatów, ustalanie pól, zakładanie dostępów. Jeden do trzech dni czystej pracy porządkowej.
Odczucie: mozolnie. Zagrożenie: pójść na skróty. Kto zaimportuje brudne dane, ma potem drogi brudny system.
Miesiąc 2 – załamanie
Pierwszy proces działa, a wszystko trwa dłużej niż przedtem. Każda czynność jest nowa, każdy przypadek szczególny trzeba wyjaśnić. Pytanie „czy to był dobry pomysł?” przychodzi niezawodnie.
Odczucie: gorzej niż przed wdrożeniem. Zagrożenie: rezygnacja.
Miesiąc 3 – przyzwyczajenie
Pierwszy proces działa bez zastanawiania się, dochodzi drugi. Pierwsze przypadki szczególne są wyjaśnione, powstaje rutyna.
Odczucie: neutralnie. Zagrożenie: dokładać zbyt wiele naraz.
Miesiąc 4 – pierwsze oznaki
Liczby napływu ruszają: więcej odpowiedzianych zapytań, krótszy czas reakcji, mniej zapomnianych ponownych kontaktów. Zamknięć jeszcze nie – na to za wcześnie.
Odczucie: ostrożnie pozytywnie. Zagrożenie: za wcześnie patrzeć na zamknięcia.
Miesiąc 5 – doostrzenie
Pierwszy przegląd: które pola zostają puste, które procesy biegną w próżnię, która wiadomość nigdy nie jest otwierana? Porządkowanie zamiast dobudowywania.
Odczucie: produktywnie. Zagrożenie: pominąć ten miesiąc.
Miesiąc 6 – nośność
Trzy do czterech procesów działa niezawodnie, liczby są wiarygodne, system jest używany także wtedy, gdy nikt o nim nie przypomina.
Odczucie: normalnie – i to jest cel.
Czy wiesz, że…?
Załamanie w drugim miesiącu jest tak niezawodne, że należy do planu – nie jako ryzyko, lecz jako spodziewany przebieg.
Kto go nie zapowiada, przeżywa je jako dowód, że decyzja była zła. Kto go zapowiada, przeżywa je jako potwierdzenie, że wszystko idzie zgodnie z planem. Ten sam miesiąc, dwa zupełnie różne wnioski – i jeden prowadzi do przerwania, drugi do czwartego miesiąca.
Trzy miejsca, w których się nie udaje
| Miejsce | Kiedy | Znak rozpoznawczy | Środek zaradczy |
|---|---|---|---|
| Nieuporządkowane dane | miesiąc 1 | „uporządkujemy to później” | data wyłączenia starego źródła |
| Za dużo procesów | miesiąc 3 | pięć uruchomionych naraz | jeden na kwartał |
| Brak odpowiedzialnego | miesiąc 5 | nikt nie robi przeglądu | termin w kalendarzu, z nazwiskiem |
Co i kiedy jest mierzone
- Od miesiąca 1: udział zapytań z udokumentowanym pierwszym kontaktem i czas do niego. Reaguje natychmiast.
- Od miesiąca 3: liczba kwalifikowanych zapytań i zapomniane ponowne kontakty. Reaguje w ciągu tygodni.
- Od miesiąca 6: wskaźnik zamknięć na każdym etapie. Wcześniej zamkniętych spraw jest za mało.
- Od miesiąca 12: koszt pozyskania klienta. Przy dłuższych cyklach odpowiednio później.
Miesiącem, który decyduje o następnych dwóch latach, jest miesiąc piąty – przegląd. Wygląda jak cofnięcie się, bo nie powstaje nic nowego, i dlatego bywa regularnie pomijany.
A jest to punkt, w którym z instalacji robi się system: pola, które zawsze zostają puste, znikają; procesy, z których nikt nie korzysta, są wyłączane; wiadomości, których nikt nie otwiera, są zastępowane. Kto pominie te dwie godziny, prowadzi dwa lata później system, w którym połowa pól jest pusta i nikt już nie wie, po co one są.
Co jest realistyczne po sześciu miesiącach
| Realistyczne | Nierealistyczne |
|---|---|
| 3 do 4 procesów działa niezawodnie | dziesięć procesów, wszystkie zadbane |
| czas reakcji wyraźnie skrócony | dwa razy więcej zamknięć |
| koniec z zapomnianymi kontaktami | w pełni automatyczna sprzedaż |
| wiarygodne liczby napływu | wiarygodny koszt na klienta |
| 2 do 6 godzin opieki miesięcznie | system działa bez opieki |
Pomóż mi zaplanować wdrożenie automatyzacji marketingu na sześć miesięcy – realistycznie, z oczekiwanym załamaniem. Nasza sytuacja: - Osoby z kontaktem z klientem: [liczba] - Zapytania miesięcznie: [liczba] - Typowy czas do zamknięcia: [opis] - Stan naszych danych kontaktowych: [czyste / narosłe / niejasne] - Kto byłby odpowiedzialny po uruchomieniu: [osoba albo „nikt”] - Dostępny czas tygodniowo: [godziny] Zadania: 1. Zaprojektuj plan miesięczny na sześć miesięcy z zadaniami, nakładem i tym, czego w danym miesiącu należy się spodziewać – łącznie z załamaniem w drugim miesiącu. 2. Wskaż, który proces powinniśmy uruchomić najpierw, i uzasadnij naszą sytuacją. 3. Ustal, który wskaźnik obserwujemy od którego miesiąca – i których do tego czasu wyraźnie nie oglądamy. 4. Jeśli nikt nie jest wskazany jako odpowiedzialny: powiedz wyraźnie, co to znaczy dla powodzenia. 5. Sformułuj do miesiąca 5 listę kontrolną przeglądu. 6. Wskaż, co po sześciu miesiącach powinno być realistycznie osiągnięte, a co nie. Nie polecaj konkretnych produktów.
Podsumowanie
Przebieg jest przewidywalny i to najbardziej użyteczna informacja w ogóle: miesiąc pierwszy jest mozolny, miesiąc drugi wygląda jak cofnięcie się, od miesiąca czwartego coś się rusza.
Kto zapowie załamanie jako część planu, ten je wytrzyma. A kto faktycznie zrobi przegląd w miesiącu piątym, ma po dwóch latach system zamiast instalacji.
Częste pytania
Jak długo trwa wdrożenie automatyzacji marketingu?
Do stanu nośnego około sześciu miesięcy: miesiąc porządkowania, miesiąc z odczuwalnym spowolnieniem, miesiąc przyzwyczajenia, od czwartego pierwsze mierzalne oznaki, w piątym przegląd, w szóstym praca normalna z trzema do czterech działających procesów.
Dlaczego w drugim miesiącu wszystko trwa dłużej?
Bo każda czynność jest nowa i każdy przypadek szczególny trzeba wyjaśnić po raz pierwszy. To stan normalny, a nie oznaka złej decyzji – kto go wcześniej zapowie, przeżyje go jako zgodny z planem; kto go nie zapowie, przeżyje go jako dowód błędu i przerwie.
O co rozbijają się wdrożenia?
O trzy miejsca: nieuporządkowane dane w pierwszym miesiącu, zbyt wiele naraz uruchomionych procesów w trzecim i brak osoby odpowiedzialnej od piątego. Trzecie jest najcichsze – system bez odpowiedzialnego nie przestaje działać, on się starzeje, a szkoda rzuca się w oczy dopiero wtedy, gdy klient się zdziwi.
Kiedy widać pierwsze wyniki?
Od czwartego miesiąca, i to przy liczbach napływu: więcej odpowiedzianych zapytań, krótszy czas reakcji, brak zapomnianych ponownych kontaktów. Wskaźniki zamknięć stają się miarodajne najwcześniej od szóstego miesiąca, koszt pozyskania klienta od dwunastego – przy dłuższych cyklach odpowiednio później.
Co jest realistyczne po sześciu miesiącach?
Trzy do czterech niezawodnie działających procesów, wyraźnie skrócony czas reakcji, brak zapomnianych ponownych kontaktów i wiarygodne liczby napływu – przy dwóch do sześciu godzinach opieki miesięcznie. Nierealistyczne są dziesięć zadbanych procesów, podwojone liczby zamknięć albo system działający bez opieki.
Marketing, który konfiguruje się sam
Beta Studio Engine jest otwarta. Zarezerwuj miejsce i współtwórz od początku.
Dołącz do bety →